Jak założyć biuro detektywistyczne - praktyczne porady

Obecnie w Polsce działa kilkuset licencjonowanych detektywów. Praca jako detektyw może być bardzo interesująca dla osób poszukujących nowych wyzwań. Zawód ten wzbudza duże zainteresowanie, jednak nie każdy ma predyspozycje by zostać detektywem. Warto sprawdzić, jakie warunki należy spełnić by móc otworzyć swoje własne biuro detektywistyczne. Jak założyć biuro detektywistyczne?

Ogólna charakterystyka biura detektywistycznego

Prowadzenie działalności gospodarczej, w ramach której świadczone są usługi detektywistyczne uprawnia przedsiębiorce do przetwarzania danych osobowych bez zgody osób, których te dane dotyczą. Przedsiębiorca nie może jednak powierzać przetwarzania danych innemu podmiotowi z wyjątkiem detektywa wykonującego na rzecz tego przedsiębiorcy czynności. Dodatkowo po zakończeniu sprawy przedsiębiorca zobowiązany jest zniszczyć przetwarzane wcześniej dane osobowe.

Poza wspomnianym wyjątkiem dotyczącym zasad przetwarzania danych osobowych osoby prowadzące działalność detektywistyczną mają identyczne uprawnienia, jak każdy inny obywatel. Detektywi nie są zatem uprawnieni do przeszukiwania osób, pomieszczeń i pojazdów czy legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości.

Osoby zajmujące się działalnością detektywistyczną zobowiązani są zachowywać w tajemnicy źródło informacji oraz okoliczności sprawy w związku z wykonywaniem umowy zawartej ze zleceniodawcą. Zwolnienie z zachowania tajemnicy może się odbyć wyłącznie na zasadach określonych w Kodeksie postępowania karnego.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem biura detektywistycznego

Aby móc prowadzić działalność w zakresie usług detektywistycznych przedsiębiorca ma obowiązek:

• posiadać licencję:

1. w przypadku działalności wykonywanej osobiście licencję musi posiadać przedsiębiorca lub ustanowiony przez niego pełnomocnik,

2. w przypadku przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną - licencje musi posiadać co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentowania przedsiębiorcy lub pełnomocnik ustanowiony przez przedsiębiorcę do kierowania działalnością detektywistyczną,

• zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone podczas wykonywania czynności detektywa.

Dodatkowo przedsiębiorca prowadzący biuro detektywistyczne nie może widnieć w rejestrze dłużników niewypłacalnych KRS oraz nie może  być karany za przestępstwa umyślne lub umyślne przestępstwa skarbowe. Za wymienione przestępstwa nie mogą być karane także osoby wchodzące w skład organu zarządzającego przedsiębiorcy oraz ustanowieni przez ten organ prokurenci.

Działalność detektywistyczna należy do kręgu działalności regulowanych i wymaga wpisu do rejestru działalności detektywistycznej prowadzonego przez Ministra Spraw Wewnętrznych.

Kto może się ubiegać o licencje detektywa?

O licencję detektywa może się ubiegać osoba, która:

• posiada obywatelstwo polskie lub obywatelstwo innego państwa członkowskiego UE lub przysługuje jej, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa UE, prawo do podjęcia zatrudnienia lub wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

• ukończyła 21 lat,

• posiada co najmniej średnie wykształcenie,

• ma pełną zdolność do czynności prawnych,

• nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,

• nie została zwolniona dyscyplinarnie z Policji, Straży Granicznej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Biura Ochrony Rządu, wojska, prokuratury, sądu lub z innego urzędu administracji publicznej w Rzeczypospolitej Polskiej lub innym państwie, w okresie ostatnich 5 lat,

• posiada pozytywną opinię komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) Policji właściwego ze względu na jej miejsce zamieszkania, sporządzoną na podstawie aktualnie posiadanych informacji przez Policję albo – w przypadku obywatela innego państwa – przez organ odpowiedniego szczebla i kompetencji państwa, właściwego ze względu na miejsce jej zamieszkania,

• posiada zdolność psychiczną do wykonywania czynności stwierdzoną orzeczeniem lekarskim,

• legitymuje się dokumentem potwierdzającym odbycie szkolenia w zakresie zagadnień ochrony danych osobowych, ochrony informacji niejawnych, przepisów regulujących prawa i obowiązki detektywa oraz zasad wykonywania działalności gospodarczej w zakresie usług detektywistycznych.

