Poradnik Przedsiębiorcy

Dowody w postępowaniu podatkowym czyli jak się zabezpieczyć!

Głównym celem postępowania podatkowego jest wydanie prawidłowej decyzji w indywidualnej sprawie. W praktyce jest to możliwe o ile organ podatkowy podejmie wszelkie niezbędne działania w celu wyjaśnienia stanu faktycznego załatwianej sprawy. Ustalanie faktów następuje zwykle przez przeprowadzenie dowodu. W niniejszym artykule zawarto wyjaśnienia o tym czym są dowody w postępowaniu podatkowym oraz jaka jest ich praktyczna rola.

Definicja i rodzaje dowodów w postępowaniu podatkowym

Ordynacja podatkowa (dalej: o.p.), choć nie zawiera definicji “dowodu”, dopuszcza formę otwartą postępowania podatkowego. Oznacza to, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 o.p.).

Zatem katalog dowodów jest otwarty i można do niego zaliczyć w szczególności: ewidencje, księgi podatkowe, deklaracje podatkowe, zeznania świadków, opinie biegłych, informacje podatkowe, a także materiał dowodowy zgromadzony w trakcie postępowania karnego w sprawach o przestępstwa skarbowe, wykroczenie czy też dokumenty zebrane w trakcie kontroli podatkowej czy też czynności sprawdzających.

Ordynacja podatkowa zakłada że dowody w postępowaniu podatkowym mają równą moc bez względu na ich charakter.

Dokumenty jako podstawowe dowody w postępowaniu podatkowym

W praktyce dowody w postępowaniu podatkowym w postaci tradycyjnych dokumentów spełniają istotną rolę w ustalaniu stanu faktycznego. Do nich zalicza się wspomniane już księgi podatkowe, księgę przychodów i rozchodów, ewidencje, deklaracje podatkowe, informacje statystyczne a także dokumenty urzędowe jak zaświadczenia, decyzje, postanowienia, podobnie jak dokumenty prywatne - np. faktury.

Newralgiczny charakter dokumentów wynika z tego, że organy przyznają im tzw. domniemanie prawdziwości (dokument pochodzi od organu, który go sporządził) oraz domniemanie zgodności z prawdą (treść dokumentu jest zgodna z prawdą).

Nie oznacza to, że inne dowody w postępowaniu podatkowym nie są brane pod uwagę w ogóle.

Są, ale ich udział ma zwykle charakter posiłkowy, gdy treść dokumentu okaże się niewystarczająca w trakcie dowodzenia.

W podstępowaniu podatkowym liczą się też fakty powszechnie znane

Zgodnie z brzmieniem art. 187 § 3 o.p. fakty powszechnie znane oraz znane organowi podatkowemu z urzędu nie wymagają dowodu.  

Przez fakty powszechnie znane (tzw. fakty notoryczne) należy rozumieć okoliczności, zdarzenia lub stany, które powinny być znane każdemu rozsądnemu i mającemu przeciętne doświadczenie życiowe mieszkańcowi miejscowości, w której znajduje się siedziba organu. Powszechnie znane są np. wydarzenie historyczne, klęski żywiołowe, zdarzenia normalne i zwyczajnie zachodzące w pewnym miejscu i czasie (Wyrok WSA w Lublinie z dnia 22 kwietnia 2009 r., sygn. akt I SA/Lu 15/2009).

Jednakże, gdy podatnik chce wykazać, że przysługuje mu uprawnienie np. ulga podatkowa, wówczas musi złożyć wniosek w tej kwestii poparty stosownymi dowodami.

Świadek jako dowód w postępowaniu podatkowym

Organy podatkowe podejmują wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego także poprzez dowód z przesłuchania świadków czy też samego podatnika.

Wniosek podatnika o przeprowadzenie takiego dowodu powinien zawierać świadka imię, nazwisko oraz aktualny adres.

Ordynacja podatkowa wskazuje, kto nie może być świadkiem:

1) osoby niezdolne do postrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń, np. osoby chore psychiczne;
2) osoby obowiązane do zachowania tajemnicy państwowej lub służbowej na okoliczności objęte tajemnicą, jeżeli nie zostały, w trybie określonym obowiązującymi przepisami zwolnione od obowiązku zachowania tej tajemnicy;
3) duchowni prawnie uznanych wyznań - co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi.

Należy dodać, że podatnik ma prawo do czynnego udziału w przeprowadzaniu dowodu z zeznania świadka. Powinien zostać zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, opinii biegłych lub oględzin przynajmniej na 7 dni przed terminem.

W praktyce podatnik ma prawo do udziału w przeprowadzaniu dowodu, może zadawać pytania świadkom i biegłym oraz składać wyjaśnienia.

