Poradnik Przedsiębiorcy

Kwartalne rozliczanie VAT - jakie niesie za sobą korzyści?

Nie wszyscy podatnicy mają możliwość rozliczania podatku VAT w sposób kwartalny. Niemniej jednak ci, którym przysługuje takie prawo, z pewnością chcieliby poznać argumenty przemawiające za wyborem tej formy rozliczeń. W niniejszym artykule przedstawimy korzyści jakie niesie za sobą kwartalne rozliczanie VAT.

Kwartalne rozliczanie VAT - dla kogo?

Kwartalne rozliczanie VAT mogą wybrać mali podatnicy, jeżeli od chwili zarejestrowania do VAT minął okres 12 miesięcy. Tym mianem określamy podatników, u których obrót w ciągu roku podatkowego nie przekracza 1 200 000 euro. Przeliczenia limitu na złotówki dokonuje się według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego w zaokrągleniu do 1 000 zł. W roku 2019 limit ten wynosi 5 135 000 zł PLN zł.

Z powyższego wynika, że przy rejestracji do VAT podatnicy mogą wybrać jedynie miesięczny okres rozliczeniowy i zobowiązani są go stosować przez pierwszy rok. Po upływie tego okresu podatnicy mogą dokonać zmiany sposobu rozliczania podatku z miesięcznego na kwartalny poprzez złożenie do urzędu aktualizacji formularza VAT-R.

Zgodnie z art. 99 ust. 3a ustawy o VAT likwidacja kwartalnych rozliczeń VAT-7K objęła wybranych przedsiębiorców:
1) którzy rejestrują się do VAT - nie mogą oni przez 12 pierwszych miesięcy rozliczać się kwartalnie,
2) którzy w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach dokonali dostawy towarów z odwrotnym obciążeniem, chyba że łączna wartość tych dostaw nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50 000 zł.
Należy podkreślić, że przepisy z pkt 1 dotyczą również podatników, którzy dokonali rejestracji do VAT po 30 września 2016 roku.

Jakie korzyści niesie za sobą kwartalne rozliczanie VAT?

Korzyści, jakie podatnik może osiągnąć stosując kwartalne rozliczanie VAT, zdecydowanie zachęcają do wyboru tej metody rozliczania. Jednym z plusów składania kwartalnych deklaracji jest fakt, że faktury kosztowe, od których przysługuje podatnikowi odliczenie podatku VAT, można rozliczać w kwartale, w którym faktura została otrzymana lub w 2 następnych.

Przykładowo, faktura z kwietnia może być rozliczona w II, III lub IV kwartale danego roku. Pozwala to na uniknięcie korekt deklaracji VAT wstecz, w przypadku gdy np. faktura dotarła z opóźnieniem. W kwestii rozliczeń miesięcznych ta sama faktura mogłaby stanowić podstawę do odliczenia VAT jedynie w deklaracji VAT za kwiecień, maj lub czerwiec.

Kolejny plus jaki niesie za sobą kwartalne rozliczanie VAT to fakt, że przy wyłapaniu błędu na polu podatku VAT w tym samym okresie rozliczeniowym (kwartale), nie ma konieczności składania korekty deklaracji. Dzięki temu podatnik ma więcej czasu na sprawdzenie poprawności swoich księgowań. Na przykład, jeżeli w grudniu zauważy błąd popełniony w październiku, nie musi składać korekt, ponieważ deklaracja za IV kwartał będzie dopiero generowana. Natomiast przy wyłapaniu błędu w poprzednich okresach rozliczeniowych nie jest konieczne korygowanie aż tak wielu deklaracji VAT, jak w przypadku rozliczania miesięcznego - w niektórych przypadkach (gdy występuje nadwyżka podatku VAT naliczonego nad należnym) konieczne jest złożenie korekty za wszystkie okresy między miesiącem kiedy wystąpił błąd a miesiącem bieżącym.

Kwartalne rozliczanie VAT daje również możliwość stosowania kasowej metody rozliczania tego podatku i korzystania z jej zalet.

Metoda kasowa polega na tym, że VAT należny, naliczony przy sprzedaży, wykazuje się dopiero w deklaracji za okres, kiedy podatnik otrzymał płatność od kontrahenta za daną fakturę (wyjątkiem jest sprzedaż na rzecz podmiotów niebędących czynnymi podatnikami VAT, tu obowiązek podatkowy powstaje bowiem nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi). Z kolei podatek VAT naliczony (od zakupów) można w takiej sytuacji odliczyć również w okresie, kiedy zobowiązanie to zostało opłacone.

Do stosowania kwartalnego rozliczania podatku VAT przy metodzie kasowej zobowiązuje podatników art. 99 ust. 2 ustawy o VAT. Jednak obowiązek ten powstaje dopiero po upływie 12 miesięcy od rejestracji do VAT. Obowiązek rozliczania podatku VAT miesięcznie, przez okres 12 miesięcy od rejestracji do VAT, występuje niezależnie od tego, czy podatnik wybrał metodę kasową, czy nie.

Jak przejść na kwartalne rozliczanie VAT?

Przedsiębiorca chcący wybrać kwartalne rozliczanie VAT, musi zawiadomić o tym naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Zgłoszenie powinno zostać złożone na formularzu VAT-R w określonym terminie. Nowo powstałe podmioty, VAT-R, mający na celu rejestrację podmiotu jako czynnego podatnika VAT, muszą złożyć do urzędu skarbowego przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej. Przy czym podmiot rejestrujący się do VAT może wybrać tylko miesięczny sposób rozliczania VAT. Zmiana okresu rozliczeniowego na kwartalne rozliczanie VAT będzie możliwa dopiero po upływie 12 miesięcy od rejestracji.

Podatnicy, którzy rozliczają się miesięcznie i chcą zmienić rozliczenie VAT na kwartalne, muszą złożyć aktualizujący formularz VAT-R najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który chcą rozliczyć się kwartalnie. Terminy te wyglądają następująco:

  • 25 lutego - termin zgłoszenia chęci rozliczenia za I kwartał,
  • 25 maja - termin na II kwartał,
  • 25 sierpnia - termin na III kwartał,
  • 25 listopada - termin na IV kwartał.

Jeśli ustalony termin wypada w dzień wolny od pracy zostaje on przesunięty na najbliższy dzień roboczy.