Poradnik Przedsiębiorcy

Nowe informacje w świadectwie pracy od 1 stycznia 2019 r.

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, co stanie się z jego dokumentacją zatrudnienia. Taką informację należy przekazać wraz ze świadectwem pracy pracownika, z którym rozwiązywana jest umowa o pracę. Od pracodawcy zależy, czy nowe informacje w świadectwie pracy umieści w jego treści, czy załączy jako odrębny dokument.

Skrócony okres przechowywania akt osobowych pracownika

Od początku 2019 roku pracodawcy przekazują pracownikom nowe informacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych. Warto przypomnieć, że uległ skróceniu okres przechowywania akt osobowych. Poprzednio musiały być one przechowywane przez okres 50 lat.

Natomiast zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe przez okres 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Warto wspomnieć, że w sytuacji, w której pracodawca po raz drugi zatrudnia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, następuje kontynuacja w dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Zatem dziesięcioletni okres przechowywania akt osobowych tego pracownika liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym następuje zakończenie ostatniego stosunku pracy.

Trzy nowe informacje w świadectwie pracy dla pracownika

Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy;

  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy;

  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz o jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania jej w wyznaczonym okresie.

Przykład 1.

Informacja do pracownika „W związku z rozwiązaniem/wygaśnięciem umowy o pracę oraz przedłożonym świadectwem pracy informuję, że:

- okres przechowywania Pani/Pana dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł;

- może Pani/Pan odebrać dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania;

- w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym wyżej okresie ulegnie ona zniszczeniu”.

Kiedy pracodawca zobowiązany jest wydać świadectwo pracy?

Zgodnie z art.  97 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas go nie wydano.

Warto pamiętać, że w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; może być on złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy).

Należy pamiętać, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 13 Kodeksu pracy).

Jakie informacje muszą znaleźć się w świadectwie pracy?

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika należy podać w nim także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Ponadto powinny znaleźć się tam informacje dotyczące dni wolnych, w tym urlopów i opieki nad dzieckiem, czy pracownik objęty był ochroną stosunku pracy w związku z urlopem wychowawczym.

Warto podkreślić, że nowe przepisy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczą wszystkich pracowników, z którymi zostały zawarte umowy o pracę po 31 grudnia 2018 r. Pracodawcy nie mają obowiązku informować pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. o okresie przechowywania akt osobowych.

Podsumowując, nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odebrania tej dokumentacji przed jej zniszczeniem po upływie wymaganego czasu archiwizacji. Pracodawcy przekazują powyższe informacje pracownikom, których umowy o pracę zostały zawarte po 1 stycznia 2019 roku.