Powracamy do tematyki bezpiecznego korzystania z komputera w firmie. W poprzedniej części artykułu prezentowaliśmy sposób, w jaki należy tworzyć służbowe wiadomości e-mail, zwracaliśmy uwagę na kwestię praw autorskich, radziliśmy jak obchodzić się z hasłami, a także podkreślaliśmy konieczność pozostawienia spraw osobistych poza biurem. Poniżej skoncentrujemy się na pozostałych istotnych czynnikach, których przestrzeganie skutecznie ograniczy zagrożenia, których przyczyną jest niewłaściwe korzystanie z takich sprzętów jak komputer w firmie.
Komputer w firmie - jak archiwizować dane
W zależności od profilu działalności przedsiębiorstwa i jego rozmiarów, stosowane są rozmaite metody archiwizowania danych. Efektywny backup danych w firmie, posiadającej lokalny dział IT nie powinien być zmartwieniem przeciętnego pracownika, gdyż z reguły w takiej sytuacji poszczególne urządzenia połączone są ze sobą w sieci, zaś wszelkiego rodzaju materiały i dokumenty firmowe zapisywane są na dobrze chronionych dyskach sieciowych. Istnieją jednak przedsiębiorstwa, w których to pracownik powinien na własną rękę pomyśleć o odpowiednich zabezpieczeniach, gdyż utrata ważnych dokumentów może kosztować nie tylko sporo czasu, ale i pieniędzy wydanych na ich odzyskanie.
W pierwszej kolejności warto zaopatrzyć się w pamięć zewnętrzną. Możemy w tym celu skorzystać z dysków optycznych. Zaliczamy do nich m.in. płyty CD, DVD, Blu-Ray. Charakteryzują się trwałością, dzięki czemu zapisane dane mogą być przechowywane nawet do kilku lat. Warto przy tym zwracać uwagę na markę (Verbatim, Sony) oraz dołączone pudełko – płyty w kopertach szybciej zbierają kurz i wilgoć, a także są narażone na przypadkowe porysowania. Obecnie ceny nośników optycznych nie są wysokie – aktualizację, a więc przegranie dokumentów na kolejną płytę, warto robić dopiero wtedy, gdy zauważymy pierwsze oznaki użytkowania (odciski palców, małe ryski). Jeśli decydujemy się trzymać je w biurze, to koniecznie pogrupujmy je według ustalonych kategorii (tematycznie, alfabetycznie). Warto mieć również na uwadze fakt, iż zdarzały się sytuacje, kiedy to w wyniku zalania pomieszczenia, wszystkie dane znajdujące się na niższych regałach przestały działać.
Jeśli nie mamy zaufania do płyt, albo potrzebujemy znacznie więcej przestrzeni, to możemy skorzystać jeszcze z dwóch opcji. Pierwszą z nich jest pamięć zewnętrzna, w postaci przenośnych dysków twardych, pamięci USB (pendrive), czy kart pamięci. Nierzadko zdarza się, że ważne dokumenty musimy wykorzystać poza biurem. Oczywiście w takiej sytuacji należy powiadomić przełożonego, który zdecyduje, czy tego rodzaju działania nie zagrożą polityce przedsiębiorstwa. W przypadku uzyskania zgody należy zwrócić uwagę na obowiązek szyfrowania danych. Podręczna pamięć rozwija się dziś w kierunku miniaturyzacji i właściwie większość dedykowanych urządzeń mieści się w kieszeni. Istnieje przy tym niemałe ryzyko zgubienia nośnika, dlatego zaraz po wykonaniu kopii zapasowej należy nałożyć na nią odpowiednie hasło, którym nie powinniśmy się dzielić z osobami trzecimi. Ważne, aby było ono łatwe do zapamiętania, ale na pewno nie oczywiste, w stylu "admin", "123", "password" czy "qwerty".
Komputer w firmie - oprogramowanie
Przed zainstalowaniem nowego programu na dysk komputerafirmowego należy pamiętać o kilku istotnych zasadach, które znacząco wpłyną na bezpieczeństwo IT w firmie:
Oprogramowanie a specyfikacja techniczna
Sprawdź specyfikację oprogramowania oraz wymagania sprzętowe potrzebne na dany komputer. Komputer w firmie nierzadko posiada starsze parametry, które mogą nie współpracować z wieloma programami – w pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na obsługiwany system operacyjny. Pamiętaj również, że zwłaszcza starsze aplikacje mogą nie uruchomić się na nowszych wersjach OS. Może to sprawić niemałe problemy w sytuacji, gdy rozpoczęliśmy projekt na jednym komputerze i koniecznie musimy go skończyć na czas w innym miejscu wyposażonym w nowoczesny sprzęt.
Pośpiech złym doradcą
Nie instaluj oprogramowania na ostatnią chwilę. Często wgranie nowego programu na komputer w firmie wynika z nagłej potrzeby. Zastanów się, czy nie lepiej najpierw dowiedzieć się więcej o możliwościach i kompatybilności, a dopiero później podjąć odpowiednie działania. Może zdarzyć się sytuacja, kiedy rozpoczniemy proces instalacji np. przed ważną prezentacją, co może doprowadzić do zawieszania się komputera i w rezultacie - opóźnienia prezentacji. W przypadku braku pewności, lepiej sprawdzić aplikacje na innym sprzęcie, którego nie potrzebujemy akurat "na już".
Uważaj na wszelkiego rodzaju wtyczki (pluginy)
Jest to szczególnie uciążliwy problem w przypadku instalacji legalnych i jednocześnie darmowych aplikacji. Korzystając z popularnych stron ze sterownikami czy programami należy pamiętać, aby przed instalacją wyłączyć wszelkiego rodzaju wtyczki, toolbary i inne zbędne dodatki. Najczęściej są one ustawione domyślnie w trakcie instalacji, dlatego ważne jest, aby przejść do zaawansowanych ustawień zanim klikniemy w przycisk Instaluj. Stosując się do tych zaleceń przejdziemy do nowego okna, gdzie można ręcznie odhaczyć poszczególne dodatki.
Nierzadko zawierają one groźne wirusy, których na początku oprogramowanie antywirusowe nie jest w stanie zidentyfikować. Co więcej, znajdziemy tu również wszelkiego rodzaju zagrożenia typu Adware i Spyware, służące do szpiegowania, wykradania danych osobowych czy obniżania wydajności systemu, co przekłada się na spowolnioną pracę komputera.
