Poradnik Przedsiębiorcy

Dokumenty związane z ewidencją czasu pracy a obowiązek pracodawcy

Na pracodawców spadł nowy obowiązek. Oprócz akt osobowych będą musieli gromadzić i przechowywać dla każdego pracownika osobno ewidencję czasu pracy oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem. Wiąże się to z wejściem w życie od 1 stycznia 2019 roku Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zakłada ono obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentacji w odpowiedni, wcześniej nie zdefiniowany sposób. Katalog wymaganych dokumentów został znacznie rozszerzony, co powoduje konieczność założenia pracownikom dodatkowych teczek.

Jakie dokumenty dotyczące stosunku pracy należy przechowywać dla każdego pracownika osobno?

Pierwszą grupą dokumentów, które są wymienione w Rozporządzeniu, są dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy. Zawierają one dane o:

  • liczbie przepracowanych godzin i godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy;

  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;

  • liczbie godzin nadliczbowych;

  • dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;

  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia;

  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;

  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;

  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionym młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Zmiana polega przede wszystkim na uszczegółowieniu zakresu danych. Do tej pory w ewidencji czasu pracy wystarczyło wpisać ilość godzin pracy pracownika. Obecnie należy podać również dokładnie w jakich godzinach była świadczona praca.

Od 1 stycznia 2019 roku w ewidencji czasu pracy należy obowiązkowo wskazać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Wyraźnie został sformułowany obowiązek oznaczania dni wolnych rodzajem okoliczności, za które zostały udzielone. Nowa ewidencja musi zawierać bardziej szczegółowe dane, a także informację, czy dzień wolny był udzielony za pracę:

  • w wolną sobotę;

  • niedzielę lub święto;

  • w ustalony dzień wolny w harmonogramie czasu pracy;

  • dłuższą pracę, niż wynikającą z harmonogramu pracy w danym dniu.

Kodeksowa zasada mówi, że w danym tygodniu przeciętnie pracownik może pracować przez pięć dni, a dwa dni musi mieć wolne. W większości zakładów pracy takim dniem jest sobota, dlatego też należy pamiętać, że jeżeli pracodawca zleci pracownikowi pracę w sobotę nawet, nie w pełnym wymiarze, to i tak musi oddać pracownikowi cały dzień wolny.

Praca,, nawet przez jedną godzinę w sobotę lub w inny dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, powoduje konieczność oddania przez pracodawcę całego dnia wolnego.

Przykład 1.

Pracodawca wezwał pracownika do pracy w wolną sobotę, gdyż zachorowało dwóch innych pracowników i konieczne było przygotowanie dokumentów do kontroli. W zakładzie pracownicy pracują od poniedziałku do piątku, dniem wolnym z tytułu zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest sobota. W ewidencji czasu pracy pracodawca wpisuje czas pracy w sobotę np. od 7 do 13 oraz notuje, że pracownik w tym dniu wykonał 6 nadgodzin, za które należy się czas wolny albo wynagrodzenie wraz z dodatkiem wynoszącym 100%.

W zakładzie pracy obowiązuje 3-miesięczny okres rozliczeniowy i pracownik zdecydował, że czas wolny za pracę wykonaną w sobotę chciałby odebrać w następnym miesiącu. W wybranym przez pracownika dniu wolnym w ewidencji czasu pracy pracodawca wpisuje symbol W5, co jednoznacznie wskazuje, jaki to jest rodzaj nieobecności.

Przykład 2.

W zakładzie pracy nastąpiła awaria cieplika i pracownik został wezwany w niedzielę do pracy w celu usunięcia awarii. Praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku. Czas wolny za pracę w niedzielę należy udzielić pracownikowi w okresie sześciu dni przed pracującą niedzielą lub sześciu dni po. Pracownik uporał się z awarią w 3 godziny, dlatego też w ewidencji czasu pracy pracodawca w tym dniu wpisuje 3 nadgodziny, za które należy pracownikowi się czas wolny lub wynagrodzenie wraz z dodatkiem wysokości 100%. Mimo że pracownik przepracował tylko 3 godziny, należy mu udzielić całego dnia wolnego od pracy. W tym dniu pracodawca wpisuje w ewidencji symbol Wn – co oznacza wolne za pracę w niedzielę.

Oprócz informacji o liczbie przepracowanych godzin, godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, ilości nadgodzin i rodzaju dnia wolnego, jakiego udziela pracodawca, w nowej ewidencji należy wykazać także rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Będą to np. zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem  (art.188 kp), w ilości dwóch dni lub 16 godzin na rok dla pracowników wychowujących dziecko do lat 14, urlopy okolicznościowe czy zwolnienia od pracy w celu honorowego oddawania krwi. Nie wystarczy bowiem w ewidencji wpisać NU – czyli nieobecność usprawiedliwiona. Należy dokładnie wskazać, czego dotyczyło zwolnienie z pracy.

Jakie wnioski pracownika należy gromadzić w ewidencji czasu pracy?

W części b dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, od stycznia 2019 roku pracodawca ma obowiązek przechowywać wnioski pracownika dotyczące:

  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;

  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania co najmniej jednego dziecka w wieku do lat 14 (art.188 kp);

  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art.142 kp);

  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp);

  • stosowania systemu czasu pracy, w którym praca świadczona jest wyłącznie w piątki, soboty i niedziele (art.144 kp);

  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania czasu pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art.,140 ¹§ 2 kp);

  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹§ 2 kp).

Mimo wcześniejszych obaw pracodawców, nie należy przechowywać dodatkowo rozkładów czasu pracy, list obecności czy wniosków urlopowych. Te mogą być nadal przechowywane w zbiorczej formie, a nie dla każdego pracownika osobno.

Czy nowy obowiązek obejmie wszystkich pracowników od 1 stycznia 2019 roku?

Zgodnie z §19 wcześniej wspomnianego rozporządzenia, omówione przepisy pracodawca musi stosować do pracowników, którzy zostali zatrudnieni od dnia 1 stycznia 2019 roku. Oczywiście pracodawcy mogą stosować ewidencję czasu pracy według nowych zasad dla wszystkich pracowników, ale nie muszą tego robić od razu. Na wprowadzenie nowych zasad mają bowiem 12 miesięcy.