O czym należy pamiętać, prowadząc biuro detektywistyczne?

Przedsiębiorca świadczący usługi detektywistyczne zobowiązany jest:

• zachowywać pisemną formę umów dotyczących wykonywanej działalności gospodarczej w zakresie usług detektywistycznych,

• prowadzić i przechowywać dokumentację dotyczącą zatrudnianych detektywów oraz zawieranych i realizowanych umów,

• przedstawiać tę dokumentację na żądanie organu upoważnionego do kontroli.

Licencjonowany detektyw zobowiązany jest dodatkowo poddawać się okresowym badaniom lekarskim i psychologicznym (nie częściej niż raz na 5 lat, chyba że w orzeczeniu lekarskim wskazano inny termin następnego badania lub było to podyktowane niezdolnością do pracy detektywa spowodowaną jego chorobą trwającą dłużej niż 6 miesięcy albo gdy z takim wnioskiem wystąpił pracodawca lub Komendant Wojewódzki Policji)

Dopuszczalne formy prowadzenia biura detektywistycznego

Biuro detektywistyczne co do zasady można prowadzić pod każdą formą działalności, wyjątek stanowi jedynie spółka partnerska. Biuro detektywistyczne może zatem prosperować jako jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, jawna, spółka komandytowa, komandytowo-akcyjna, sp. z o.o. lub w formie spółki akcyjnej. Najczęściej wybieraną formą prowadzenia biura detektywistycznego jest jednak jednoosobowa działalność gospodarcza lub działalność w formie spółek osobowych.

Jak założyć biuro detektywistyczne?

Otwierając biuro detektywistyczne, należy zarejestrować działalność w CEIDG lub w przypadku wybrania innej formy prowadzenia działalności niż jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna - w KRS.

Przedsiębiorca zobowiązany jest także złożyć pisemny wniosek o wpis do rejestru działalności detektywistycznej prowadzonej przez Ministra Spraw Wewnętrznych.

Co do zasady osoba prowadząca działalność gospodarczą, która zamierza dokonywać sprzedaży towarów lub usług objętych opodatkowaniem VAT, musi najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie danej sprzedaży złożyć formularz VAT-R. Wspomniany druk służy do rejestracji przedsiębiorcy jako czynnego lub zwolnionego podatnika podatku od towarów i usług. Wypełniony formularz należy dostarczyć do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

W przypadku świadczenia usług na rzecz osób fizycznych konieczne jest rozważenie zakupu kasy fiskalnej po przekroczeniu obrotu w wysokości 20 000 złotych.

Określenie PKD dla biura detektywistycznego

Podstawowy PKD dla biura detektywistycznego: 80.30.Z działalność detektywistyczna.

Najlepsza forma opodatkowania dla biura detektywistycznego

W przypadku prowadzenia biura detektywistycznego przedsiębiorca nie ma możliwości wyboru ryczałtowej formy opodatkowania. Podatek dochodowy z tytułu usług detektywistycznych świadczonych przez osoby fizyczne lub  spółki osobowe opłacany może być wyłącznie na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowo według stawki 19%.

Opodatkowanie według skali może być opłacalne, gdy przedsiębiorca nie przewiduje przekroczenia pierwszego progu podatkowego (85 528 zł dochodu). W przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych podatnik ma możliwość skorzystania z wielu ulg, z których nie ma możliwości skorzystania podatnik podatku liniowego (np. ulga prorodzinna czy wspólne rozliczenie z małżonkiem). Opłacając jednak podatek liniowy, przedsiębiorca niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu zawsze płaci 19 procentowy podatek.  

W związku z powyższym w celu wybrania najkorzystniejszej formy opodatkowania dla biura detektywistycznego należy przeanalizować nie tylko spodziewane przychody oraz koszty ale także sytuacje prywatną podatnika.

Jeśli natomiast zapadnie decyzja by działalność detektywistyczna prowadzona była w formie spółki prawnej (sp. z o. o. , sp. akcyjna) lub w formie spółki komandytowo-akcyjnej przedsiębiorstwo automatycznie staje się podatnikiem podatku CIT.

