Od dnia 7 kwietnia bieżącego roku obowiązują już przepisy dotyczące pracy zdalnej. Są to nowe regulacje, które zostały wprowadzone na trwałe do Kodeksu pracy. Jak to zwykle bywa przy zmianach prawnych, nowym rozwiązaniom towarzyszą wątpliwości co do prawidłowego stosowania konkretnych zapisów w praktyce. Jeżeli chodzi o pracę zdalną, jednym z takich zagadnień jest sprawa rejestrowania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej. Jak postąpić w tym przypadku, czy ewidencja czasu pracy zdalnej powinna być prowadzona - podpowiadamy w niniejszym artykule.
Praca zdalna - najważniejsze informacje prawne
Obecnie kwestie związane z powierzaniem i wykonywaniem pracy zdalnej są uregulowane przepisami Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.), zwanej dalej “kp”. Unormowania te, czyli art. 67(18)-67(34), obowiązują od dnia 7 kwietnia 2023 roku i dotyczą wszelkich przypadków zamiaru powierzenia pracy zdalnej na podstawie stosunku pracy.
Ewidencja czasu pracy - podstawowe zagadnienia
Co do zasady pracodawca jest obowiązany - w odniesieniu do każdego pracownika - ewidencjonować czas dla potrzeb prawidłowego ustalenia należności zatrudnionego wynikających ze stosunku pracy.
Pracodawca zobowiązany do wydania regulaminu pracy powinien odnieść się w tym akcie do spraw związanych z rejestracją czasu pracy. Zgodnie bowiem z art. 104(1) § 1 pkt 9 kp regulamin pracy powinien określać w szczególności przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
W przypadku gdy pracodawca - ze względu na stan zatrudnienia lub inne uwarunkowania przewidziane w kp - nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to kwestie dotyczące potwierdzania obecności w pracy powinny być określone w obwieszczeniu lub zarządzeniu.
Poinformowanie pracownika o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy może nastąpić również przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.
Ewidencja czasu pracy zdalnej
Na wstępie pora sobie zadać pytanie, czy nowe rozwiązania prawne w zakresie pracy zdalnej przewidują jakiś odrębny, szczególny sposób rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia takiej pracy? Odpowiedź na to pytanie jest przecząca - nie ma przepisów, które nakazywałyby pracodawcy organizującemu pracę zdalną wdrożyć określone procedury w tym zakresie.
Pracodawca określa zatem zasady potwierdzania wykonywania pracy zdalnej w regulaminie pracy, a jeśli nie jest obowiązany do ustalenia tego regulaminu - powinien dokonać stosownych adnotacji w odrębnym zarządzeniu lub obwieszczeniu. W takich okolicznościach pracodawca informuje pracownika, któremu polecono wykonywanie pracy w formie zdalnej - nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy - o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy.
Jak zatem w najbardziej optymalnej formie ustalić sposób rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej? Stosowanie tradycyjnej listy obecności nie będzie celowe i powinno być ograniczone w zasadzie do sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę w systemie mieszanym obejmującym wykonywanie obowiązków służbowych zarówno w zakładzie pracy, jak i w miejscu świadczenia pracy zdalnej.
Przykład 1
Prowadzę firmę handlowo-usługową zatrudniającą kilkanaście osób. Rejestracja godzin pracy odbywa się w standardowy sposób - poprzez podpisanie się na liście obecności. Część pracowników działu biurowego może wykonywać pracę naprzemiennie poza firmą oraz w razie potrzeby w zakładzie pracy. W jaki sposób ustalić wobec nich zasady rejestracji godzin pracy?
Postępowanie w zakresie rejestracji godzin pracy powinno być dostosowane do potrzeb i możliwości technicznych danego pracodawcy. W przypadku gdy pracownicy wykonują pracę w sposób hybrydowy, tzn. częściowo na terenie zakładu pracy i w miejscu pracy zdalnej w pozostałym czasie, możliwe jest zastosowanie mieszanego systemu potwierdzania obecności w pracy. Polega to na tym, że świadczenie pracy w firmie jest stwierdzane przez wpis na liście obecności, natomiast czas pracy zdalnej potwierdza się np. poprzez wysłanie e-maila na adres elektroniczny wskazany przez pracodawcę lub za pośrednictwem innego środka komunikacji na odległość, zgodnie z ustaleniami zakładowymi.
Tutaj możemy mówić o różnych formach odnotowywania faktu wykonywania pracy zdalnej, może to być zgłoszenie na adres elektroniczny wskazany przez pracodawcę, wysłanie sms-a na konkretny numer służbowy, jak również zgłoszenie telefoniczne we wskazanym czasie lub logowanie się do służbowego komputera. Obecnie są także dostępne specjalne programy komputerowe (aplikacje) posiadające odpowiednie instrumenty ułatwiające ewidencję czasu pracy podwładnych.
Przykład 2
Zajmuję się sprzedażą na odległość. Zamierzam zmniejszyć wynajmowaną powierzchnię biurową ze względów oszczędnościowych i przenieść część osób zatrudnionych jako konsultanci call center na pracę zdalną. W jaki sposób najlepiej rejestrować godziny ich pracy?
Pracodawca powinien podjąć decyzję co do sposobu rejestracji godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez zatrudnionych. W odniesieniu do osób pracujących zdalnie przez cały czas najlepszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie środków komunikowania się na odległość. Może to być zatem logowanie się do służbowego komputera (a następnie wylogowanie się po zakończonej pracy), zgłoszenie rozpoczęcia pracy poprzez wygenerowanie e-maila i przesłanie na adres elektroniczny wskazany przez firmę. Można także skorzystać z telefonu służbowego i zgłosić gotowość do pracy oraz - po zakończeniu wykonywania czynności służbowych - poinformować o końcu pracy w danym dniu. Pracodawca może ponadto skorzystać z programów komputerowych (aplikacji) przeznaczonych do ewidencji czasu pracy oraz z możliwości stosowania sporządzanych przez pracowników plików online.
Ewidencja czasu pracy zdalnej - Podsumowanie
Obecnie kwestie związane z wykonywaniem pracy zdalnej regulują już kompleksowo przepisy Kodeksu pracy. W odniesieniu do pracowników świadczących pracę zdalną istnieje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy, przy czym regulacje kodeksowe nie przewidują jakichś odrębnych zasad dotyczących wspomnianych pracowników. Rejestracja godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej powinna być dostosowana do potrzeb i możliwości technicznych panujących w danej firmie. Tradycyjna lista obecności może się sprawdzić jedynie w razie wykonywania pracy w formach hybrydowych. W pozostałych przypadkach bardziej optymalne będzie korzystanie z systemów teleinformatycznych lub telefonii komórkowej.
