Rozplanowanie godzin pracy dla pracownika stanowi podstawę organizacji czasu pracy. Dzięki niemu osoba zatrudniona może połączyć świadczenie pracy np. z obowiązkami rodzinnymi lub innymi zobowiązaniami. Czy w związku z tym pracodawca może zmienić z dnia na dzień wcześniej ustalony plan pracy? Jeśli tak, to w jakich okolicznościach może nastąpić zmiana rozkładu czasu pracy? Na te pytania odpowiadamy poniżej.
Rozkład czasu pracy – podstawa prawna oraz najważniejsze informacje
Dla ogromnej większości pracowników podstawowe regulacje w zakresie czasu pracy zostały zawarte w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.
Zgodnie z brzmieniem art. 129 § 1 kp czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem odrębności dotyczących szczególnych systemów czasu pracy uregulowanych w kp.
Czteromiesięczny podstawowy okres rozliczeniowy może być jednak w pewnych okolicznościach przedłużony. Jak bowiem wynika z art. 129 § 2 kp, w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony – nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.
Rozkład czasu pracy ustala się na podstawie wymiaru czasu pracy obowiązującego danego pracownika. Taki harmonogram określa rozkład godzin pracy w poszczególnych dniach roboczych, z uwzględnieniem dni ustawowo wolnych oraz dni wolnych od pracy wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a także okresów odpoczynku: dobowego i tygodniowego.
W grafiku nie powinno się ustalać godzin pracy w niższym wymiarze czasu pracy niż ustalony w umowie (ryzyko przestoju niezawinionego przez pracownika). Nie jest także dopuszczalne określenie pracy w wyższym wymiarze, mogłoby to bowiem zostać zinterpretowane jako planowanie pracy w godzinach nadliczbowych, co jest niezgodne z zasadami prawa pracy. Indywidualny rozkład czasu pracy może być sporządzony zarówno w formie pisemnej, jak i w postaci elektronicznej. Grafik może być określony na czas krótszy niż przyjęty okres rozliczeniowy, musi jednak obejmować co najmniej 1 miesiąc.
Przepisy kp regulują postępowanie w zakresie terminu, jaki ma pracodawca na przekazanie pracownikowi harmonogramu pracy na dany okres.
Korekta rozkładu czasu pracy – czy jest możliwa?
Przepisy kp nie zawierają postanowień dotyczących zmiany rozkładów czasu pracy, w związku z czym nie jest to bezwzględnie zabronione. Dopuszczalne jest zatem przyjęcie założenia, zgodnie z którym – w pewnym okolicznościach – jeżeli istnieje rzeczywiste uzasadnienie podjęcia takich działań, korekta harmonogramu jest dozwolona. Nie może to jednak pozostawać w sprzeczności z zasadami prawa pracy.
Zasadniczo nie budzi wątpliwości zmiana rozkładu czasu pracy dokonana na wniosek pracownika. Jeżeli pracownik wywodzi korzyść z takiej modyfikacji, to można przyjąć, że zgoda pracodawcy jest działaniem w interesie zatrudnionego. Akceptując wniosek pracownika, pracodawca musi pamiętać, aby nie spowodowało to naruszenia powszechnie obowiązujących zasad prawa pracy.
Przykład 1.
Pracownik zwrócił się do pracodawcy o zmianę rozkładu czasu pracy w następnym dniu ze względu na przyczyny natury rodzinnej. Decyzja pracodawcy jest uwarunkowana następującymi czynnikami: potrzebami pracownika i zakładu pracy oraz koniecznością przestrzegania przepisów kp. Jak więc powinien postąpić przełożony? Pracodawca po przeanalizowaniu okoliczności zgodził się dokonać zmian w rozkładzie czasu pracy – na wniosek pracownika. Korekta harmonogramu nie spowoduje zaburzenia w procesie pracy, nie zostaną ponadto naruszone przepisy prawa pracy (w szczególności dotyczące minimalnego dobowego odpoczynku oraz w zakresie dni wolnych od pracy w ramach okresu rozliczeniowego).
