Pracownicy mogą otrzymywać zaliczki na wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Może to dotyczyć wyjazdów służbowych, zakupu materiałów, narzędzi, paliwa czy reprezentacji firmy. W przedsiębiorstwach prowadzących pełną księgowość rozliczenie zaliczki na wydatki służbowe pracownika musi zostać ujęte zgodnie z zasadami rachunkowości.
Wypłata zaliczki pracownikowi na pokrycie wydatków służbowych
Zaliczka na wydatki służbowe to środki pieniężne przekazane pracownikowi przed wykonaniem określonych czynności służbowych, które wymagają poniesienia wydatków w imieniu pracodawcy. Mogą to być w szczególności podróże służbowe, zakup materiałów biurowych, narzędzi, paliwa, usług itp.
Następnie pracownik, który otrzymał zaliczkę na poczet wydatków służbowych, musi się z niej rozliczyć ze swoim pracodawcą. Terminy rozliczenia zaliczek powinny zostać jasno określone w wewnętrznym regulaminie jednostki, a w przypadku braku takich zapisów termin rozliczenia każdej zaliczki powinien być indywidualnie wskazany w dokumencie potwierdzającym jej wypłatę. Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia się z pobranej kwoty zaliczki na podstawie odpowiednio udokumentowanych wydatków.
Pracownik otrzymujący środki na pokrycie wydatków służbowych nie uzyskuje przychodu podlegającego opodatkowaniu, a wypłacona kwota stanowi zobowiązanie do rozliczenia. Z kolei dla jednostki wypłacającej zaliczkę na wydatki służbowe dla pracownika sama wypłata zaliczki nie wpływa na koszty prowadzonej działalności – zaliczka nie jest kosztem, dopóki nie zostanie rozliczona na podstawie dowodów księgowych dokumentujących poniesienie określonych wydatków.
Ewidencja wypłaty zaliczki
Zaliczki wypłacone pracownikom na pokrycie wydatków służbowych są ewidencjonowane w księgach rachunkowych jako inne rozrachunki z pracownikami na koncie zespołu 2, najczęściej jest to konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia. Dla zachowania przejrzystości i możliwości bieżącej kontroli rozrachunków zaleca się zatem prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 234 z podziałem na poszczególnych pracowników. Każdy pracownik, który otrzymuje zaliczki, powinien mieć w systemie księgowym przypisaną odrębną analitykę – np. 234-01 dla Jana Kowalskiego, 234-02 dla Anny Nowak itd. Dzięki temu możliwe jest łatwe śledzenie:
- aktualnych sald nierozliczonych zaliczek dla danej osoby,
- terminów i wysokości wypłaconych kwot,
- poprawności i terminowości rozliczeń.
Konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” jest kontem bilansowym (aktywno-pasywnym), które może wykazywać następujące salda:
- saldo debetowe (Wn), które oznacza stan należności od pracowników;
- saldo kredytowe (Ma), które oznacza stan zobowiązań wobec pracowników.
Wypłata zaliczki dla pracownika na poczet wydatków służbowych jest ewidencjonowana jako należność do rozliczenia zapisem:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
- Ma konto 100 „Kasa”/130 „Rachunek bieżący”.
Dokumentem stanowiącym potwierdzenie udzielenia zaliczki pracownikowi na wydatki służbowe może być „Wniosek o zaliczkę”, który wypełnia pracownik, wskazując cel oraz rodzaj planowanych wydatków, które mają zostać pokryte z otrzymanych środków. Wniosek powinien zostać zweryfikowany przez osoby uprawnione – zarówno pod względem merytorycznym, jak i formalno-rachunkowym – a następnie zatwierdzony do realizacji przez kierownika jednostki.
Rozliczenie zaliczki na wydatki służbowe przez pracownika
Rozliczenie zaliczki na wydatki służbowe powinno nastąpić po dokonaniu wydatków na podstawie dokumentów potwierdzających poniesione koszty (faktury, paragony, bilety itp.). Rozliczenia zaliczki dokonuje się przy użyciu formularza „Rozliczenie zaliczki”, do którego należy dołączyć faktury, rachunki lub inne dowody potwierdzające dokonanie określonych wydatków. Dokumenty te stanowią podstawę do zapisów w księgach rachunkowych jednostki, a ich ujęcie zależy od charakteru zakupu. Koszty trafiają odpowiednio na konta zespołu 4 (np. 401 „Zużycie materiałów”, 402 „Usługi obce”).
Jeżeli pracownik nie wykorzysta całej kwoty zaliczki, zobowiązany jest zwrócić nadwyżkę do kasy lub na rachunek bankowy jednostki. Księgowanie tej operacji wygląda następująco:
- Wn konto 100 „Kasa”/130 „Rachunek bieżący”,
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Z kolei w przypadku gdy pracownik na zakupy służbowe wyda więcej, niż wynosiła wartość pobranej zaliczki, jednostka zwraca mu różnicę na podstawie przedłożonych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. W księgach rachunkowych dopłata do rozliczenia zaliczki ujmowana jest następująco:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
- Ma konto 100 „Kasa”/130 „Rachunek bieżący”.
Rozliczenie zaliczki na wydatki służbowe w księgach rachunkowych wymaga:
- poprawnego ujęcia operacji na kontach zespołu 2 i zespołu 4,
- zachowania pełnej dokumentacji,
- kontroli salda konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
Przykład 1.
Spółka z o.o. świadcząca usługi szkoleniowe i edukacyjne, która nie jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, 10 marca 2025 roku przekazała pracownikowi zaliczkę w wysokości 1000 zł na zakup materiałów biurowych i środków czystości niezbędnych do codziennego funkcjonowania biura. Środki zostały wypłacone przelewem na rachunek bankowy pracownika.
Pracownik zrealizował zakupy i 17 marca rozliczył się z zaliczki w następujący sposób:
- przedstawił fakturę VAT na kwotę 720 zł brutto za zakup materiałów biurowych obejmującą m.in. papier do drukarki, segregatory i długopisy;
- pozostałą kwotę 280 zł zwrócił przelewem na rachunek bankowy spółki.
Jak rozliczenie zaliczki na wydatki służbowe powinno zostać ujęte w księgach rachunkowych?
Ewidencja księgowa:
- Wypłata zaliczki pracownikowi:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – 1000 zł,
- Ma konto 130 „Rachunek bankowy” – 1000 zł.
- Faktura za zakup materiałów biurowych:
- Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii” – 720 zł,
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – 720 zł.
- Zwrot niewykorzystanej kwoty zaliczki:
- Wn konto 130 „Rachunek bankowy” – 280 zł,
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – 280 zł.
Po rozliczeniu wszystkich operacji saldo konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” wynosi 0 zł, co oznacza, że pracownik w pełni i prawidłowo rozliczył się z otrzymanej zaliczki.
