Możliwość odliczenia podatku VAT od wydatków firmowych stanowi jeden z ważniejszych przywilejów przedsiębiorcy. W związku z tym, że podstawowa kwota tej opłaty wynosi w Polsce 23%, bycie czynnym podatnikiem VAT pozwala znacząco zmniejszyć firmowe koszty. Jednakże, aby przedsiębiorca mógł z takiego przywileju skorzystać, jego wydatki muszą być dokładnie udokumentowane - przede wszystkim fakturą VAT. Należy zadbać, aby otrzymywane od kontrahentów dokumenty nie zawierały błędów - może się bowiem zdarzyć, że taka niepoprawna faktura uniemożliwi podatnikowi rozliczenia naliczonego podatku VAT.
Faktura od nieistniejącego podmiotu
Mimo iż brzmi to kuriozalnie, do obiegu rzeczywiście mogą trafić faktury od podmiotu nieistniejącego. Chodzi tutaj zarówno o firmę, która w rzeczywistości nie jest nigdzie zarejestrowana, jak i o przedsiębiorstwo zarejestrowane, ale na podstawie danych nieprawdziwych, nieścisłych albo nieaktualnych. Z tego powodu podmiot taki składa niewłaściwe deklaracje podatkowe i nie wykazuje podatku należnego, związanego ze sprzedażą towarów lub usług.
Niemożność odliczenia VAT-u z faktur wystawionych przez podmiot nieistniejący wynika bezpośrednio z ustawy o VAT (art. 88 ust. 3a pkt. 1 lit. a).
Nie tylko faktury od podmiotu nieistniejącego nie pozwolą przedsiębiorcy odliczyć VAT-u. Analogicznie za dokumenty niepoprawne uznaje się także faktury korygujące, dokumenty celne czy duplikaty faktur.
Czynność zwolniona z opodatkowania
Większość towarów i usług w obrocie gospodarczym jest opodatkowana podatkiem VAT. Zdarzają się jednakże takie czynności, które są z niej zwolnione. Przykładem mogą być tutaj powszechne usługi pocztowe.
Jeśli zdarzy się, że przedsiębiorca nabywając którąś z wyżej wymienionych towarów lub usług otrzyma od wystawcy fakturę ze stawką 5%, 8% lub 23%, nie ma możliwości odliczenia takiego podatku, nawet jeśli został on zapłacony. Zasada ta wynika z ustawy o VAT art. 88 ust. 3a pkt. 2.
Jedna czynność, dwie faktury
Zdarzają się sytuacje, kiedy w wyniku pomyłki lub zaniedbania jedna czynność gospodarcza zostanie udokumentowana więcej niż jedną fakturą. Nie chodzi tu oczywiście o oryginał i kopię, ale o np. dwie faktury o innych numerach, dotyczących dokładnie tej samej transakcji.
Dotychczas kwestię tę regulował art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy o VAT, który jednoznacznie wskazywał na możliwość odliczenia podatku wyłącznie raz. Obecnie, od 1 kwietnia 2013 r. przepis ten został uchylony, w związku z czym nie ma w takiej sytuacji bezpośredniej podstawy prawnej. Nie oznacza to jednak, że podatnik może zdublować swoje koszty i dwukrotnie odliczyć podatek - w razie kontroli taka czynność zostanie zakwestionowana przez organy skarbowe.
Puste faktury
Polski rząd dąży do zliberalizowania przepisów i zmniejszenia istotności samej faktury w obrocie gospodarczym, wzorem państw zachodnich. Mimo, iż obecnie jest to nadal niezwykle istotny dokument, nie należy zapominać, iż istotą sprawy jest tak naprawdę czynność gospodarcza, która jest nim dokumentowana. Bez takiej czynności faktura nie może być poprawna.
Nie jest wobec tego możliwe odliczenie podatku VAT od faktur, które dokumentują czynności, które w rzeczywistości nie zostały dokonane, faktur zawierających kwoty niezgodne z rzeczywistością lub też takich, które dokumentują czynności opisane w art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego. Takie czynności są sprzeczne z przepisami, ich celem jest obejście istniejących przepisów lub też opierają się na oświadczeniu woli złożonym drugiej stronie dla pozoru.
W każdej z wymienionych powyżej sytuacji uznaje się, że czynność gospodarcza nie miała miejsca, w związku z czym nie powinna zostać udokumentowana fakturą. Jeśli dokument zostanie wystawiony, określa się go mianem tzw. faktury pustej. Co oczywiste, podatnik nie ma możliwości odliczenia z takiego dowodu podatku naliczonego - wynika to z art. 88 ust. 3a pkt 4.
Faktury wystawiane przez nabywcę - czy zawsze?
Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, może stosować w swoich transakcjach tzw. samofakturowanie. Pojęcie to oznacza, że podatnik nabywając od kontrahenta towar bądź usługę wystawia w jego imieniu fakturę dokumentującą taką czynność. Warunkiem, który należy spełnić, aby takie działanie było możliwe jest wcześniejsze uzgodnienie między stronami takiego toku postępowania. Faktury, wystawiane przez nabywcę w imieniu sprzedawcy, muszą zostać przez tego ostatniego zaakceptowane.
Zgodnie z nowymi, nieco zliberalizowanymi przepisami w gestii stron pozostawiono decyzję co do tego, w jaki sposób zostanie udokumentowana zgoda sprzedawcy na samofakturowanie klienta. Jednakże należy pamiętać, że faktura która nie zostanie przez sprzedawcę zaakceptowana, nie może kupującemu-wystawcy posłużyć do odliczenia podatku VAT. Należy wobec tego zwrócić szczególna uwagę na zaopatrzenie się w bezsprzeczne dowody zawarcia porozumienia między stronami na temat samofakturowania.
Przedsiębiorcy, będący czynnymi podatnikami VAT powinni zatem zwracać szczególną uwagę na prawidłowość wystawianych faktur. w przeciwnym razie może się okazać, że albo stracili możliwość odliczenia podatku od zakupu, albo też odliczyli go bezprawnie, narażając się tym samym na negatywne konsekwencje ze strony organów skarbowych.
