Programy księgowe w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw stanowią znakomitą alternatywę dla biur rachunkowych. Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność lub zatrudnia kilku pracowników, z powodzeniem może samodzielnie się rozliczać, posiłkując się programami do księgowania, których na rynku jest cała masa – od prostych systemów online po zaawansowane programy finansowo-księgowe. Jednocześnie programy księgowe nie mogą funkcjonować bez wsparcia biur księgowych, których zadaniem jest dbanie o prawidłowe działanie systemów oraz doradztwo i wspieranie klientów w rozwiązywaniu bardziej skomplikowanych problemów. Co jednak w sytuacji, gdy z winy systemu dojdzie do błędu księgowego? Kto wówczas odpowiada przed organami podatkowymi?
Obecnie coraz więcej osób decyduje się na obsługę księgową z dostępem online. Młode pokolenie przedsiębiorców chętnie wykorzystuje nowoczesne technologie. Standardowa księgowość powoli, lecz regularnie zostaje wypierana przez zautomatyzowane programy księgowe. Mimo tego wiele elementów w obu przypadkach pozostaje bez zmian. Firmy oferujące cyfrowe usługi księgowe muszą posiadać w swoich szeregach profesjonalnych księgowych, których obowiązkiem jest czuwanie nad prawidłowością wyliczeń systemów oraz wprowadzaniem do nich zmian, które zachodzą w prawie podatkowym. Zadaniem księgowych jest również udział w rozwoju systemu w taki sposób, aby w przyszłości mógł on samodzielnie poprawnie zaksięgować nowe rodzaje dokumentów.
Powyższe oznacza, że programy księgowe są w rzeczywistości cyfrowymi biurami księgowymi. To z kolei pozwala stwierdzić, że błędy księgowe spowodowane wadliwym działaniem programów stanowią podstawę odpowiedzialności firmy, która dany program komercjalizuje, w takim samym zakresie, w jakim odpowiadają za błędy tradycyjne biura księgowe.
Jak działają programy księgowe?
Programy księgowe mogą różnić się od siebie zakresem oferowanych usług, funkcjonalnością oraz kosztem, jednak większość z nich działa na podobnych zasadach. Po wprowadzeniu najważniejszych danych przedsiębiorstwa system samodzielnie wczytuje dane firmy z określonych rejestrów (CEIDG, KRS).
Zadaniem przedsiębiorcy jest jedynie prawidłowe wprowadzanie faktur, rachunków czy innych informacji o przychodach i kosztach. Program księgowy natomiast samodzielnie prowadzi wszelkie ewidencje (Księga Przychodów i Rozchodów, zakup i sprzedaż VAT, amortyzacja) oraz wystawia deklaracje (VAT, PIT, CIT). W uproszczeniu – zajmuje się tym, czym standardowe biuro księgowe.
Do najbardziej podstawowych czynności księgowych oferowanych przez cyfrowe biura księgowe należy:
- wystawianie faktur;
- rejestrowanie wszelkich przychodów i kosztów;
- prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów;
- prowadzenie Ewidencji Zakupów i Ewidencji Sprzedaży;
- wyliczanie zobowiązań podatkowych (deklaracje VAT oraz podatku dochodowego);
- wyliczanie składek ubezpieczenia (ZUS);
- tworzenie i wysyłanie do urzędu skarbowego Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK);
- prowadzenie ewidencji i amortyzacji wyposażenia oraz środków trwałych firmy.
Bardziej zaawansowane systemy oferują większy wachlarz możliwości, ponieważ oprócz powyższego pozwalają również na:
- zawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z kontrahentami i klientami za pomocą systemów CRM;
- stałą ewidencję ilości i wartości towarów i produkcji za pomocą rozbudowanych systemów magazynowych;
- analizę sprzedaży, wykorzystania zasobów, potrzeb klientów itd.
Kto odpowiada przed urzędem skarbowym za błędy księgowe?
W kwestii odpowiedzialności przed organami podatkowymi za wszelkie błędy księgowe zasada jest jedna i póki co niezmienna – zawsze odpowiada podatnik. Wynika to wprost z art. 26 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z powyższym przepisem podatnik za nieprawidłowo prowadzoną księgowość, a co za tym idzie – za błędnie odprowadzone zobowiązania podatkowe, odpowiada całym swoim majątkiem.
W prawie podatkowym zasadą jest majątkowa odpowiedzialność o charakterze osobistym nieograniczonym, co oznacza, że odpowiedzialność ta obejmuje cały majątek dłużnika zarówno aktualny, jak i przyszły. Wierzyciel podatkowy może sięgać do wszystkich składników majątku dłużnika, jakie w chwili realizacji odpowiedzialności się w nim znajdują. Co więcej, wierzyciel (w tym wypadku US, ZUS) może wybierać, z którego majątku dłużnika uzyska zaspokojenie – przepisy prawa podatkowego nie przewidują żadnych ograniczeń w tym zakresie.
Odpowiedzialność podatnika również za błędy księgowego czy programów księgowych wynika z faktu, że odpowiedzialność w prawie podatkowym ma charakter odpowiedzialności obiektywnej – odpowiada ona odpowiedzialności cywilnej na zasadzie ryzyka. Od odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków podatkowych nie uwalnia brak winy po stronie podatnika czy też przyczynienie się do tego osób trzecich. Sam fakt niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku skutkuje automatycznie odpowiedzialnością.
