Obowiązek terminowego składania deklaracji podatkowych czy regulowania zobowiązań jest integralną częścią prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Od czasu do czasu jednak możemy nie dotrzymać jakiegoś terminu - czy to z powodu niedbalstwa, czy zwykłego zapominalstwa. Czy taka sytuacja każdorazowo skutkuje poważnymi konsekwencjami? Nie, o ile znamy instytucję czynnego żalu i wiemy, jak złożyć pismo wyjaśniające do urzędu skarbowego.
Co to jest czynny żal?
Czynny żal to możliwość dobrowolnego wytłumaczenia się z powodów zaniechania, które może skutkować konsekwencjami prawnymi. Czynny żal to instytucja, która w polskim prawie istnieje już od dawna, jednak jest na tyle niepopularna, że mało kto z niej korzysta. A to właśnie dzięki złożeniu czynnego żalu mamy możliwość zapobiegania poważnym skutkom przestępstw czy grzywien, które grożą za między innymi niezapłacenie podatku.
W tradycyjnym mechanizmie nasze wykroczenie prędzej czy później zostanie odkryte, co automatycznie prowadzi do postępowania karno-skarbowego. Tego typu postępowania nigdy nie są miłym doświadczeniem dla osoby zainteresowanej, jednak dostatecznie szybkie naprawienie swojego błędu i zastosowanie czynnego żalu może uratować nas od przykrych konsekwencji.
W jakich przypadkach czynny żal może okazać się jedynym ratunkiem?
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą swoje firmy, dopuszczają się niezliczonych przewinień skarbowych. Oczywiście nie wszystkie mogą być unieważnione poprzez zastosowanie czynnego żalu, jednak wciąż konsekwencji wielu z nich możemy uniknąć. Te przewinienia, które występują najczęściej to między innymi:
- Nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych, w których doszukano się błędów,
- Złożenie deklaracji VAT, PCC czy PIT po wymaganym terminie,
- Niedostatecznie mała kwota uiszczonego podatku VAT,
- Błędy podczas wystawiania faktur,
- Rozliczenie kosztów, które nie mogą zostać wzięte pod uwagę.
To tylko nieliczne z wielu przewinień, które nader często występują w obszarze prowadzenia działalności gospodarczej. Każde z nich jednak może ujść na sucho przedsiębiorcy, o ile zdecyduje się odpowiednio szybko naprawić błąd i złożyć czynny żal. To bardzo ważne, by swój błąd naprawić jeszcze przed wszczęciem postępowania - gdy sprawa wejdzie na te nieprzychylne dla przedsiębiorcy tory, czynny żal nie pozwoli nam na uniknięcie odpowiedzialności.
W jakiej sytuacji czynny żal przyniesie zamierzony skutek?
Wcześniej już wspomniano, w jakich sytuacjach czynny żal może przynieść zamierzony skutek. Należy jeszcze podkreślić, jakie inne warunki muszą być spełnione, by oświadczenie czynnego żalu okazało się skuteczne.
Przyznanie się do popełnionego błędu musi nastąpić jeszcze przed zauważeniem i udokumentowaniem przestępstwa popełnionego przez nas. Tylko jeśli samodzielnie, z własnej inicjatywy przyznamy się do winy, w trybie natychmiastowym naprawimy swój błąd oraz złożymy czynny żal, urząd uzna go i rezygnuje z podjęcia dalszych kroków. Jeśli jednak wykroczenie skarbowe bądź przestępstwo zostało już udokumentowane, nie ma możliwości ratunku za pomocą czynnego żalu.
Dodatkowo podczas składania czynnego żalu, przedsiębiorca jest zobowiązany do podania wszelkich okoliczności zaniedbania, powodów oraz osób, które współdziałały w popełnieniu danego czynu.
Czynny żal, czyli pismo wyjaśniające do urzędu skarbowego - jak napisać?
Czynny żal, choć nie jest wzorem innych dokumentów urzędowych wystandaryzowany, musi zawierać pewne konkretne elementy, które ułatwią sprawne dopasowanie dokumentu do sprawy oraz zminimalizują ryzyko potencjalnych nieporozumień.
Czynny żal powinien przede wszystkim zawierać dane osoby, a także dane adresata, którym w zdecydowanej większości przypadków będzie Urząd skarbowy. Czynny żal powinien w formie opisowej zawierać szczegółowe dane o popełnionym czynie, okoliczności jego popełnienia oraz powodzie, dla których tego typu zaniedbanie powstało. Jak wcześniej wspomniano, czynny żal powinien zawierać również dane wszystkich osób, które są współwinne popełnionego czynu.
Czynny żal jest nieważny w momencie, gdy błąd nie został naprawiony przez przedsiębiorcę. W związku z tym w dokumencie powinna być także zawarta informacja o tym, czy sprawa została naprawiona, a jeśli nie, w jakim terminie i w jaki sposób będzie ona załatwiona.
Czynny żal - tradycyjnie czy przez internet?
W przeszłości czynny żal powinien być złożony bezpośrednio przez zainteresowanego przedsiębiorcę do Urzędu Skarbowego w formie pisemnej. Oczywiście dopuszczalne są również inne formy złożenia czynnego żalu, takie jak wysyłka dokumentu pocztą lub ustne złożenie czynnego żalu przed urzędnikiem Urzędu Skarbowego.
Obecnie jednak do tych wciąż aplikowalnych metod złożenia czynnego żalu doszła jeszcze jedna, dodatkowa - czynny żal online. Takie pismo wyjaśniające do urzędu skarbowego możemy wysłać za pośrednictwem swojej skrzynki e-PUAP. Czynny żal online, odpowiednio autoryzowany podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym trafi do platformy e-Urząd Skarbowy, w którym przejdzie standardową procedurę dla czynnego żalu.
Wydanie decyzji w sprawie czynnego żalu leży w obowiązku naczelnika urzędu skarbowego, jednak przepisy nie regulują ustawowe terminu, w jakim powinien on podjąć decyzję. Z reguły przedsiębiorca czeka do 30 dni na rozpatrzenie czynnego żalu.
Kiedy czynny żal okaże się niewystarczający?
Jak wcześniej wspomniano, istnieją bardzo precyzyjne sytuacje, w których czynny żal w istocie zadziała. Jeśli urząd skarbowy odpowiednio udokumentuje nasze przewinienie i zainicjuje postępowanie, czynny żal nie będzie już dla nas rozwiązaniem problemu.
Ponadto jest pewna grupa osób, które niejako z urzędu nie mogą powołać się na instytucję czynnego żalu. Są to między innymi osoby, które kierowały wykonaniem czynu zabronionego z premedytacją, lub które zleciły osobom trzecim zrealizowanie takiego czynu zabronionego. Dodatkowo osoby, które kierują grupą popełniającą przestępstwa skarbowe, od razu będą ściągane z ramienia prawa, nawet gdy zdecydują się zadośćuczynić, składając czynny żal.
