Poradnik Przedsiębiorcy

Dodatkowe obowiązki biur rachunkowych w zakresie walki z praniem brudnych pieniędzy!

Nie każde biuro rachunkowe i nie każdy klient są świadomi, że Ustawa z 1 marca 2018 o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa) nakłada na biuro pewne dodatkowe obowiązki w zakresie rejestrowania i zgłaszania transakcji dokonywanych przez rozliczane podmioty. Aby uniknąć błędów i konsekwencji niewłaściwego postępowania, należy zapoznać się, jakie dodatkowe obowiązki biur rachunkowych są na nie nałożone przez powyższą ustawę.

Biuro rachunkowe to instytucja obowiązana - co to znaczy?

Wyjaśnienie pojęcia instytucji obowiązanej ujęte zostało w art. 2 ustawy. Zgodnie z tym przepisem podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli m.in. biura rachunkowe) znalazły się w powyższej definicji wraz z innymi instytucjami, takimi jak np.:

  • podmioty prowadzące działalność w zakresie wymiany walut,
  • fundacje,
  • firmy inwestycyjne,
  • banki powiernicze.

Ważne!

Ustawa mówi wprost o podmiotach usługowych prowadzących księgi rachunkowe. Oznacza to, że biuro rachunkowe rozliczające wyłącznie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, objęte uproszczoną ewidencją podatkową (księga przychodów i rozchodów) nie będzie podlegało regulacjom ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

Biuro rachunkowe a obowiązek przeciwdziałania praniu pieniędzy

O tym, jakie dodatkowe obowiązki biur rachunkowych są na nie nakładanie, mówią przede wszystkim art. 35 ust.1 pkt 3 ustawy.

Art. 35

Instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku:

(...)

3. przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane“

Prowadzony przez biuro rachunkowe rejestr transakcji powinien być przechowywany przez co najmniej 5 lat. Pozostałe dodatkowe obowiązki biur rachunkowych, to przekazanie informacji o transakcjach zarejestrowanych, zgodnie z art. 8 ust. 1 i 3, Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Przekazanie to polega na przesłaniu (w tym także z wykorzystaniem informatycznych nośników danych) lub bezpośrednim dostarczeniu danych z rejestru transakcji.

Dodatkowe obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

Oprócz prowadzenia rejestru oraz informowania Generalnego Inspektora, dodatkowe obowiązki biur rachunkowych (które należy traktować jako instytucje obowiązane), to wprowadzenie w formie pisemnej wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta powinna zawierać w szczególności określenie sposobu:

  • rejestracji transakcji,
  • wykonania środków bezpieczeństwa finansowego,
  • przyjmowania oświadczeń mówiących o tym, czy klient biura jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, o ile takie są przyjmowane,
  • analizy i oceny ryzyka,
  • przekazywania informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi,
  • wstrzymania transakcji, blokady rachunku i zamrożenia wartości majątkowych,
  • przechowywania informacji.

Dodatkowo, na mocy art. 10a ust. 4 ustawy, biuro rachunkowe ma zapewnić udział pracowników wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w instytucji obowiązanej w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków.

Termin przekazania informacji Generalnemu Inspektorowi

Informacje o transakcjach zarejestrowanych przez biuro rachunkowe przekazuje się do Generalnego Inspektora:

  • w terminie 14 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego - w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 1;
  • niezwłocznie - w przypadku transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

Rejestr transakcji podejrzanych prowadzony przez biuro rachunkowe

W zgłoszeniu podejrzenia podmiotu o pranie brudnych pieniędzy przekazywanym do Generalnego inspektora powinny znaleźć się dane takie, jakie zamieszczono w prowadzonym rejestrze tj.:

  • data przeprowadzenia transakcji;

  • dane identyfikacyjne stron transakcji:

    • w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli - zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, a ponadto numery PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu;

    • w przypadku osób prawnych - zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imiona, nazwiska i numery PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną;

    • w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę;

    • w przypadku stron transakcji niebędących klientami - zapisanie ich nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska oraz adresu, w zakresie, w jakim dane te instytucja obowiązana może ustalić przy zachowaniu należytej staranności;

  • kwotę, walutę i rodzaj transakcji;

  • numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;

  • uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji w przypadku przekazywania informacji o transakcji, o których mowa w art. 8 ust. 3.

Biuro rachunkowe - uwaga na kary!

Biura rachunkowe powinny zainteresować się tematem przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, ponieważ za niedopełnienie zadań, jakie spoczywają na nich jako instytucji obowiązanej, grożą sankcje pieniężne i karne.

Art. 35 ust. 1

“Kto, działając w imieniu lub interesie instytucji obowiązanej, wbrew przepisom ustawy, nie dopełnia obowiązku:

1) rejestracji transakcji, przekazania Generalnemu Inspektorowi dokumentów dotyczących tej transakcji lub przechowywania przez wymagany okres rejestru tych transakcji, lub dokumentów dotyczących tej transakcji,

2) zachowania środków bezpieczeństwa finansowego, zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 10a ust. 1, lub przechowywania informacji uzyskanych w związku ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego,

3) zawiadomienia Generalnego Inspektora o transakcji, o której mowa w art. 16 ust. 1,

(...)

podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.”

Jeżeli natomiast sprawca czynu wyżej wskazanego działa nieumyślnie, podlega karze grzywny.

Przedsiębiorcy prowadzący biuro rachunkowe powinni więc mieć świadomość tego, jakie dodatkowe obowiązki biur rachunkowych są na nich nakładane przez inne niż stricte rachunkowe i podatkowe przepisy prawa. Również i sami klienci takich instytucji powinni o tym wiedzieć, żeby nie dziwić się sytuacjom, w których biuro rachunkowe będzie zobowiązane rejestrować dokonywane przez nich podejrzane transakcje.