Wypłata zaliczki na poczet należnej dywidendy stanowi mechanizm umożliwiający wspólnikom wcześniejsze uzyskanie części przewidywanego zysku spółki. Jest to rozwiązanie, które może zwiększyć płynność finansową udziałowców, ale jednocześnie wymaga spełnienia określonych warunków prawnych i rachunkowych. Decydując się na wypłatę zaliczki na poczet należnej dywidendy, należy pamiętać o spełnieniu warunków formalnych oraz prawidłowym rozliczeniu zaliczki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Przepisy Kodeksu spółek handlowych (ksh) oraz ustawy o rachunkowości precyzują, kiedy i w jakiej wysokości można dokonać wypłaty zaliczki na poczet należnej dywidendy, zasady ewentualnego zwrotu zaliczki oraz sposób ujęcia wypłaty zaliczki w księgach rachunkowych. Kluczowe znaczenie ma tu nie tylko wynik finansowy spółki, lecz także posiadanie odpowiednich środków czy konieczność spełnienia warunków formalnych.
Kiedy można wypłacić zaliczkę na poczet należnej dywidendy?
Zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy to wypłata części wypracowanego przez spółkę zysku przekazywana udziałowcom jeszcze przed zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Wypłata zaliczki na poczet dywidendy pozwala na wcześniejsze rozdysponowanie środków udziałowcom, zanim nastąpi ostateczny podział zysków.
Zgodnie z art. 194 ust. 1 ksh umowa spółki może upoważniać zarząd do wypłaty wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli spółka posiada środki wystarczające na wypłatę. Oznacza to, że możliwość wypłaty zaliczki na poczet należnej dywidendy jest uzależniona od tego, czy w umowie spółki są odpowiednie zapisy oraz czy spółka posiada wystarczające środki na taką wypłatę. Należy mieć na uwadze, że zaliczka na poczet należnej dywidendy może zostać wypłacona wyłącznie za trwający rok obrotowy. Nie jest to zatem dopuszczalne za rok zakończony – nawet wtedy, gdy sprawozdanie finansowe nie zostało jeszcze zatwierdzone. Przez wystarczające środki należy rozumieć posiadanie przez spółkę środków umożliwiających wypłatę zaliczki na poczet dywidendy, czego konsekwencją nie będzie pogorszenie sytuacji finansowej spółki, a więc spółka nie utraci płynności finansowej po wypłacie tej zaliczki.
Ponadto należy pamiętać, że wypłata zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Zgodnie bowiem z art. 195 ust. 1 ksh wskazano, że spółka może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, jeżeli jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk, przy czym zaliczka może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne. Zaliczki na poczet dywidendy wypłaca się wspólnikom w takich samych proporcjach jak samą dywidendę. Obowiązujące przepisy nie ograniczają ilości wypłaconych zaliczek na poczet w przewidywanej dywidendy w danym roku obrotowym. Oznacza to, że wypłata zaliczki na poczet dywidendy może być dokonana więcej niż jeden raz w ciągu roku obrotowego, pod warunkiem przestrzegania obowiązujących zasad dotyczących jej maksymalnej wysokości. Każda wypłata musi być dokonywana w granicach dostępnych środków finansowych spółki oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Przykład 1.
Wspólnicy spółki z o.o. planują w sierpniu 2025 roku wypłatę zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy. Warto jednak zauważyć, że spółka za 2024 rok wykazała stratę. Mimo to, w 2025 roku realizuje nowe kontrakty, które według wspólników zapewnią jej zysk na koniec roku obrotowego. Umowa spółki przewiduje możliwość wypłaty zaliczki na poczet dywidendy. Czy w takiej sytuacji możliwe jest dokonanie wypłaty zaliczki na poczet dywidendy?
Nie, wypłata zaliczki na poczet dywidendy w takiej sytuacji nie jest możliwa. Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych zaliczka może być wypłacona jedynie wtedy, gdy przewiduje to umowa spółki, spółka wykazała zysk w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za poprzedni rok obrotowy oraz posiada wystarczające środki na taką wypłatę. Ponieważ spółka za 2024 rok odnotowała stratę, nie spełnia jednego z podstawowych warunków do wypłaty zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy. Fakt, że w 2025 roku podpisano nowe kontrakty i przewiduje się zysk, nie zmienia tej sytuacji – zaliczka może być wypłacona wyłącznie wtedy, jeżeli jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk.
Co z zaliczką na dywidendę, gdy nie wystąpił zysk lub zysk jest niewystarczający?
W związku z tym, że zaliczka na poczet dywidendy wypłacana jest przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, może się zdarzyć, że po sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania okaże się, iż spółka odnotowała stratę lub zysk niewystarczający na pokrycie wypłaconych wcześniej zaliczek. W takiej sytuacji stosuje się art. 195 § 11 ksh nakładający na wspólników obowiązek zwrotu zaliczek, do których nie powstała podstawa ich wypłaty.
W przypadku bowiem, gdy w danym roku obrotowym zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy została wypłacona wspólnikom, a spółka odnotowała stratę albo osiągnęła zysk w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek, wspólnicy zwracają zaliczki w:
- całości – w przypadku odnotowania straty albo
- części odpowiadającej wysokości przekraczającej zysk przypadający wspólnikowi za dany rok obrotowy – w przypadku osiągnięcia zysku w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy.
Jeżeli zatem wypłacono w danym roku obrotowym zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, a spółka odnotowała stratę za ten rok obrotowy, to należy zwrócić wszystkie zaliczki, które wypłacono w ciągu roku obrotowego. W sytuacji, gdy wypłacone w danym roku obrotowym zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy są wyższe niż osiągnięty zysk za ten rok obrotowy, to konieczny jest wówczas zwrot różnicy między kwotą pobranych zaliczek na dywidendę a wysokością wypracowanego zysku.
Wypłata zaliczki na poczet należnej dywidendy a ewidencja w księgach rachunkowych
Stosownie do art. 53 ust. 5 ustawy o rachunkowości odpisy z wyniku finansowego bieżącego roku obrotowego, w tym także wpłaty z zysku dokonywane na podstawie odrębnych przepisów uznaje się za podział wyniku finansowego netto jednostek w ciągu roku obrotowego.
Wypłata zaliczki na poczet należnej dywidendy stanowi zatem śródroczny podział wyniku finansowego netto, a ewidencja w księgach rachunkowych należnej wspólnikom zaliczki na dywidendę pod datą podjęcia uchwały może przebiegać następująco:
- Wn konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”,
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Imienne konta wspólników).
Zaliczka na poczet należnej dywidendy tak samo jak dywidenda stanowi dla wspólników będących osobami fizycznymi przychód z kapitałów pieniężnych. Wypłacając wspólnikom będącym osobami fizycznymi zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy, należy pamiętać o pobraniu od przychodu wspólników 19-procentowego zryczałtowanego podatku dochodowego, a następnie wpłaceniu tego podatku do urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym go pobrano.
Pobranie zryczałtowanego podatku dochodowego od zaliczki na poczet dywidendy ewidencjonujemy zapisem:
- Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Imienne konta wspólników),
- Ma 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z US).
Wypłatę przelewem zaliczki na poczet należnej dywidendy (pomniejszonej o pobrany zryczałtowany podatek dochodowy) ewidencjonujemy w księgach rachunkowych następująco:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Imienne konto wspólników),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Natomiast zapłatę pobranego podatku do urzędu skarbowego ujmujemy następującym zapisem:
- Wn 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z US).
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
