Odpowiedzialność biura rachunkowego za wyliczone wynagrodzenia

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników jest obowiązany do terminowego wypłacania wynagrodzeń w uzgodnionej między stronami wysokości. Jeżeli pracodawca zawarł umowę o pracę z księgową, wówczas to na niej spoczywa obowiązek dokonania wyliczeń płac. Przedsiębiorca może również powierzyć wykonywanie zadań w tym zakresie zewnętrznemu podmiotowi, jakim jest biuro księgowe. W takim przypadku wzajemne zobowiązania stron (w tym dot. odpowiedzialność biura rachunkowego za wyliczone wynagrodzenia podwładnych w zakładzie pracy) należy ustalić w odrębnej umowie. Czy firma zapewniająca obsługę księgową ponosi odpowiedzialność za błędne wyliczenia wynagrodzeń, jeśli dana jednostka nie przekazała niezbędnych informacji? Piszemy o tym poniżej.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych – informacje ogólne

Zasady w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych określają przepisy Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 wymienionej ustawy księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę, czyli przez podmiot zobowiązany – wskazany w art. 2 ust. 1 cytowanej ustawy (m.in. spółki handlowe, osoby fizyczne, jednostki działające na podstawie Prawa bankowego, gminy, powiaty, województwa i ich związki).

Jednocześnie jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego UE.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności związanych z obsługą księgową jednostki.

Wspomnianą działalność mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

  • mają pełną zdolność do czynności prawnych;
  • nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w przepisach karnych ustawy o rachunkowości.

Przesłanki prawne odpowiedzialności podmiotu zajmującego się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych

Pisząc o odpowiedzialności z tytułu nienależytego wykonania obowiązków, należy najpierw sięgnąć do przepisów ustawy o rachunkowości. Art. 77 tej ustawy stanowi, że kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

  • nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych;
  • niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych

 – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Z kolei sposób naprawienia szkody w tym zakresie uregulowano w odpowiednim zapisie Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (kc).

Art. 471 kc

Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

W Ustawie z dnia 6 czerwca 1997 roku – Kodeks karny (kk) również przewidziano odpowiedzialność danego podmiotu za szkodę mu wyrządzoną. Zgodnie bowiem z art. 303 § 1 kk, kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dot. tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. Kara może być zarówno wyższa (w przypadku znacznego uszczerbku w mieniu), jak i niższa – w odniesieniu do spraw mniejszej wagi.

Umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

Jeżeli dana jednostka zamierza skorzystać z usług w zakresie księgowości świadczonych przez uprawniony do tego podmiot zewnętrzny, to zawiera z nim umowę określającą wzajemne zobowiązania stron. W odniesieniu do takiej umowy mają odpowiednie zastosowanie przepisy kc dotyczące zlecenia. Należy mieć na względzie, że wspomniane regulacje zawierają dość ogólne zapisy, w związku z czym stanowią swego rodzaju ramową konstrukcję w przypadku umowy przedsiębiorcy (klienta) z biurem rachunkowym. Szczegółowe rozwiązania muszą zostać ustalone przez strony.

Zleceniodawca (przedsiębiorca-klient) powinien zobowiązać się w umowie do przekazywania – do określonego terminu – wszelkich dokumentów, które są niezbędne zleceniobiorcy (biuru rachunkowemu) do wywiązania się z podjętych zobowiązań.

Warto podkreślić, że biuro rachunkowe nie bada dokumentów przekazanych przez przedsiębiorcę pod kątem ich autentyczności, nie dokonuje też kontroli legalności i skuteczności operacji wskazanych w tych dokumentach. Nie może zatem ponosić odpowiedzialności z tego tytułu.

Klauzula umowna o braku odpowiedzialności biura rachunkowego

Podczas zawierania umowy o świadczenie usług biuro rachunkowe powinno dążyć do umieszczenia w tej umowie odpowiednich zapisów w zakresie wyłączenia odpowiedzialności biura w związku z brakiem wykonania lub niewłaściwą realizacją usługi wynikającymi z winy zleceniodawcy (klienta). Takie postanowienia – określane jako klauzula o braku odpowiedzialności biura rachunkowego – pozwalają na uniknięcie sporów w powyższym zakresie przedmiotowym.

