W sytuacji, gdy pracownik wykorzystuje firmowy samochód do celów prywatnych, pojawia się kwestia rozpoznania z tego tytułu przychodu ze stosunku pracy. W kontekście tego zagadnienia postaramy się wyjaśnić, czy przychód powstaje również w tych przypadkach, gdy pracownik otrzymuje zwrot wydatku na ładowanie samochodu służbowego.
Przychód pracownika z nieodpłatnych świadczeń
Jednym ze źródeł przychodów w ramach podatku PIT są przychody ze stosunku pracy. Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, lecz także wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.
Kwestię nieodpłatnego udostępnienia samochodu na rzecz pracownika – w sytuacji, gdy pracodawca ponosi koszt związany z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, a pracownik nieodpłatnie z niego korzysta – reguluje art. 12 ust. 1a ustawy PIT. Przepis ten podaje, że wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów:
- o mocy silnika do 60 kW,
- stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 Ustawy z dnia 11 stycznia 2018 roku o elektromobilności i paliwach alternatywnych lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;
- 400 zł miesięcznie – dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.
W myśl art. 12 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w ust. 2a.
Zgodnie z art. 12 ust. 2c uww. ustawy, jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w ust. 2a albo ust. 2b i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Zwrot wydatku na ładowanie samochodu służbowego
Jak wynika z utrwalonej linii orzeczniczej, świadczenie pracodawcy z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje nie tylko samo udostępnienie samochodu, lecz także zapewnienie możliwości jego prawidłowego używania, co oznacza również ponoszenie przez pracodawcę wszelkich kosztów eksploatacji, kosztów związanych z zakupem paliwa, ubezpieczenia czy badań technicznych.
Ponadto 11 września 2020 roku minister finansów w celu zapewnienia jednolitego stosowania prawa podatkowego przez organy podatkowe, wydał interpretację ogólną Nr DD3.8201.1.2020 w sprawie zryczałtowanego przychodu pracownika związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych. W interpretacji tej miniaster stwierdził, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie koszty jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy jako właściciel samochodu musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym. Jednym z takich kosztów jest wartość paliwa, przy czym bez znaczenia jest, czy paliwem samochodu służbowego jest benzyna, olej napędowy czy energia elektryczna.
Mimo że interpretacja ta nie odnosi się do samochodów elektrycznych czy hybrydowych, nie ma przeszkód, aby te same zasady stosować zarówno do samochodów spalinowych, jak i z innym napędem, w tym elektrycznym.
Zatem wartość paliwa sfinansowanego przez pracodawcę jest uwzględniana w ww. ryczałtowym przychodzie pracownika. Przy czym bez znaczenia jest, czy paliwem samochodu służbowego jest benzyna czy energia elektryczna. Wartość tego paliwa jest już bowiem przychodem pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stąd też w sytuacji, gdy pracownik ładuje służbowy samochód z napędem elektrycznym w miejscu zamieszkania, to zwrot przez pracodawcę wydatku z tego tytułu nie będzie stanowił dodatkowego przychodu pracownika, w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Innymi słowy, zwrot wydatku na ładowanie samochodu służbowego w wartościach faktycznie poniesionych przez pracownika nie stanowi dla niego ww. przychodu.
Jeśli jednak pracodawca będzie wypłacał ryczałtową kwotę na poczet wydatków na ładowanie tego samochodu, to powinna ona zostać rozliczona i ewentualna nadwyżka ponad poniesiony przez pracownika wydatek na ładowanie powinna albo zostać zwrócona pracodawcy, albo zostać zaliczona do przychodu pracownika ze stosunku pracy.
Takie podejście zaprezentował również Dyrektor KIS w interpretacji z 5 października 2023 roku (nr 0113-KDIPT2-3.4011.605.2023.1.MS) oraz w interpretacji z 25 lipca 2024 roku (nr 0114-KDIP3-2.4011.431.2024.2.JK2).
Przykład 1.
Firma XYZ przekazuje swojemu pracownikowi nieodpłatnie służbowy samochód elektryczny. Ładuje on pojazd we własnym zakresie i otrzymuje zwrot poniesionego wydatku. Pracownikowi nie jest wypłacany ryczałt, lecz jest zwracana kwota rzeczywiście zapłaconej ceny za ładowanie pojazdu elektrycznego. Czy w tym zakresie po stronie pracownika powstaje przychód podatkowy?
W przypadku wykorzystywania przez pracownika do celów prywatnych samochodu elektrycznego wartość tego przychodu, niezależnie od mocy silnika, wynosi 250 zł miesięcznie. Natomiast zwrot wydatku na ładowanie samochodu służbowego w wartościach faktycznie poniesionych przez pracownika nie stanowi dla niego przychodu. Firma XYZ w tym zakresie nie rozpoznaje przychodu po stronie pracownika i nie oblicza z tego tytułu zaliczki na podatek jako płatnik.
W świetle powyższego należy zauważyć, że zdarzeniem neutralnym podatkowo jest sytuacja, w której pracownika otrzymuje zwrot poniesionych wydatków na ładowanie firmowego samochodu elektrycznego. W takim przypadku pracodawca nie rozpoznaje dodatkowego przychodu po stronie pracownika.