Zmiana rozkładu czasu pracy z inicjatywy pracodawcy
O ile zmiana grafiku na wniosek pracownika jest dozwolona przy zachowaniu podstawowych zasad prawa pracy, o tyle taka modyfikacja w ramach jednostronnej decyzji pracodawcy wymaga zaistnienia szczególnych okoliczności. Jak już wspomnieliśmy, przepisy art. 129 kp nie regulują omawianych zagadnień, w związku z czym zmiana rozkładu czasu pracy nie jest – co do zasady – zabroniona. Aby jednak była zgodna z prawem, muszą być spełnione pewne warunki. W piśmie z 6 kwietnia 2009 roku (GPP-417-4560-19/09/PE/RP) Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) uznała, że jednostronna zmiana rozkładu czasu pracy przez pracodawcę jest możliwa, lecz może to nastąpić wyjątkowo – w szczególnych okolicznościach. Równocześnie harmonogram czasu pracy nie podlega swobodnym zmianom – podkreśliła PIP. Modyfikacje grafiku są dozwolone wyłącznie w przypadkach określonych w zakładowym prawie pracy (m.in. nieobecność pracownika o długotrwałym charakterze) oraz w przepisach kodeksowych, np. rekompensata pracy nadliczbowej w dniu rozkładowo wolnym (art. 151(3) kp) lub rekompensata za pracę w niedziele i święto (art. 151(11) kp).
Przykład 2.
Pracodawca zawarł w regulaminie pracy zapis, w którego myśl pracownicy zatrudnieni przy obsłudze klientów mogą być objęci zmianami dotyczącymi rozkładu czasu pracy, jeżeli wynika to z przyczyn nieprzewidzianych przy ustalaniu grafiku pracy, takich jak długotrwała, nieprzewidziana nieobecność innego pracownika. Czy pracodawca postąpił zgodnie z wytycznymi określonymi przez PIP? W świetle wyjaśnień przedstawionych przez PIP postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe. Zmiana grafiku została przewidziana w prawie wewnątrzzakładowym (regulamin pracy), dopuszczalność tej korekty ma incydentalny charakter, ponadto modyfikacja grafiku nie wynika z ponadstandardowych wymagań pracodawcy.
Za dopuszczalnością zmiany regulaminu przez pracodawcę opowiedziało się także Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS). W piśmie Departamentu Prawa Pracy MPiPS z 18 października 2013 roku (2013/9673/5) stwierdzono, że zmiany w harmonogramach czasu pracy są dozwolone z przyczyn obiektywnych, przy czym mogą one mieć wyłącznie wyjątkowy charakter potwierdzony odpowiednimi zapisami w prawie zakładowym. Takie korekty nie mogą być uzasadnione dodatkowymi potrzebami pracodawcy. Zaznaczono jednocześnie, że przepisy kp nie wskazują, z jakim wyprzedzeniem zmiany rozkładu czasu pracy mają być dokonywane.
Istnieje możliwość zaistnienia sytuacji, w której zastosowanie 7-dniowego terminu nie będzie możliwe, choćby w przypadku choroby pracownika i konieczności jego zastępstwa. Takich zdarzeń nie można przewidzieć, a na danym stanowisku jest wymagane zachowanie ciągłości pracy.
Czy pracodawca może zmienić z dnia na dzień wcześniej ustalony plan pracy? Podsumowanie
Pracodawca jest obowiązany określić indywidualny rozkład czasu pracy dla pracownika na okres nie krótszy niż miesiąc. Grafik powinien być przekazany pracownikowi z tygodniowym wyprzedzeniem. Przepisy kp nie regulują kwestii zmiany harmonogramów w czasie ich obowiązywania, jednak w świetle wyjaśnień PIP i MPiPS takie korekty są dopuszczalne wyjątkowo – w razie zaistnienia szczególnych okoliczności. Takie zmiany mogą wynikać z wniosku pracownika, wówczas modyfikacja rozkładu czasu pracy nie wzbudza większych kontrowersji. W przypadku modyfikacji spowodowanej jednostronną decyzją pracodawcy zmiana grafiku musi być podyktowana szczególnymi uwarunkowaniami faktycznymi.
