Jak rozliczać wynagrodzenie za polecenie klientów?

Zazwyczaj konsumenci chętniej kupują towary czy usługi polecone przez znajomych i rodzinę. Pozytywne opinie osób trzecich sprawiają, że łatwiej podjąć nam decyzję, szczególnie wtedy, gdy dany produkt rekomendowany jest przez osobę godną zaufania. Wszystko to sprawia, że system poleceń staje się coraz popularniejszą formą współpracy, zawieraną nie tylko z innymi firmami, lecz także z osobami prywatnymi. Efektywne polecenia mogą być nagradzane na wiele sposobów: bonami, nagrodami rzeczowymi, pieniędzmi itd. W większości przypadków wynagrodzenie za polecenie klientów przybiera formę prowizji. Rozliczenie wynagrodzenia za pozyskanie klientów różni się w zależności od tego, czy prowizja wypłacana jest osobie prowadzącej działalność gospodarczą, czy umowa została zawarta z osobą prywatną.

Wynagrodzenie za polecenie klientów – umowa współpracy między firmami

Pierwsza forma rozliczenia wynagrodzenia za polecenie klientów to umowa współpracy zawarta między dwoma firmami. Jeżeli osoba polecająca nasze produkty prowadzi działalność gospodarczą, to wystarczy, że wystawi nam fakturę za wykonaną usługę na kwotę otrzymanej prowizji. Strona polecająca wykaże w ten sposób przychód, od którego zobowiązana będzie odprowadzić podatek dochodowy, a firma korzystająca z polecenia i wypłacająca pieniądze za pozyskanie klientów będzie mogła zaliczyć fakturę do kosztów uzyskania przychodów.

Wynagrodzenie za polecanie klientów a podatek VAT

Usługi polegające na pozyskiwaniu klientów w zamian za prowizję co do zasady opodatkowane są podstawową stawką VAT. Oznacza to, że czynny podatnik VAT zajmujący się w ramach działalności zdobywaniem klientów dla innej firmy ma obowiązek wystawić z tego tytułu fakturę z 23% stawką VAT.

Osoba prowadząca działalność i korzystająca ze zwolnienia podmiotowego, czyli do limitu 200 000 zł obrotów w skali roku, może również wystawiać faktury niezawierające VAT za usługi polecania klientów (na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT). Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 4 marca 2015 r. (IBPP1/443-1187/14/AW):

„(…) będzie mógł korzystać ze zwolnienia podmiotowego od podatku od towarów i usług, na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, w związku z poszerzeniem działalności gospodarczej o usługi „polecenia klienta” doradcy finansowemu, gdyż przedmiotowe usługi nie stanowią usług wyłączających prawo do skorzystania ze zwolnienia podmiotowego”.

Usługi pozyskiwania klientów dla innej firmy nie pozostają zatem bez prawa do zwolnienia z VAT.

Może się też zdarzyć, że osoby prowadzące działalność zwolnioną z VAT przedmiotowo (np. lekarze, psycholodzy) dostają wynagrodzenie za polecenie klientów w formie prowizji dla innych firm. W takim wypadku usługi polecania klientów mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego (do odpowiedniego limitu obrotów), a pozostałe czynności świadczone w ramach wspomnianej działalności w dalszym ciągu są zwolnione przedmiotowo. Po przekroczeniu wspomnianego limitu obrotów, konieczne będzie zarejestrowanie przedsiębiorcy do VAT i wystawianie faktur ze stawką 23% w odniesieniu do usług korzystających ze zwolnienia podmiotowego. W takim wypadku usługi zwolnione przedmiotowo w dalszym ciągu nie będą opodatkowane VAT, a co za tym idzie przedsiębiorca rozpocznie sprzedaż mieszaną.

Jaki rodzaj umowy sporządzić z osobą fizyczną za polecenie klientów?

Przy świadczeniu usług polecania klientów zazwyczaj nie występują cechy charakterystyczne stosunku pracy takie jak:

• ciągłość i powtarzalność – pracownik ma obowiązek ciągłego wykonywania zadań zawartych w umowie o pracę, w powtarzających się odstępach czasu;
• określony czas i miejsce pracy – czas i miejsce wykonywania obowiązków wyznacza pracodawca;
• podporządkowanie – pracownik zobowiązany jest do wykonywania poleceń pracodawcy pod jego kierownictwem.

Mając na uwadze powyższe uregulowania stosunku pracy, w większości przypadków nie ma konieczności podpisywania umowy o pracę z osobą fizyczną będącą stroną polecającą. Najbardziej adekwatną formą współpracy wydaje się umowa zlecenie, w ramach której zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania określonych czynności dla zleceniodawcy, w tym przypadku pozyskania klientów. Kodeks pracy nie ma zastosowania do umów cywilnoprawnych, zatem zleceniobiorca nie ma prawa do urlopu wypoczynkowego i innych przywilejów odnoszących się do pracowników etatowych.

Oczywiście każdy przypadek powinien być rozpatrywany indywidualnie, może się bowiem zdarzyć, że dana firma zatrudnia przedstawicieli handlowych w pełnym wymiarze czasu, pracujących w stałych godzinach i zajmujących się pozyskiwaniem klientów zgodnie ze ściśle określonymi procedurami. Taka forma zatrudnienia nosi już bowiem znamiona umowy o pracę. Rozróżnienie cech charakterystycznych umowy o pracę i zlecenie, a następnie podpisanie adekwatnej umowy jest bardzo istotne, ponieważ chroni osobę prowadzącą działalność przed ewentualnym zakwestionowaniem formy współpracy przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP).

Umowa zlecenie i etat – składki ZUS

Umowa zlecenie zazwyczaj obliguje do odprowadzania składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz składek na ubezpieczenia społeczne, za wyjątkiem dobrowolnej składki chorobowej. Mamy tutaj jednak szereg wyjątków, np. zatrudnienie studenta, który nie ukończył 26. roku życia (całkowite zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia) lub osoby posiadającej inne tytuły do ubezpieczenia, pod warunkiem że łączna kwota wynagrodzenia z tych tytułów jest równa co najmniej minimalnej krajowej (obowiązkowa wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne).

Trzeba mieć na uwadze, że w razie gdy podpisana zostanie umowa o pracę, to wówczas obowiązkowe jest opłacanie składki zdrowotnej, wszystkich składek społecznych oraz składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (poza pewnymi wyjątkami).

Wynagrodzenie za polecenie klientów – jak rozliczać?

Wynagrodzenie za polecenie klientów zazwyczaj rozliczane jest ze zleceniobiorcą:

• jako suma określonej podstawy wynagrodzenia i prowizji od poleceń,
• na podstawie wyłącznie prowizji od pozyskanych klientów.

W celu ustalenia kwoty potrąceń od wynagrodzenia, otrzymaną prowizję należy doliczyć do pozostałych przychodów i od tej sumy obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla zleceniobiorcy otrzymującego wynagrodzenie za polecenie klientów w formie prowizji jest przychód, natomiast podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne dla tego zleceniobiorcy stanowi przychód pomniejszony o składki społeczne finansowane ze środków zleceniobiorcy. Oznacza to, że wartość prowizji w danym miesiącu wpływa na kwotę podatku dochodowego i składek ZUS do zapłaty.

Prowizja otrzymywana przez osobę pracującą na etacie również jest przychodem, od którego opłacany jest podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia.