Prowadzę hurtownię spożywczą. Postanowiłem zakupić dla kontrahentów drobne prezenty opatrzone w logo firmy (smycze, pendrive’y, długopisy). Dla naszego najlepszego klienta kupiliśmy zegarek za 2000 zł. Czy wydatki na prezent dla kontrahenta mogą stanowić koszt?
Tadeusz, Wrocław
Wydatki na drobne prezenty dla kontrahentów mogą stanowić koszt. W przypadku zakupu zegarka poniesione na niego wydatki - z uwagi na reprezentacyjny charakter - nie mogą stanowić kosztu. Stanowią koszt reprezentacji.
Zgodnie z ogólnymi zasadami zaliczania wydatków do kosztów, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie jako niestanowiące kosztów podatkowych. Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się jednak kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W związku z powyższym należy rozstrzygnąć, czy wydatki na upominki dla kontrahentów należy uznać za koszt mieszczący się w zakresie pojęciowym kosztu reprezentacji.
Prezent dla kontrahenta a reprezentacja
Ustawa o PIT nie definiuje pojęcia reprezentacji. Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeżeli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty mają charakter reprezentacyjny.
W przypadku upominków o niewielkiej wartości należy stwierdzić, że co do zasady drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania.
Innymi słowy, o ile wartość jednostkowa przedmiotowych gadżetów i upominków będzie niska oraz ich rozdysponowanie będzie miało charakter masowy, to wydatki poniesione na ich zakup nie będą spełniały kryterium okazałości czy wystawności, tj. elementów wyznaczających granice pojęcia reprezentacji. W konsekwencji nie będą podlegały wyłączeniu określonemu w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.
Dlatego też jeżeli przekazywane kontrahentom upominki reklamowe oznaczone logo spółki mają drobny charakter i małą wartość, to może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki na ich nabycie.
Prezent dla kontrahenta w opinii organów skarbowych
Problem z możliwością zaliczenia do kosztów pojawia się w przypadku wydatków na zegarek. Organy podatkowe kwestionują możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na prezenty dla kontrahentów, które są szczególnie kosztowne, nie mają charakteru reklamowego, w ich opinii takie prezenty stanowią co do zasady element reprezentacji, nawet jeśli są przyznawane ze względu na długą i owocną współpracę. Takie stanowisko wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, w piśmie z 19 maja 2008 r. o nr IP-PB3-423-313/08-2/KR, w którym możemy przeczytać:
(…) O ile wymienione we wniosku gadżety i prezenty oznaczone logo firmy nie mają charakteru reprezentacyjnego w wyżej przedstawionym znaczeniu, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym.
Natomiast w przypadku przekazywania przez Wnioskodawcę materiałów o wyższej wartości, wyselekcjonowanym klientom lub potencjalnym klientom, mimo iż będą one oznakowane logo firmy, gdy celem wydatku jest tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i budowa odpowiednich relacji z klientami, wydatki takie będą miały charakter reprezentacyjny i w efekcie na podstawie art. 16 ust.1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów (…).
Podobna sytuacja ma miejsce, kiedy upominki przekazywane są wyselekcjonowanym klientom, a określenie progu wartości przekazywanych upominków uzależnione jest od funkcji osoby otrzymującej upominek w strukturze kontrahenta. Nie można uznać, że wartość wydatku wynika z rozmiarów i charakteru działalności oraz rodzaju kontrahenta, dla którego upominki są przeznaczone, charakter takich wydatków bezsprzecznie świadczy bowiem o zamiarze kreowania lepszego postrzegania przedsiębiorcy na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi świadczącymi lub oferującymi podobne usługi bądź produkty. Działania takie mają więc na celu ułatwienie nawiązywania i podtrzymania kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji, a ich zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako zasobnego, godnego zaufania partnera biznesowego.
Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 22 stycznia 2015 r. sygn. IPTPB1/415-590/14-6/AG, gdzie możemy przeczytać:
(…) jeżeli jednak upominki przekazywane zostaną wyselekcjonowanym klientom, w celu tworzenia pozytywnego wizerunku firmy Wnioskodawcy i budowania odpowiednich relacji z klientami, to pomimo ich oznakowania logo firmy Wnioskodawcy będą miały charakter reprezentacyjny i w efekcie na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie będą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów (…).
