Poradnik Przedsiębiorcy

Krajowa podróż służbowa a rozliczenie kosztów przejazdu

Wybieram się w podróż służbową do Warszawy. Mam pytanie, jeżeli powrót planuję w niedzielę, to czy w koszty delegacji mogą także wrzucić bilet powrotny? Rozumiem, że będąc na delegacji w dniu roboczym mogę wrzucić w koszty wydatki na przejazdy? Chciałabym się również dowiedzieć jak wygląda przyznawanie diety w jednoosobowej działalności?

Anna, Sława

 

Jeżeli delegacja związana jest z prowadzoną działalnością (np. targi czy spotkanie z kontrahentem), to wydatki w niej poniesione mogą stanowić koszty firmowe. Nie ma znaczenia termin powrotu (dzień roboczy czy wolny od pracy). Konieczne będzie, natomiast sporządzenie rachunku kosztów podróży.

Wydatek związany z zakupem biletu jednorazowego na przejazd w celach działalności gospodarczej (jeżeli dotyczy przejazdu na odległość powyżej 50 km) należy wprowadzić jako fakturę VAT, ponieważ jak wynika Rozporządzenia MF w sprawie wystawiania faktur z dnia 03.12.2013 roku, bilet jednorazowy (np. PKP, PKS, Prom) może być traktowany jako faktura VAT, od której przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT, pod warunkiem że zawiera niezbędne dane, które pozwalają potraktować bilet jak fakturę.

Niezbędne dane to:

  • nazwa sprzedawcy i numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku;
  • numer i data wystawienia biletu;
  • informacja pozwalająca zidentyfikować rodzaj usługi;
  • kwota należności wraz z podatkiem;
  • kwota podatku.

W przypadku, gdy trasa przejazdu nie przekraczała 50km, podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od zakupionych biletów. W związku z tym wydatek taki (wraz z dietami) należy ująć w kwocie brutto w dokumencie rozliczenia kosztów podróży i zaksięgować za pomocą dowodu wewnętrznego.