Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty usług windykacyjnych - jak rozliczać?

Praktycznie każda firma spotkała się z nierzetelnymi kontrahentami. W sytuacji gdy odzyskanie wierzytelności jest trudne, przedsiębiorcy decydują się na zatrudnienie firm windykacyjnych. Wydatki poniesione na tego typu usługi są kosztowne, powstaje więc pytanie, czy koszty usług windykacyjnych mogą stanowić koszt podatkowy?

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

  • pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

  • nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów,

  • być właściwie udokumentowany.

Usługi windykacyjne niewątpliwie wykazują związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W katalogu wydatków nieuznawanych za koszty wskazano, iż nie stanowią kosztów podatkowych m.in. koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań.

Wyłączenie to nie ma zastosowania do wydatków poniesionych na czynności windykacyjne, a więc koszty usług windykacyjnych mogą być uznane za koszty podatkowe.

Dlatego też należy uznać, iż ponoszone przez podatników koszty usług windykacyjnych należności mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i pośrednio z osiąganymi przychodami, w związku z powyższym stanowią koszty uzyskania przychodów.

Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 marca 2012 r., sygn. ILPB1/415-1390/11-4/AA:

(...) opłaty z tytułu windykacji należności nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, określonym w art. 23 ww. ustawy. Tak więc możliwość zaliczenia wydatków z tych tytułów do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej uzależniona jest od spełnienia przesłanek ogólnych zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów, wynikających z art. 22 ust. 1 tej ustawy (…).

Koszty usług windykacyjnych - odliczenie podatku VAT

Z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania przychodu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie. Przedsiębiorstwo jako całość przyczynia się do generowania przez dany podmiot obrotów.

W przypadku zakupu usług windykacyjnych mamy do czynienia z drugim przypadkiem, czyli związkiem pośrednim. Dlatego też nie ma przeszkód, aby dokonać odliczenia VAT z faktur dokumentujących poniesienie kosztów usług windykacyjnych.

Stanowisko takie potwierdził Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w interpretacji indywidualnej z 1 września 2005 r., sygn. 1425/021/443/43/05/IW, gdzie możemy przeczytać:

(…) odliczenie podatku VAT z otrzymanych faktur za czynności windykacyjne będzie Panu przysługiwało zgodnie z art. 86 ust. 1 w/cyt. ustawy o VAT (…).

Obciążenie opłatami windykacyjnymi kontrahenta

Zdarza się, że podatnicy obciążają nierzetelnych kontrahentów kosztami dochodzenia wierzytelności takimi jak: opłaty za sporządzenie wezwań do zapłaty, koszty wysyłki monitu itp. W takiej sytuacji powstaje pytanie, czy czynności te podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.

Opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają, co do zasady, czynności odpłatne, tj. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. W pewnych jednak sytuacjach opodatkowaniu podlegają także czynności nieodpłatne, w tym nieodpłatne przekazanie towarów przez podatnika.

Za dostawę towarów uznaje się zaś przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (art. 7 ust. 1 ustawy o VAT).

Natomiast zgodnie z definicją zawartą w art. 8 ust. 1 ustawy o VAT przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ustawy o VAT.

Obciążenie kontrahenta kosztami usług windykacyjnych, takimi jak koszty wezwań do zapłaty czy koszty korespondencji, nie podlegają podatkowi VAT z uwagi na charakter sankcyjny. Opłaty takie nie stanowią wynagrodzenia za świadczenie przez kontrahenta jakichkolwiek usług na rzecz podatnika. Tym samym nie powinny być objęte zakresem opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe, czego przykładem może być pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 18 lipca 2012 r., nr ILPP1/443-390/12-2/AI, gdzie stwierdził on, że:

(…) obciążanie kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem poleconym wezwania do zapłaty - w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością - nie stanowi ani dostawy towarów w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy, ani świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy. A zatem zwrot kosztów nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu, określonej w art. 5 ust. 1 ustawy, którą należałoby udokumentować fakturą VAT. W związku z tym Wnioskodawca może wystawić w przedmiotowej sprawie notę obciążeniową (…).