Analizując przepisy dotyczące zasad wystawiania i przechowywania faktur, po zmianach które weszły w życie z dniem 01 stycznia 2013 roku można wysnuć wnioski że niezbędnym z punktu widzenia przedsiębiorcy jest wprowadzenie skodyfikowanych zasad, inaczej regulaminu wystawiania i przechowywania faktur.
Czy musisz posiadać regulamin wystawiania faktur?
Przepisy nakładają na wystawcy faktury obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które powinny zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Powyższe wynika bezpośrednio z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług stan prawny na 01.01.2013 roku
“§ 20a. 1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.”
Jak widać przepis sam w sobie nie nakłada wymogu tworzenia regulaminu wystawiania faktur. Istnieje w tym względzie dowolny wybór środków kontroli biznesowej.
Jednak w dalszym ciągu jest problematyczne sformułowanie “Podatnik określa ….“ które sugeruje konieczność dokonania jakichkolwiek czynności i utrwalenie ich w celu wykazania dopełnienia tego obowiązku przed organami kontroli.
Oczywiście w udostępnionej broszurze o fakturowaniu na stronie Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl można przeczytać wprost “Przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów.”. Można tam również odnaleźć definicję kontroli biznesowych.
Kontrole biznesowe - czym są
Udostępnione informacje na stronie Ministerstwa finansów określają że:
- jest to proces tworzony, wdrażany i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi.
- jest to proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
- powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.
Ponadto w materiałach podano przykład takiej kontroli:
- jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.
Określono również wagę samego dokumentu jakim jest faktura:
- Ważne jest, aby pamiętać, że faktury w formie papierowej lub elektronicznej są – ogólnie rzecz ujmując – tylko jednym z dokumentów w zestawie dokumentów związanych z transakcją i ją dokumentujących.
W podsumowaniu czytamy o kontroli biznesowej:
- Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą/usługą. Można tego dokonać w ramach odpowiednio ugruntowanej wiedzy z zakresu rachunkowości, ale np. także poprzez ręczne porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi (np. kopią zamówienia, zleceniem, umową kupna, świadectwem dostawy, potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatności).
Autentyczność, integralność i czytelność treści faktury
Przez autentyczność faktury należy rozumieć pewność informacji, kto jest wykonawcą usługi, dostawcą towaru czy też wystawcą dokumentu. Jak dotąd najwięcej informacji na ten temat można znaleźć w opracowaniach dotyczących faktur elektronicznych. W powyższym przypadku proponowanymi metodami zapewnienia autentyczności są:
- kwalifikowany podpis elektroniczny
- system elektronicznej wymiany danych EDI,
Dokumenty papierowe mogą (obecnie nie muszą) być np. sygnowane podpisem wystawcy.
Przez integralność treści rozumie się zapewnienie, że pierwotne dane jakie były zawarte na fakturze nie zostały zmienione,
Czytelność to stałe zapewnienie możliwości odczytania dokumentów, do momentu przedawnienia zdarzeń na mocy innych przepisów, które są dokumentowane przez dane faktury.
Kiedy i dlaczego regulamin wystawiania faktur będzie przydatny?
Mając na uwadze powyżej wymieniane kwestie, zawarte w rozporządzeniu - “Podatnik określa ….“ oraz chcąc zabezpieczyć się na różnego rodzaju interpretacje chwili organów kontrolujących.
Podatnik może stworzyć w swojej firmie indywidualny regulamin fakturowania.
Należy określić w nim, jak w przedsiębiorstwie wygląda wewnętrzny oraz zewnętrzny obieg dokumentów, zarówno tych otrzymywanych od kontrahentów, jak i tych wystawianych przez firmę. Obok wspomnianych wcześniej danych na temat sposobów zachowywania autentyczności, czytelności i integralności faktur, w dokumencie takim powinna znaleźć się informacja o podstawie prawnej, zgodnie z którą przedsiębiorca jest uprawniony do ich wystawiania, oraz wszystkich osobach, które mogą faktury wystawiać i przyjmować. Ponadto należałoby zawrzeć tam także dane sposobach wydawania, przesyłania i przechowywania faktur oraz seriach numeracji, które są na nich stosowane.
