Poradnik Przedsiębiorcy

Zamknięcie PKPiR – jakich czynności należy dokonać?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) służy do ewidencji operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Prowadzenie księgowości w oparciu o PKPiR jest stosunkowo łatwe i nie wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy księgowej. Wszelkie informacje potrzebne do samodzielnego prowadzenia księgowości w formie uproszczonej można znaleźć w Poradniku Przedsiębiorcy. Obowiązujące w Polsce przepisy są tam objaśniane w sposób zrozumiały dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą i chcącego samodzielnie zarządzać swoją księgowością w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów. Dodatkowo udostępniamy Program online do samodzielnego prowadzenie księgowości, dzięki któremu szybko i w sposób intuicyjny można zaksięgować przychody i koszty, rozliczyć podatek VAT i wysłać plik JPK_V7 / JPK_V7K.

Jakie zdarzenia gospodarcze wpisujemy do PKPiR?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to uproszczona forma prowadzenia księgowości. Przedsiębiorcy rozliczający się w oparciu o PKPiR ewidencjonują operacje gospodarcze dotyczące przychodów i kosztów podatkowych.

W PKPiR księgujemy następujące zdarzenia gospodarcze:

  • osiągnięte przychody ze sprzedaży towarów i usług oraz pozostałe przychody z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;
  • wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które nie zostały wykluczone z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT), w szczególności zakup towarów handlowych, materiałów, koszty uboczne związane z tymi zakupami oraz pozostałe wydatki, takie jak np. koszty wynagrodzeń, składek ZUS, nabycia wyposażenia czy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych oraz wszelkie inne racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością.

Kto prowadzi PKPiR?

Trzeba mieć na uwadze, że realizowanie rozliczeń w oparciu o PKPiR nie jest dostępne dla każdego przedsiębiorcy. Do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów uprawnieni są przedsiębiorcy spełniający następujące warunki:

  • stosujący podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej, czyli według stawki 17% dla pierwszego progu podatkowego i 32% dla drugiego progu podatkowego lub podatek liniowy, czyli według stawki 19%;
  • prowadzący działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku;
  • osiągający przychody netto z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej albo przychody ze spółki nieprzekraczające w poprzednim roku równowartości 2 mln euro przeliczonych według kursu średniego NBP ogłaszanego na pierwszy dzień roboczy października (limit uprawniający do prowadzenia PKPiR w 2021 roku wynosi 9 030 600 zł).

Roczne zamknięcie PKPiR – jakich czynności należy dokonać?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów powinna być założona 1 stycznia danego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Po zakończeniu roku podatkowego PKPiR należy zamknąć. Jest to stosunkowo proste, jednak w celu prawidłowego ustalenia dochodu / straty na koniec roku trzeba pamiętać o kilku kwestiach.

Podsumowanie zapisów w PKPiR

Zamknięcie księgi wiąże się z koniecznością podsumowania poszczególnych kwot w kolumnach 7–14. Można tego dokonać na dwa sposoby w zależności od metody prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w trakcie roku podatkowego.

W przypadku gdy przedsiębiorca dokonuje zapisów narastająco od początku roku, czyli w każdym miesiącu sumuje dane za wskazany miesiąc, a następnie podsumowuje je narastająco od początku roku podatkowego, wówczas podsumowanie kolumn 7–14 na ostatni dzień grudnia stanowi równocześnie podsumowanie roczne PKPiR.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca w trakcie roku podatkowego nie dokonuje podsumowania wartości poszczególnych kolumn narastająco, to zamykając księgę na koniec roku, powinien na oddzielnej stronie księgi sporządzić zestawienie roczne, czyli podsumowanie kolumn 7–14 za poszczególne miesiące, a następnie ustalić ich łączną wartość.

Zamknięcie PKPiR - spis z natury

Osoby prowadzące Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów są zobowiązane do sporządzenia spisu z natury na koniec każdego roku podatkowego. Spis z natury na koniec roku jest jednocześnie spisem z natury na początek roku następnego.

Art. 28 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

„Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie”.

Nie obowiązuje jednolity wzór spisu z natury. Przedsiębiorcy mogą go sporządzić, dostosowując do indywidualnych potrzeb, trzeba jednak mieć na uwadze, że spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy);
  • datę sporządzenia spisu;
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników majątku ujętych w remanencie;
  • jednostkę miary;
  • ilość stwierdzoną w czasie spisu;
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary; 
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową;
  • łączną wartość spisu z natury;
  • klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”;
  • podpisy osób sporządzających spis;
  • podpis właściciela zakładu (wspólników).

W spisie z natury należy ująć następujące składniki majątku:

  • towary handlowe;
  • materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze;
  • półwyroby;
  • produkcję w toku;
  • wyroby gotowe;
  • braki i odpady.

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w tym miejscu.

W razie gdy na ostatni dzień danego roku w firmie nie ma żadnego z tych składników majątku, należy sporządzić zerowy spis z natury.

Wycena spisu z natury i ujęcie w PKPiR

Przedsiębiorca ma obowiązek dokonać wyceny sporządzonego spisu z natury w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia. Towary i materiały ujęte w remanencie wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania. Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.

Czynni podatnicy VAT w spisie z natury wyceniają składniki majątku ujęte w remanencie według cen zakupu netto. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT wyceniają towary i materiały według cen zakupu brutto.

Wartość spisu z natury przedsiębiorcy prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów wpisują do księgi jako ostatnią pozycję w danym roku. Spis z natury można umieścić w PKPiR na dwa sposoby:

  • według poszczególnych rodzajów jego składników,
  • w jednej pozycji stanowiącej sumę poszczególnych rodzajów jego składników, o ile na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe ich zestawienie.

Przedsiębiorcy, którzy sporządzili zerowy spis z natury, także powinni wpisać go do PKPiR.

Zamknięcie PKPiR - ustalenie rocznego dochodu lub straty

Ostatnim krokiem do zamknięcia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów na koniec roku podatkowego jest ustalenie dochodu lub straty z prowadzonej działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych u podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania przychodów, powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Sposób ustalania dochodu dla podatników prowadzących PKPiR został określony w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:

  1. określić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9.);
  2. określić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:
    • do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10. i 11., a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego;
    • kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14. oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10.);
  3. wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9.) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym.

Ustalone w ten sposób dochód / strata wykazywane są w zeznaniu rocznym podatnika. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów po zakończeniu roku podatkowego składają PIT-36 (zasady ogólne) lub PIT-36L (podatek liniowy). Termin na złożenie deklaracji upływa 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, za który składana jest deklaracja PIT-36 / PIT-36L