Kontrola przedsiębiorstwa a możliwość przesunięcia terminów

Każdy przedsiębiorca może być poddany kontroli ze strony różnych organów – urzędu skarbowego, inspekcji pracy lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiednie przepisy bardzo dokładnie regulują czas trwania kontroli w danej firmie, co jednak jeśli terminy czynności kontrolnych są cały czas przesuwane? W artykule przedstawiamy, czy kontrola przedsiębiorstwa musi się zakończyć w określonym czasie!

Na czym polega kontrola przedsiębiorstwa?

Polscy przedsiębiorcy mogą być kontrolowani przez różne urzędy i organy państwowe. W praktyce ma to miejsce najczęściej, gdy dana osoba jest podejrzewana o naruszenie jakichkolwiek przepisów prawa powszechnego lub gdy doszło już do takiego zdarzenia. Kontrole wobec przedsiębiorców są wszczynane najczęściej wtedy, gdy dojdzie do złożenia zawiadomienia przeciwko danej firmie lub gdy właściwy organ państwowy sam zauważy nieprawidłowości w prowadzeniu określonej działalności gospodarczej (np. wpłacanie zbyt niskich podatków).

Kontrola przedsiębiorstwa nie ma na celu ukarania jego właściciela, lecz przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, czy w danej sytuacji doszło do jakichkolwiek nadużyć. Jeśli rzeczywiście tak będzie, przedsiębiorca zostanie zapewne w pierwszej kolejności poproszony o wykonanie zaleceń kontrolerów, czasami konieczne będzie niestety zastosowanie kary finansowej (ma to miejsce najczęściej w przypadku uchybień skarbowych związanych z nieuregulowanymi płatnościami na rzecz Skarbu Państwa).

Czas kontroli przedsiębiorstwa

Zgodnie z treścią art. 55 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

• mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
• małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
• średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
• pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie. Możliwe jest także wtedy, jeżeli w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego, jednak nie niższej niż 500 złotych, lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 50% kwoty zadeklarowanej straty, jednak nie niższej niż 2500 złotych, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku. Pamiętajmy, że czas trwania przedłużonej kontroli nie może spowodować przekroczenia odpowiednio dwukrotności podstawowego czasu kontroli.

Przesunięcie kontroli przedsiębiorstwa

Każda kontrola, która ma zostać przeprowadzona w danym przedsiębiorstwie, wymaga uprzedniego zawiadomienia o dokładnym terminie jej wszczęcia. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o tym zamiarze. W praktyce data rozpoczęcia czynności kontrolnych nie zawsze musi odpowiadać przedsiębiorcy, który co do zasady powinien być obecny podczas wizyty kontrolerów. W takim przypadku mamy dwa rozwiązania:

• powiadomić organ kontrolny o tym fakcie i wystąpić z wnioskiem o przesunięcie daty rozpoczęcia pierwszych czynności kontrolnych;
• powiadomić organ kontrolny, że właściciel przedsiębiorstwa nie jest dostępny w danym dniu i wyznaczyć pełnomocnika upoważnionego do występowania w jego imieniu – w tej sytuacji termin kontroli nie musi ulec przesunięciu, choć niekiedy organy kontrolne życzą sobie osobistego udziału danego przedsiębiorcy podczas przeprowadzanych czynności.

Zawiadomienie organu o nieobecności przedsiębiorcy może zostać dokonane w formie ustnej (np. telefonicznie), elektronicznej (przy pomocy wiadomości e-mail) albo pisemnej. Ze względów dowodowych lepiej oczywiście skorzystać z dwóch ostatnich opcji. Przedsiębiorca nie musi oczywiście powiadamiać organów kontrolnych o swojej nieobecności, jednak jeśli zawiadomienie o wszczęciu postępowania zostało doręczone prawidłowo, zachowanie przedsiębiorcy może być uznane za celowe uchylanie się od wypełnienia obowiązku udostępnienia przedsiębiorstwa dla celów kontrolnych.

Przykład 1.

Michał prowadzi dużą firmę, w której 20 czerwca 2022 roku ma zostać przeprowadzona kontrola ZUS. W tym dniu przedsiębiorca ma zaplanowany wyjazd zagraniczny związany z prowadzoną działalnością – wyjazd ten był zaplanowany już rok wcześniej. ZUS prawidłowo doręczył Michałowi zawiadomienie o wszczęciu kontroli. W tej sytuacji Michał powinien wystąpić z wnioskiem do ZUS-u o przesunięcie terminu kontroli jego firmy.

Przykład 2.

PIP zamierza wszcząć kontrolę wobec firmy X – jej początek wyznaczył na 19 sierpnia 2022 roku. Ze względu na nieuwagę pracownicy urzędu zawiadomienie o wszczęciu kontroli zostało wysłane do firmy Y. Właściciel firmy X dowiedział się jednak o planowanej kontroli od przyjaciółki swojej żony, która pracuje w PIP. W okresie planowanej kontroli zaplanował swój wyjazd wakacyjny z rodziną, nie musi jednak powiadamiać o tym organu kontrolnego, ponieważ oficjalnie nie otrzymał żadnego zawiadomienia z PIP.

Terminy kontroli mogą nie zostać zachowane także z przyczyn leżących po stronie organów kontrolnych. Przykładowo jeśli pracownik, który miał podjąć odpowiednie czynności, nie był w stanie tego zrobić z powodu choroby, wypadku lub innego zdarzenia, kontrola oczywiście ulegnie przesunięciu. Pamiętajmy jednak, że zgodnie z obowiązującymi przepisami w sytuacji gdy kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, informację o niej należy wysłać ponownie.

Warto jednak zaznaczyć, że zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się, w przypadku gdy:

• kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej;
• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
• kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 roku o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw;
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska;
• kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów Ustawy z dnia 16 lutego 2007 roku o ochronie konkurencji i konsumentów;
• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania naruszeniu zakazów, o których mowa w art. 44b ust. 1 Ustawy z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii;
• kontrola jest prowadzona na podstawie art. 23b lub art. 23r ust. 1 Ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 roku – Prawo energetyczne;
• kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów Ustawy z dnia 20 lipca 1991 roku o Inspekcji Ochrony Środowiska w zakresie poziomów pól elektromagnetycznych emitowanych z instalacji radiokomunikacyjnej, radionawigacyjnej lub radiolokacyjnej;
• przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione;
• kontrola dotyczy przypadków określonych w art. 282c Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa;
• kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 roku o biokomponentach i biopaliwach ciekłych;
• kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów Ustawy z dnia 13 lutego 2020 roku o ochronie roślin przed agrofagami.

Podsumowując, przesuwanie terminów kontroli jest możliwe ze względu na potrzeby organu kontrolnego lub samego przedsiębiorcy. Wymaga jednak poinformowania drugiej strony postępowania o tym fakcie i zawnioskowania – względnie zawiadomienia – o konieczności wyznaczenia nowego terminu kontroli. W niektórych przypadkach zawiadomienie o wszczęciu postępowania kontrolnego nie jest jednak konieczne.