Odpowiedzialność firm oferujących programy księgowe
Jak zostało to wyjaśnione w poprzednim akapicie, za błędy księgowe – również te będące skutkiem wadliwie działającego programu księgowego – odpowiada podatnik. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby „poszkodowany” podatnik domagał się odszkodowania od firmy, która jest właścicielem danego systemu księgowego.
Jeżeli więc przedsiębiorca poniesie szkodę z winy programu księgowego, ma on prawo do wystąpienia z roszczeniem odszkodowawczym na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego. Firma będąca właścicielem programu ponosi bowiem odpowiedzialność za niewywiązanie się z umowy. W takim wypadku firma zobowiązana jest więc do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Oznacza to wprost, że w sytuacji, gdy przedsiębiorca prawidłowo wprowadził dokumenty księgowe, a mimo to dane zeznanie podatkowe zostało błędnie wyliczone, taki przedsiębiorca ma prawo do dochodzenia przed sądem odszkodowania od usługodawcy programu księgowego, w takim samym zakresie, w jakim mógłby tego wymagać od biura rachunkowego.
Odpowiedzialność usługodawcy a umowa
Skorzystanie przez przedsiębiorcę z profesjonalnych narzędzi księgowych nie zwalnia go z odpowiedzialności przed organami podatkowymi. Z drugiej strony przedsiębiorca, który w wyniku błędu w programie został pokrzywdzony, ma prawo dochodzić odszkodowania od usługodawcy. Istotnym dla ustalenia zakresu rzeczonej odpowiedzialności będzie zatem zbadanie nie tylko przepisów prawa, ale również umowy. To w niej może zostać określone, w jakim zakresie firma prowadząca dany system księgowy zobowiązuje się do poniesienia odpowiedzialności, a w jakim zakresie przedsiębiorca będzie musiał dowodzić swojej krzywdy w sądzie.
Patrząc na obecne trendy rynkowe, wraz z rozwojem cyfryzacji i przenoszenia usług do internetu mogą pojawić się firmy, które będą zapewniały o minimalnym ryzyku przedsiębiorcy w czasie korzystania z ich usług. Czego usługodawca by nie obiecał i jakich gwarancji by nie oferował, zgodnie z przepisami podatkowymi niedopuszczalne jest zawarcie umowy, na mocy której dług podatkowy zostanie zaspokojony z majątku innej osoby niż podatnik. Umowa w przedmiocie przejęcia ryzyka podatkowego przez usługodawcę nie wywoła żadnych skutków na gruncie prawa podatkowego. Zatwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny już w wyroku z 25 listopada 1992 r. (sygn. akt: SA/Kr 1838/92). Zgodnie z nim „w świetle przepisów prawa podatkowego brak jest podstawy do tego, by podmiot występujący w charakterze podatnika mógł w drodze umowy z osobą trzecią zwolnić się w stosunku do Skarbu Państwa z ciążących na nim z mocy ustawy obowiązków jako podatnika i przenieść te obowiązki na tę osobę trzecią. Umowa taka nie może wywierać żadnych skutków prawnych w zakresie obowiązków jako podatnika wobec Skarbu Państwa, a także powodować zmian w istniejącym już czy też mającym powstać stosunku podatkowym”.
Usługa systemu księgowego a ubezpieczenie cywilne
Jak zostało to już wskazane, zakres odpowiedzialności firm oferujących zautomatyzowane systemy księgowe pokrywa się z odpowiedzialnością biur rachunkowych. To też prowadzi do wniosku, że rzeczone firmy mają obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) z tytułu prowadzenia działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz niektórych czynności doradztwa podatkowego. Ubezpieczeniem tym jest objęta odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego w okresie ubezpieczenia, w związku z wykonywaną działalnością.
Jest to rozwiązanie pozytywne z punktu widzenia interesów przedsiębiorcy korzystającego z programu księgowego. Odpowiedzialność zostaje przeniesiona na zakłady ubezpieczeniowe, co gwarantuje szybsze i mniej sformalizowane procedury odszkodowawcze.
Odpowiedzialność za błędy programów księgowych – podsumowanie
Przedsiębiorcy korzystający z programów księgowych zamiast z tradycyjnej księgowości mogą spać spokojnie. Odpowiedzialność podatkowa w obu powyżej wskazanych sytuacjach zasadniczo się od siebie nie różni. Tak jak ma to miejsce w przypadku biur rachunkowych, również przy zautomatyzowanych systemach odpowiedzialność przed organami podatkowymi w całości ponosi podatnik. Prawo podatkowe nie daje możliwości przeniesienia odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe na osoby trzecie, co oznacza, że nie ma znaczenia, czy błąd popełni księgowa czy program księgowy – odpowie za to podatnik.
Inną kwestią jest możliwość dochodzenia odszkodowania przez podatnika. Jeżeli szkoda nastąpiła wskutek działania programu księgowego, usługodawca ma obowiązek ową szkodę naprawić.
