Poradnik Przedsiębiorcy

Refakturowanie usług noclegowych w UE - jak powinno przebiegać?

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy często nawiązują współpracę z zagranicznymi podmiotami. W tym celu niekiedy konieczne jest udanie się w podróż służbową i poniesienie kosztów noclegu w innym kraju, którymi obciążany jest nabywca na podstawie zawartej umowy. Pojawia się zatem pytanie, jak powinno wyglądać refakturowanie usług noclegowych z UE? Sprawdźmy!

Kiedy występuje import usług?

W myśl art. 2 pkt 9 ustawy o VAT przez import usług rozumie się świadczenie usług, z których tytułu wykonania podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4. Aby dana transakcja była traktowana jako import usług, musi być m.in. świadczona na terytorium kraju (Polski), a usługodawca i usługobiorca muszą posiadać siedzibę działalności w dwóch różnych krajach. W związku z tym, dokonując zakupu usług od kontrahenta zagranicznego, należy w pierwszej kolejności ustalić, jakie jest miejsce świadczenia danej usługi.Art. 28b ust. 1 ustawy o VAT:
Miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej, z zastrzeżeniem ust. 2–4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2 oraz art. 28n.

Zakup usług noclegowych w UE – rozliczenie podatkowe

Zgodnie z art. 28e ustawy o VAT miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami, w tym usług zakwaterowania w hotelach, ośrodkach wczasowych czy kempingach jest miejsce położenia nieruchomości. To jeden z wyjątków od ogólnej zasady ustalania miejsca świadczenia usług. Oznacza to, że dokonując zakupu usługi noclegowej w hotelu położonym w innym kraju, np. w Niemczech, rozliczenie podatkowe powinno nastąpić w Niemczech. Dlatego też polski podatnik nie traktuje takiego zakupu jako importu usług. To na sprzedawcy spoczywa obowiązek podatkowego rozliczenia transakcji w kraju, w którym położona jest nieruchomość.Dokonując zakupu usługi noclegowej w UE, przedsiębiorca nie ma obowiązku posługiwania się numerem VAT-UE, ponieważ przy nabyciu usługi nie ma zastosowania ogólna zasada określania miejsca świadczenia usług (art. 28b). Wystarczy, że podatnik posłuży się zwykłym NIP-em.Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT.

W związku z tym, że zakup zagranicznej usługi noclegowej nie stanowi importu usług, cała wartość wydatku może stanowić koszt podatkowy, pod warunkiem że ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przykład 1.

W związku z podpisaniem nowego kontraktu biznesowego z kontrahentem z Francji, pani Anna wykupiła pobyt w hotelu w Paryżu. W związku z tym otrzymała fakturę na kwotę 100 euro. Jak pani Anna powinna rozliczyć w kwestii podatkowej zakup usług noclegowych w UE?

W związku z tym, że miejscem położenia hotelu jest Paryż, miejscem świadczenia usług zgodnie z art. 28e ustawy o VAT jest Francja. Tak więc pani Anna może ująć wydatek poniesiony na zakup usługi noclegowej bezpośrednio w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki, ponieważ wydatek ten nie stanowi importu usług. Dodatkowo, w celu przeliczenia wartości faktury na złotówki należy zastosować kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Na czym polega refakturowanie?

Refakturowanie to przeniesienie ostatecznego ciężaru kosztu na osobę trzecią, czyli podmiot, który faktycznie korzysta z usługi lub wykorzystuje dany towar. Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT przyjmuje się, że podatnik, który działa we własnym imieniu i bierze udział w świadczeniu usług na rzecz osoby trzeciej, traktowany jest, jakby sam otrzymał i wyświadczył te usługi. W związku z tym refakturowanie udokumentowane jest wystawieniem przez przedsiębiorcę nowej faktury, tzw. refaktury.Przedsiębiorca, który wystawia refakturę, ma prawo doliczyć własną marżę i prowizję.Zgodnie z zasadą ogólną, wystawiając refakturę, należy zastosować stawkę podatku VAT jaka została ujęta na fakturze pierwotnej. Wyjątkiem są usługi zwolnione z VAT, ponieważ np. w przypadku usług pocztowych świadczonych przez Pocztę Polską tylko ten podmiot ma prawo do zastosowania stawki „zw”.

Refakturowanie usług noclegowych

Refakturowanie usług noclegowych w kraju

W przypadku gdy ma miejsce refakturowanie usług noclegowych na terytorium kraju, przedsiębiorca powinien zastosować stawkę podatku VAT, która znajduje się na fakturze dotyczącej zakupu tej usługi (zwykle 8%). Z punktu widzenia podmiotu, który wystawia refakturę, nie jest to korzystne rozwiązanie, ponieważ dokonując zakupu usługi noclegowej, nie ma on prawa do odliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT odliczenie podatku od towarów i usług nie przysługuje w przypadku nabycia usługi hotelowej. Pomimo tego, wystawiając refakturę, podatnik ma obowiązek wykazania podatku VAT od sprzedaży.

Przykład 2.

Pan Jan nabył usługę noclegową w hotelu w Warszawie dla swojego kontrahenta biznesowego z Włoch. Otrzymał fakturę w kwocie 108 zł (w tym 8 zł VAT). W związku z tym, chce obciążyć kosztami noclegu włoskiego przedsiębiorcę. W jaki sposób może tego dokonać?

W związku z tym, że hotel, w którym zakupiona została usługa noclegowa, położony jest na terytorium Polski, pan Jan powinien wystawić na rzecz kontrahenta z Włoch zwykłą fakturę VAT, na której zostanie wykazana polska stawka podatku VAT 8%. Dodatkowo nie ma przeszkód, aby pan Jan doliczył do refaktury własną marżę za dokonanie rezerwacji hotelowej.

Refakturowanie usług noclegowych z UE

W przypadku nabywania usługi hotelowej od kontrahenta z innego kraju UE polski podatnik otrzyma fakturę, z której nie rozlicza podatku VAT, ponieważ transakcja ta podlega opodatkowaniu w kraju położenia nieruchomości. Jeżeli przedsiębiorca nabył usługę noclegową w hotelu położonym w innym kraju UE na rzecz innego przedsiębiorcy, nie może wystawić refaktury z naliczonym polskim podatkiem VAT. W związku z tym, że przedsiębiorca, który dokonuje refakturowania usług noclegowych, traktowany jest jak podmiot, który faktycznie świadczy te usługi, może wystąpić obowiązek dokonania rejestracji do VAT w kraju położenia nieruchomości. Związane jest to z faktem, że jako podmiot świadczący usługi na nieruchomości ma obowiązek rozliczenia podatku VAT w kraju położenia tej nieruchomości. Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie 23 czerwca 2008 roku, o sygn. IPPP1-443-901/08-4/MP, w której czytamy, że:

"W przypadku usług hotelowych, których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Polski, rozliczenie podatku związanego z przedmiotowymi usługami odbywa się na zasadach obowiązujących w państwie miejsca świadczenia."

Jednak w sytuacji gdy przedsiębiorca obciąża osobę trzecią kosztami usług noclegowych na terytorium innego kraju UE na podstawie zawartej umowy dotyczącej zwrotu kosztów noclegu, nie należy wystawiać refaktury. Związane jest to z faktem, że osoba trzecia nie była odbiorcą usługi, a więc nie podlega ona refakturowaniu. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien wystawić jedynie notę obciążeniową obejmującą poniesione koszty noclegu. Stanowisko takie zajął również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji podatkowej z 4 lipca 2017 roku o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.39.2017.2.ISZ, w której czytamy, że:
"(...) podmiot, na który wystawiana jest refaktura nie odnosi żadnej korzyści z nabywanej (refakturowanej na niego) usługi, to o refakturze nie może być mowy. Dochodzi bowiem wówczas jedynie do zwrotów kosztów usługi noclegowej lub biletu, z której faktycznie skorzystał refakturujący (a nie podmiot, na który refaktura jest wystawiana). Dokumentowanie przeniesienia takiego kosztu powinno przyjmować formę noty obciążeniowej."

Przykład 3.

Firma XYZ wykupiła pobyt w hotelu położonym w Czechach w związku ze spotkaniem biznesowym z czeskim kontrahentem. Zgodnie z zawarta umową czeska firma zobowiązała się do zwrotu kosztów noclegu. Czy w związku z tym firma XYZ może wystawić refakturę na usługi noclegowe na rzecz czeskiego kontrahenta?

W związku z tym, że czeska firma nie jest odbiorcą usługi – nie korzysta z usługi hotelowej, firma XYZ nie powinna wystawiać refaktury. W takiej sytuacji nie ma również obowiązku dokonywania rejestracji do VAT w Czechach, czyli w miejscu położenia hotelu. W celu obciążenia czeskiego kontrahenta kosztami noclegu, firma XYZ powinna wystawić notę obciążeniową i na tej podstawie wykazać przychód.