Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy nabywca wystawia fakturę dokumentującą transakcję sprzedaży?

Ogólna zasada mówi, że podmiot prowadzący działalność gospodarczą, dokonujący sprzedaży na rzecz innej firmy jest zobowiązany do udokumentowania transakcji poprzez wystawienie faktury. Zdarzają się jednak sytuacje, w których to nie sprzedawca wystawia fakturę, a robi to sam nabywca. Kiedy nabywca wystawia fakturę? Jakie warunki muszą być spełnione, aby było to możliwe? 

Samofakturowanie – na czym polega? 

W przypadku samofakturowania zmienia się obowiązek wystawienia faktury – nie ma go już bowiem sprzedawca, ponieważ przechodzi on na nabywcę danej usługi lub towaru. Samofakturowanie nie jest standardową sytuacją i aby możliwe było dokonywanie takich czynności, należy spełnić kilka warunków temu towarzyszących.

Kiedy nabywca wystawia fakturę – warunki, które trzeba spełnić

Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, aby możliwe było stosowanie samofakturowania, konieczne jest zawarcie umowy między sprzedawcą a nabywcą. W umowie powinny być zawarte warunki dokumentowania transakcji oraz sposób zatwierdzania wystawionych faktur przez sprzedawcę. Zatwierdzenie wystawionej faktury nie musi polegać na jej podpisaniu. To, w jaki sposób sprzedawca zatwierdzi fakturę, strony powinni ustalić w umowie i mają w tej kwestii pełną dowolność. Oznacza to, że potwierdzeniem może być np. wiadomość mailowa lub telefoniczna, a także zatwierdzenie w sposób milczący.

Potwierdzeniem powyższego jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2018 roku o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.473.2018.2.KB, w której czytamy, że:
„[…] Skoro bowiem żaden przepis w zakresie podatku VAT nie określa w jakiej konkretnie formie ma być dokonane zatwierdzenie faktur wystawionych w systemie samofakturowania, ani nie wskazuje żadnych niedopuszczalnych form zatwierdzania, należy przyjąć, iż każda określona przez strony umowy o samofakturowaniu forma zatwierdzania faktur – w tym milcząca akceptacja faktur – jest dopuszczalna, prawidłowa i spełnia warunki z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT”.

Podmioty zawierające umowę o samofakturowanie, decydujące się na „milczącą formę akceptacji faktury”, powinny ustalić termin, w którym sprzedawca może zgłosić zastrzeżenia dotyczące wystawienia faktury. Jeżeli po upływie tego okresu sprzedawca nie zgłosi zastrzeżeń, wówczas przyjmuje się, że faktura została zaakceptowana, a nabywcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tej faktury. 
Przykład 1. 

Pan Grzegorz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Sporządził z nabywcą usług umowę o samofakturowanie, w której ustalono, że akceptacji faktury sprzedawca dokona w formie wiadomości mailowej. Od wystawionej faktury minęło 30 dni, a nabywca nie otrzymał informacji o akceptacji. Uznał więc, że sprzedawca nie ma zastrzeżeń i odliczył podatek VAT z faktury. Czy postąpił prawidłowo? 

Nie, jeżeli w umowie o samofakturowanie ustalono, że sprzedawca udzieli akceptacji w formie mailowej, to nabywca powinien przed odliczeniem VAT takie potwierdzenie uzyskać. 

Przykład 2. 

Pani Agata prowadząca hurtownię akcesoriów kosmetycznych zawarła umowę o samofakturowanie ze swoim stałym klientem. Z umowy wynika, że zatwierdzenie faktury będzie odbywać się w formie „milczącej”. Na zgłoszenie zastrzeżeń pani Agata ma 30 dni od otrzymania faktury. Czy nabywca zachował się prawidłowo, odliczając VAT po upływie 30 dni od dostarczenia faktury? 

Tak, z uwagi na fakt, że w umowe zawarta została informacja, iż akceptacja faktury nastąpi w formie milczącej, to po upływie ustalonego okresu nabywca ma prawo uznać, że faktura została zaakceptowana i odliczyć naliczony podatek VAT.