Treść takich uzgodnień umownych jest w zasadzie dowolna, pod warunkiem jednak, że zawiera szczegółowo określone czynności, których nieodpowiednie wykonanie nie rodzi odpowiedzialności po stronie zleceniobiorcy, czyli biura rachunkowego. Poniżej przykładowe ustalenia umowne dot. omawianej kwestii.

Przykład klauzuli dot. braku odpowiedzialności biura rachunkowego

„§ 5.1. Strony umowy zgodnie postanawiają, że Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu szkody powstałej wskutek braku wywiązywania się Zleceniodawcy z obowiązku przekazania do określonego terminu wskazanego w umowie wszelkich dokumentów, których posiadanie przez Zleceniobiorcę warunkuje prawidłowe i terminowe wykonanie usługi polegającej na wyliczeniu wynagrodzeń oraz innych należności przysługujących pracownikom zatrudnionym przez Zleceniodawcę.

§ 5.2. Wyłączenie odpowiedzialności Zleceniobiorcy, o której mowa w § 5.1., ma również zastosowanie w przypadku gdy Zleceniodawca nie przekazał niezwłocznie Zleceniobiorcy informacji o wszelkich zmianach dotyczących statusu pracowników, które wpływają na prawidłową realizację rozliczeń; dotyczy to w szczególności takich okoliczności jak: nieobecność pracownika (usprawiedliwiona i nieusprawiedliwiona), urlopy oraz zwolnienia od pracy.

§ 5.3. Zleceniobiorca nie jest uprawniony do ustalania autentyczności dokumentów przekazanych przez Zleceniodawcę, w związku z czym nie ponosi odpowiedzialności w tym zakresie przedmiotowym. Odpowiedzialność Zleceniobiorcy jest wyłączona także wówczas, gdy dokumenty otrzymane od Zleceniodawcy dotknięte są nierzetelnością, błędami lub nie odpowiadają stanowi faktycznemu".

Można zatem stwierdzić – używając pewnego uogólnienia – że klauzula o braku odpowiedzialności biura rachunkowego dotyczy tych usług, których biuro zaniechało lub wykonało w sposób nienależyty z przyczyn leżących po stronie klienta (wina zleceniodawcy).

Nieudzielenie przez klienta informacji np. o nieobecnościach pracowników w kontekście błędnego naliczenia przez biuro rachunkowe wynagrodzeń pracowniczych jest przesłanką wyłączającą odpowiedzialność biura rachunkowego. Wynika to zarówno z faktu niewywiązania się klienta z obowiązku niezwłocznego przekazywania informacji o zdarzeniach wpływających na prawidłowość obliczeń, jak i z zapisów klauzuli o wyłączeniu odpowiedzialności biura rachunkowego w określonych okolicznościach.

Brak informacji od klienta a odpowiedzialność biura rachunkowego za wyliczone wynagrodzenia – podsumowanie

Obowiązek prowadzenia dokumentacji rachunkowej spoczywa na podmiotach wskazanych w ustawie o rachunkowości. Równocześnie przepisy tego aktu prawnego przewidują możliwość powierzenia zadań w tym zakresie podmiotowi zewnętrznemu (biuro rachunkowe) spełniającemu określone warunki ustawowe. W takim przypadku należy zawrzeć umowę cywilnoprawną zawierającą postanowienia dotyczące wzajemnych obowiązków stron. Niezmiernie istotnym elementem takiej umowy jest wprowadzenie uzgodnień określających zakres odpowiedzialności odszkodowawczej biura rachunkowego. Chodzi tutaj w szczególności o zawarcie klauzuli wyłączającej odpowiedzialność firmy działającej na rzecz klienta w przypadku gdy zaniechania lub nienależyte wykonanie usług nastąpiło z winy podmiotu zlecającego. 

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów