Brak dochowania należytej staranności przez nabywców towarów i usług w transakcjach udokumentowanych fakturą z wykazaną kwotą podatku VAT może mieć bardzo kosztowne konsekwencje dla podatników. Ocena zachowania podatników, którzy sami nie dokonali oszustwa na gruncie VAT, lecz nieświadomie stali się jedną ze stron transakcji, w wyniku której nabyli towar lub usługę służącą oszustwu w zakresie VAT organów podatkowych i organów kontroli skarbowej, bywa bardzo surowa dla nieświadomych i nieuważnych przedsiębiorców. Warto podjąć odpowiednie kroki na etapie zawierania transakcji i płatności za fakturę, aby uniknąć konsekwencji i nie stracić prawa do odliczenia VAT. Zapraszamy do lektury!
Czym jest należyta staranność w VAT?
Należyta staranność to obowiązek stron stosunków umownych do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju. Należyta staranność w VAT to zestaw czynności i działań, które winien wykonać podatnik, m.in. zawierając transakcje z dostawcami i odbiorcami. Brak dochowania należytej staranności może skutkować brakiem prawa do odliczenia VAT i innymi sankcjami. Co do zasady, czynnym podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od dokonanych w ramach działalności gospodarczej zakupów, mających służyć do czynności opodatkowanych.
Dla dochowania należytej staranności, podatnik zawierając transakcję powinien każdorazowo weryfikować swojego kontrahenta, czyli dostawcę towarów lub usług, i okoliczności tej transakcji. W przypadku braku zachowania ostrożności w odniesieniu do danej transakcji i zignorowania obiektywnych okoliczności, poddających w wątpliwość uczciwość sprzedawcy, nabywca towarów lub usług powinien liczyć się z konsekwencjami, a więc zakwestionowaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego. W razie jakichkolwiek podejrzeń, że dana transakcja może mieć na celu naruszenie prawa lub oszustwo, należy podjąć odpowiednie działania.
Analizując temat dochowania należytej staranności w VAT, warto zapoznać się z opublikowanym przez Ministerstwo Finansów zbiorem wskazówek dla organów podatkowych przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników VAT – „Metodyką w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”.
Należyta staranność przy regulowaniu zobowiązań wobec dostawców
Począwszy od 2020 roku należy zwrócić szczególną uwagę na płatności za transakcje powyżej 15 000 zł. Ostatnie miesiące przyniosły wiele zmian w przepisach – tylko wzmożona czujność przy regulowaniu zobowiązań może uchronić podatników przed poniesieniem przykrych konsekwencji.
Tzw. biała lista jest wykazem podatników VAT, na której przedsiębiorcy mogą weryfikować swoich kontrahentów, m.in. sprawdzając status w VAT oraz numery firmowych rachunków bankowych wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym. Na białej liście można dokonać weryfikacji kontrahenta na aktualny dzień lub na inny dowolny dzień z przeszłości.
Aby dochować należytej staranności przy regulowaniu zobowiązań wobec dostawców, należy każdorazowo przy transakcjach przelewowych sprawdzać numer rachunku bankowego sprzedawcy. Dokonanie zapłaty na rachunek spoza białej listy w odniesieniu do transakcji na kwotę przekraczającą 15 000 zł brutto po 1 stycznia 2020 roku wiąże się z negatywnymi konsekwencjami podatkowymi – nabywca traci wówczas prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz odpowiada solidarnie wraz z podmiotem dokonującym dostawy za zaległości podatkowe dostawcy do wysokości podatku VAT należnego za transakcję. Od negatywnych konsekwencji można się uchronić, składając do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek spoza białej listy w terminie 3 dni od dnia zlecenia przelewu.
Weryfikacja formalna kontrahenta na białej liście podatników VAT (dane formalne, status w VAT, numer konta itd.) jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników, którzy sami nie dokonali oszustwa lub nie mieli świadomości, że dana transakcja służy oszustwu. Warto zwrócić uwagę na dochowanie należytej staranności, szczególnie zawierając transakcje z nowymi podmiotami lub w odniesieniu do nabyć przekraczających kwotę 15 000 zł brutto, ponieważ dochowanie należytej staranności w kontaktach biznesowych stanowi kluczowy czynnik pozwalający na ustalenie, czy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego i może uchronić go przed innymi negatywnymi konsekwencjami.
Brak dochowania należytej staranności w przypadku płatności przy wykorzystaniu mechanizmu split payment
Trzeba mieć na uwadze, że 1 listopada 2019 roku ustawodawcy wprowadzili dla transakcji od 15 000 zł brutto wzwyż, dotyczących tzw. wrażliwych dostaw towarów oraz świadczenia usług, wymienionych w załączniku nr 15 do Ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązkową płatność przez split payment. Split payment, nazywany również mechanizmem podzielonej płatności, polega na dokonywaniu płatności za nabyte towary bądź usługi z podziałem na dwie części: kwota netto trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, a kwota VAT na jego subkonto VAT.
Dochowaniem należytej staranności w odniesieniu do transakcji z załącznika nr 15 do ustawy o VAT jest pozytywna weryfikacja kontrahenta na białej liście oraz zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności przy dokonywaniu zapłaty za zobowiązania, oczywiście o ile nie zachodzą inne okoliczności, które jednoznacznie mogłyby wskazywać na brak dochowania należytej staranności.
Kwestionowane prawo do odliczenia VAT od transakcji zawartej z podmiotem nieistniejącym
Organy podatkowe i organy kontroli skarbowej, zwalczając wyłudzenia na gruncie podatku od towarów i usług, często skupiają swoją uwagę na nabywcach. Wiele przestępstw w zakresie podatku VAT opiera się na nieświadomości podatników kupujących produkty czy usługi od nieuczciwych kontrahentów. Bardzo ważne jest zatem, aby każda zawierana przez nas transakcja zakupu – zarówno samo nabycie towaru lub usługi, jak i płatność – była poprzedzona dochowaniem należytej staranności.
Fragment wyroku TSUE w sprawach C-354/03, C-355/03 i C-484/03
„W przypadku podatnika, który nie wiedział, że transakcja nabycia towaru została zorganizowana w związku z popełnieniem przez inny podmiot oszustwa lub nadużycia, prawo do odliczenia podatku naliczonego nie powinno zostać mu odebrane, jeżeli podatnik przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć, że transakcja ta służy oszustwu lub nadużyciu w zakresie VAT”.
Wspomniany wyrok jest istotny dla podatników, którym organy podatkowe i organy kontroli skarbowej kwestionują prawo do odliczenia z uwagi na ustalenia, że dostawca towaru był podmiotem nieistniejącym. Zgodnie z wyrokiem kluczowe znaczenie w kwestii prawa do odliczenia VAT ma zatem ocena, czy w konkretnej sprawie podatnik powinien był wiedzieć, że uczestniczy w transakcji związanej z oszustwem lub nadużyciem w zakresie VAT.