Nabywca wystawia fakturę dokumentującą sprzedaż, gdy spełnione są następujące warunki:
- między nabywcą a sprzedawcą zawarta została umowa o samofakturowanie,
- umowa zawiera informacje dotyczące sposobu zatwierdzania przez sprzedawcę
wystawionych faktur.

Nabywca wystawia fakturę – jakie terminy wystawiania dokumentów go obowiązują? 

Co do zasady podatnik dokonujący sprzedaży jest zobowiązany wystawić fakturę sprzedaży do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania sprzedaży. Zatem jeżeli dostawa towarów lub wyświadczenia usługi ma miejsce np. w maju 2020 r., to fakturę należy wystawić do 15 czerwca tego samego roku. 

Takie same regulacje obowiązują w przypadku, gdy podmiotem wystawiającym jest nabywca. Nic się w tej kwestii nie zmienia. W związku z tym jeżeli dostawa towarów lub świadczenie usług ma miejsce np. w maju, to w przypadku samofakturowania nabywca wystawia fakturę do 15 czerwca.

Art. 106i ust. 1 ustawy o VAT:
Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2–9”.

Dodatkowa adnotacja na fakturze

Informacje, które powinna zawierać faktura sprzedaży, zostały określone w art. 106e ustawy o VAT. W przypadku samofakturowania nabywca powinien przestrzegać tych samych reguł. Dodatkowo obowiązkowe jest zamieszczenie na wystawionej fakturze adnotacji „Samofakturowanie”.

Seria numeracji, gdy nabywca wystawia fakturę

Faktury sprzedaży powinny posiadać własną serię numeracji. Numery faktur w jej ramach powinny być nadawane kolejno i w sposób jednoznaczny zidentyfikować fakturę. W przypadku samofakturowania może zdarzyć się sytuacja, że faktury będą miały inną serię numeracji niż faktury sprzedaży wystawione przez sprzedawcę. Możliwe jest stosowanie kilku serii numeracji, przy czym ważne, aby w ramach danej numeracji nadawane były kolejne numery. W przypadku gdy osobą odpowiedzialną za wystawienie faktury jest nabywca, to na nim ciąży obowiązek wystawienia faktury z nadanym kolejnym numerem w ramach stosowanej serii numeracji, tak aby nie powstała tzw. luka w numeracji. 

Nabywca wystawia fakturę w systemie wFirma.pl 

W systemie wFirma.pl możliwe jest fakturowanie sprzedaży przez sprzedawcę. Natomiast aby skorzystać z opcji wystawiania faktur przez nabywcę w ramach samofakturowania, należałoby dokonać następujących czynności. 

W pierwszej kolejności podatnik powinien dodać nową, odrębną serię numeracji dla samofakturowania. W tym celu należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI » DODAJ SERIĘ.

Seria dokumentów, gdy nabywca wystawia fakturę

Szczegółowe informacje dotyczące dodawania serii numeracji zostały omówione w artykule pomocy: Wybór serii numeracji dokumentów.

Następnie należy wystawić fakturę, korzystając z zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, gdzie w pojawiającym się oknie należy uzupełnić wymagane pola i w polu SERIA wybrać tę dotyczącą samofakturowania.

Wystawianie faktury, gdy nabywca wystawia fakturę

Dodatkowo w polu OPIS należy zamieścić dodatkową adnotację SAMOFAKTUROWANIE.

Jak ustawić opis, gdy nabywca wystawia fakturę

Następnie należy przejść do zakładki KSIĘGOWE i w polu SKUTEK KSIĘGOWY wybrać opcję NIE KSIĘGUJ – wówczas dokument nie zostanie ujęty w żadnej ewidencji.

Jak skutek księgowy, gdy nabywca wystawia fakturę

Po wystawieniu faktury należy ją wygenerować i przekazać sprzedawcy. 

Po otrzymaniu akceptacji faktury od sprzedawcy, należy ją zaksięgować w kosztach podatkowych. 

W tym celu należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA BEZ VAT, gdzie należy wybrać odpowiedni rodzaj wydatku oraz uzupełnić wymagane pola formularza danymi z faktury. 

Księgowanie faktury, gdy nabywca wystawia fakturę

Wpis zostanie ujęty w kolumnie KPiR odpowiadającej rodzajowi wydatku oraz w rejestrze VAT zakupów.