Zasadniczo przyjmuje się, że zeznania świadków powinny być dokonywane w formie ustnej.

Równolegle z przesłuchaniem świadka jest sporządzany protokół, który jest odczytywany i przekładany do podpisu świadkowi po złożeniu zeznania. Dopiero podpisany przez świadka protokół zyskuje wartość dowodową w postępowaniu podatkowym.

Warto wspomnieć o tym, że podatnik także może zostać przesłuchany. Jednakże jest to możliwe tylko wtedy, gdy wyrazi na to zgodę.

W praktyce ten element dowodzenia jest używany niezwykle rzadko, ponieważ istnieje powszechne przeświadczenie, że informacje przekazane przez podatnika mogą być nacechowane zbyt subiektywną oceną dalece odbiegającej od rzeczywistości.

Należy pamiętać, że organ podatkowy może stosować kary porządkowe. Zgodnie z dyspozycją art. 262 § 1 o.p. strona, pełnomocnik strony, świadek biegły, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego:

1) nie stawili się osobiście bez uzasadnionej przyczyny, mimo że byli do tego zobowiązani, lub
2) bezzasadnie odmówili złożenia wyjaśnień, zeznań, wydania opinii, okazania przedmiotu oględzin lub udziału w innej czynności, lub
3) bez zezwolenia tego organu opuścili miejsce przeprowadzenia czynności przed jej zakończeniem, mogą zostać ukarani karą porządkową do 2700 zł.

Należy jeszcze pamiętać, że zanim dojdzie do przesłuchania świadka, organ musi wpierw go pouczyć o prawie odmowy zeznań i odpowiedzi na pytania oraz uprzedzenia go odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania (art. 196 § 3 o.p.). Przez fałszywe zeznania należy rozumieć zeznanie nieprawdy lub zatajeniu prawdy (art. 233 § 1 kodeksu karnego).

Brak pouczenie skutkuje tym, że świadek może zeznawać nieprawdę bez żadnych konsekwencji.

Rzeczoznawcy mogą pomóc w postępowaniu podatkowym

Każdorazowo decydując konkretne okoliczności, o tym czy zgłaszany przez podatnika dowód będzie miał znaczenie dla sprawy, w tym także opinia biegłego.

Organy podatkowe nie są zobowiązane do uwzględniania opinii rzeczoznawcy dostarczonej przez podatnika. Za to opcjonalnie mogą powołać własnego biegłego.

Ponadto w oderwaniu od opinii biegłego, organ skarbowy może indywidualnie ocenić dowody w postępowaniu podatkowym prowadzonym w stosunku do podatnika i określić wartość rynkową rzeczy np. samochodu.

Brak zgody na przeprowadzenie dowodu następuje w formie postanowienia, na które nie służy zażalenie. Postanowienie nie musi zawierać uzasadnienia faktycznego i prawnego (art. 217 § 2 o.p.).

Podatnik za to może zaskarżyć odmowę dopiero w odwołaniu od decyzji.

Dokumenty w języku obcym jako dowody w postępowaniu podatkowym

Zgodnie z ustawą zasadniczą, językiem urzędowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest język polski. Jednakże dokumenty sporządzone w języku obcym mogą mieć walor dowodowy, jeżeli zostaną uprzednio przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

Oświadczenia kontrahentów podatnika jako dowód w sprawie podatkowej

Ordynacja podatkowa nie przewiduje dowodów w formie oświadczeń kontrahentów podatnika.

Jedyną możliwą formą dowodzenia w tej kwestii byłoby ich przesłuchanie w trybie przewidzianym dla świadków (wyrok NSA - Ośrodek Zamiejscowy w Lublinie z dnia 16 czerwca 1999 r., sygn. akt I SA/Lu 462/98).

Inne dowody w postępowaniu podatkowym

Przedsiębiorca nie musi ograniczać się do dowodów, o których mowa powyżej. Istotne mogą być również notatki ze spotkania, korespondencja mailowa czy nawet zdjęcia. Dowody w postępowaniu podatkowym mają potwierdzać, że zdarzenie faktycznie zaistniało i miało związek z prowadzoną działalnością.

Czy podatnik musi zbierać dowody w postępowaniu podatkowym?

Nie istnieje przepis w Ordynacji podatkowej, który nakładałby na podatnika obowiązek zbierania i przedstawiania dowodów organowi skarbowemu. Jest to uprawnienie podatnika a nie obowiązek. Jednakże w trosce o swoje interesy, podatnik powinien aktywnie uczestniczyć w kontroli a dowody w postępowaniu podatkowym jakie przedstawi mogą uchronić go przed negatywnym stanowiskiem kontrolujących.