Każdy pracodawca przyznając swojemu pracownikowi, zarówno obecnemu, jak i byłemu, jakiekolwiek świadczenie powinien sprawdzić, czy jest ono zwolnione z podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne. Jest to dość istotne, ponieważ ewentualna konieczność korygowania listy płac oraz opłacenia odsetek do urzędu skarbowego lub ZUS mogą stanowić dla firmy dość duży wydatek. W art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znajduje się katalog należności pracodawcy wobec pracownika, które są zwolnione przedmiotowo z podatku dochodowego. Należy podkreślić, iż wydatki te stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu.
Ważne dla płatnika (pracodawcy) jest to, że od przychodów zwolnionych od podatku dochodowego nie pobiera się zaliczek na podatek, aczkolwiek czasami podlegają one oskładkowaniu.
Przykładowe koszty podlegające zwolnieniu
Zapomogi - ze zwolnienia korzystają zapomogi w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 26 updof).
Świadczenia rzeczowe - wolna od podatku dochodowego pozostaje wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Zwolnienie nie obejmuje bonów towarowych, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).
Obowiązkowy ubiór - zwolnieniu podlega również wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.
Ekwiwalenty za używane narzędzia - ze zwolnienia korzystają również ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Przeniesienie służbowe i dodatek za rozłąkę - tu również zastosowanie ma zwolnienie od podatku - wolne od podatku są kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie (art. 21 ust. 1 pkt 14 updof).
Podatku dochodowego nie nalicza się również za dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym – do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (art. 21 ust. 1 pkt 18 updof).
Podróż służbowa - zwolnieniu z podatku dochodowego podlegają świadczenia związane z podróżami służbowymi (diety i inne należności) – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika - zwolnione z podatku dochodowego są świadczenia przyznane zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.
Dojazd pracowników do pracy - wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych za pracownika z tytułu zwrotu kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy, jeżeli obowiązek ponoszenia tych wydatków wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 112 updof).
Świadczenia dla byłych pracowników - od podatku wolne są także niektóre świadczenia dla byłych pracowników. W związku z tym, zwolnieniem objęte są m.in. świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty pieniężne, otrzymane przez emerytów i rencistów w zamian za świadczenia rzeczowe przysługujące w związku z łączącym ich poprzednio z pracodawcą stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof).
