Kluczowe podczas prowadzenia działalności gospodarczej jest budowanie dobrych stosunków z klientem jak również późniejsze ich utrzymanie. Przedsiębiorcy często decydują się na obiad z klientem, aby omówić warunki przyszłej współpracy. Dzieje się tak, ponieważ niekiedy nie ma możliwości zaproszenia go na rozmowę do siedziby firmy ze względu na to, że np. mieści się w prywatnym mieszkaniu. Lecz, tu pojawia się pytanie: Czy można uznać za koszt uzyskania przychodu obiad z klientem?
Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
W myśl art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23. Muszą one pozostać w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym także kiedy służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami podatkowymi są zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednio związane z przychodami.
Z katalogu wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych zostały wyłączone wydatki na reprezentację (w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych). Podstawowy problem polega na tym, czy wydatki związane z obiadem z klientem można uznać za koszty uzyskania przychodu jako koszty reklamy, czy też za koszty reprezentacji, które nie mogą być potrącane.
Czy obiad z klientem może powiększyć koszty uzyskania przychodu?
Od momentu, gdy w 2007 roku wykluczono z kosztów uzyskania przychodu wydatki na reprezentację, koszty te budzą wiele kontrowersji. Jednocześnie uregulowano, że z kosztów należy wykluczyć wydatki na usługi gastronomiczne oraz alkohol. Stąd pojawiły się liczne wątpliwości, czy do tego rodzaju wydatków należy zaliczyć koszty poniesione na obiad z klientem. Jednakże, pojawiły się w tej kwestii znaczące zmiany.
Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 z dnia 25 listopada 2013 r. w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, zmieniając niekorzystne dla podatników kryteria decydujące o tym, które wydatki traktowane są jako reprezentacja, czyli są wyłączone z kosztów oraz od tego momentu wydatki na obiad z klientem można zaliczyć do kosztów podatkowych.
Obecnie do standardów należą rozmowy z kontrahentami poza siedzibą firmy, np. w restauracji. Jeżeli głównym celem takiego spotkania nie jest budowa wizerunku firmy czy wywarcie wrażenia na kontrahencie (które może zostać zaliczone do kosztów reprezentacji), a jedynie omówienie zasad współpracy, to wydatki poniesione w ramach tych spotkań mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
Jednakże w kwestii wydatków na alkohol Ministerstwo nie zajęło stanowiska. Nie ma tutaj znaczenia, że alkohol był naturalną częścią składową lunchu. Stąd należy się spodziewać utrzymanie zakazu rozliczania wydatków na alkohol.
Warto w tym miejscu zastanowić się nad tym, jaki wpływ na działanie urzędów skarbowych będzie miała wydana interpretacja?
Ministerstwo Finansów w celu wprowadzania jednolitych zasad stosowania prawa wydaje interpretacje ogólne. Jednakże w polskich regulacjach brak jest jednoznacznego przepisu, który wskazywałby dla urzędów skarbowy nakaz stosowania tego rodzaju zaleceń.
W praktyce jednak fiskus jak najbardziej bierze pod uwagę wydawane interpretacje ogólne. Dla pewności można także zwrócić się z odpowiednim pytaniem do właściwego urzędu skarbowego.
Reasumując, obiad z klientem może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, ale to na podatniku spoczywać będzie ciężar udowodnienia, że wydatek nie miał charakteru reprezentacyjnego. Pamiętać przy tym należy, że celem poniesienia wydatku nie może być tworzenie pozytywnego wizerunku firmy.