Biuro detektywistyczne z VAT czy bez VAT

Ze względu na to, iż  oferta biur detektywistycznych skierowana jest głównie do osób prywatnych, które nie mogą odliczyć VAT od zakupów, warto skorzystać ze zwolnienia z VAT.

W przypadku osób rozpoczynających prowadzenie działalności, zwolnienie podmiotowe z VAT przysługuje z mocy prawa. Przedsiębiorcy uprawnieni do korzystania z tego zwolnienia nie muszą składać żadnych deklaracji informujących urząd skarbowy o ich wyborze.  

Składki ZUS biura detektywistycznego

Jeśli biuro detektywistyczne prowadzone będzie w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, jednoosobowej spółki z o.o. lub spółki cywilnej, jawnej lub komandytowej przedsiębiorca zobowiązany jest dokonać zgłoszenia siebie do ubezpieczeń w ZUS. Każdy wspólnik z wymienionych  spółek, jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia.  Suma składek bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (ze składką na Fundusz Pracy) wynosi obecnie 1061,91 zł. Jeśli podatnik zdecyduje się na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe wysokość jego miesięcznych składek ZUS wyniesie 1121,52 zł (ze składką na Fundusz Pracy). Wyliczone za siebie, jako osobę prowadzącą pozarolniczą działalność, składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń, przedsiębiorcy powinni rozliczać w deklaracji rozliczeniowej (formularz ZUS DRA).

Natomiast prowadzenie biura detektywistycznego w formie wieloosobowej spółki z o.o., spółki komandytowo-akcyjnej lub akcyjnej nie stanowi tytułu do żadnych ubezpieczeń w ZUS. Spółki te, same w sobie, nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Są one natomiast płatnikami składek, w przypadku zatrudniania pracowników

Konto firmowe dla biura detektywistycznego

Przepisy co do zasady nie wskazują wprost obowiązku posiadania przez przedsiębiorce odrębnego konta firmowego. Wszelkie płatności odbywać się mogą także za pośrednictwem konta osobistego przedsiębiorcy. Ważne by jego właścicielem był wyłącznie przedsiębiorca - niemożliwe jest korzystanie z rachunku wspólnego dla małżonków.

W przypadku biura detektywistycznego warto rozważyć założenie osobnego rachunku na firmę, gdyż banki w przypadkach kont firmowych oferują dużo korzystniejsze rozwiązania niż dla rachunków indywidualnych. Jeśli jednak większość transakcji będzie opłacanych gotówką (ze względu na charakter branży jest to najpopularniejsza forma zapłaty) zakładanie oddzielnego rachunku na firmę nie jest konieczne.

Jakie warunki lokalowe dla biura detektywistycznego

Co do zasady nie ma szczególnych wymagań dotyczących warunków lokalowych dla biura detektywistycznego. Wykonywanie usług detektywistycznych może się jednak wiązać z posiadaniem broni, którą natomiast należy odpowiednio przechowywać. Zgodnie z regulacjami broń i amunicję należy przechowywać w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym. Posiadacz broni i amunicji powinien przechowywać ją w kasetach metalowych na trwałe przymocowanych do elementów konstrukcyjnych budynku lub metalowych szafach albo sejfach, posiadających zamki atestowane.

Marketing biura detektywistycznego

W przypadku prowadzenia biura detektywistycznego nie ma co liczyć na marketing szeptany, gdyż rzadko kto będzie skory dzielić się z innymi informacją o korzystaniu z usług prywatnego detektywa. Wszystko zatem w rękach przedsiębiorcy. Z całą pewnością należy unikać jednak wszelkich form reklamy, które mogłyby spowodować połączenie działalności biura z poszczególnymi osobami. Najważniejsza w działalności detektywa jest bowiem anonimowość.

Biura detektywistyczne mogą zamieszczać swoje ogłoszenia np. w sieci na specjalnie przeznaczonych do tego portalach lub założyć swoją własną profesjonalną stronę internetową. Dobrą metodą mogą być także tradycyjne ogłoszenia w formie papierowej porozwieszane w przeznaczonych do tego miejscach w mieście. Warto by od takich ogłoszeń przechodzień mógł łatwo oderwać część z załączonym numerem kontaktowym.