Nadchodzący rok 2019 szykuje dla pracodawców oraz pracowników działów kadr i płac wiele zmian. Większość z nich dotyczy okresu oraz sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiany jednak dotkną również sposobu wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Przeczytaj i poznaj zmiany w Kodeksie pracy w 2019 r.!
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat
Jedną z pierwszych zmian zapowiadanych w 2019 roku jest skrócenie okresu przechowywania dokumentów pracowniczych. Do tej pory, czyli do końca 2018 roku, czas archiwizacji wynosił 50 lat. Nowy Kodeks pracy wskazuje ograniczenie tego okresu do 10 lat. Określenie „skrócenie” należy traktować umownie, ponieważ przechowywanie niektórych dokumentów do tej pory było znacznie krótsze np. 3 lata, 5 lat (w zależności od rodzaju dokumentów). Teraz okres przechowywania będzie ujednolicony dla większości dokumentacji pracowniczej, co z pewnością ułatwi jej prowadzenie.
Pracodawca po upływie 10 lat ma obowiązek zniszczenia całej dokumentacji, jeśli pracownik jej nie odbierze.
Skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie dotyczyło pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Przepisy przewidują jednak możliwość ograniczenia tego okresu również dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018. Jednak będzie to możliwe dopiero po przesłaniu do ZUS-u odpowiednich deklaracji, takich jak oświadczenie ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.
Zmiany w Kodeksie pracy w 2019 r. wprowadzą e-akta osobowe
Pracodawcy będący zwolennikami pracy w wymiarze cyfrowym doczekali się również szumnie zapowiadanych zmian dotyczących elektronizacji akt osobowych. Kodeks pracy w art. 94 pkt 9a otrzymuje brzmienie – prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).
Jest to bardzo istotny zapis, który stawia na równi możliwość przechowywania dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej. To pracodawca decyduje, który sposób przyjmie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przechowywać dokumentację w formie papierowej oraz elektronicznej jednocześnie. Można też wybrać, które dokumenty będą miały postać elektroniczną, a które papierową. Konfiguracje tych rozwiązań są dowolne, pod warunkiem, że każda z nich gwarantuje zachowanie:
-
poufności,
-
integralności,
-
kompletności,
-
dostępności
oraz dokumenty będą przechowywane w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat obowiązku archiwizacji po ustaniu stosunku pracy.
Projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje szereg wymagań technicznych, które muszą spełniać akta pracownicze w formie elektronicznej. Jednak najważniejszą kwestią jest opatrzenie każdego dokumentu elektronicznego podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.
Zasady prowadzenia akt i dokumentacji pracowniczej
Zmiany w Kodeksie pracy w 2019 r. wprowadzą nowy sposób prowadzenia akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej. Prace nad ostateczną wersją rozporządzenia w sprawie dokumentacji cały czas trwają, jednak ogólny zarys zmian jest znany i raczej nie ulegnie zmianie:
-
nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych – w tej kwestii najważniejsze są zmiany w prowadzeniu akt osobowych – będą obowiązywały 4 części (A,B,C i D), a nie tak jak do tej pory 3 części. W dodatkowej z nich mają być przechowywane dokumenty związane z karami porządkowymi nakładanymi na pracownika;
-
nowe zasady będą dotyczyły prowadzenia dokumentacji pracowniczej, na którą składają się np. karta ewidencji czasu pracy, wnioski urlopowe oraz inne dokumenty – należy prowadzić ją indywidualnie dla każdego pracownika, a nie jak miało to miejsce do tej pory – zbiorczo. Wiąże się to z możliwością odbioru przez pracownika dokumentów dotyczących zatrudnienia po upływie okresu archiwizacji.
Wypłata wynagrodzenia na konto pracownika
Ostatnią zmianą, która zacznie obowiązywać od przyszłego roku, jest sposób wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Do tej pory to pracodawca decydował, w jakiej formie będzie przekazywał pensje zatrudnionym. Jednak od przyszłego roku przepisy będą wskazywały przelew na konto jako domyślną formę płatności. Tylko na pisemny wniosek pracownika wynagrodzenie może być wręczone w formie gotówkowej. Jest to zmiana korzystna dla pracowników, którzy od tej pory nie będą musieli godzić się na narzucony przez pracodawcę sposób wypłaty.
