Zdarza się, że przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów nie zaewidencjonuje w księdze wszystkich otrzymanych faktur kosztowych. Wyjaśniamy, czy przedsiębiorca ma obowiązek księgowania faktur kosztowych oraz jakie faktury kosztowe powinny być obligatoryjnie ewidencjonowane w PKPiR, a jakie mogą być pominięte bez obawy o ewentualne konsekwencje!
Czy przedsiębiorca ma obowiązek księgowania faktur kosztowych?
Dla osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, które jako formę opodatkowania wybrały skalę podatkową lub podatek liniowy, przedmiotem opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) jest dochód. Dochód to różnica pomiędzy osiągniętymi przychodami a poniesionymi kosztami ich uzyskania, osiągnięta w danym roku podatkowym. Koszty uzyskania przychodów pomniejszają zatem podstawę opodatkowania, a w konsekwencji podatek do zapłaty. Im wyższe przedsiębiorca wykaże koszty uzyskania przychodów, tym niższy będzie musiał zapłacić podatek. Zazwyczaj w interesie przedsiębiorców jest generowanie kosztów. Koszty nie tylko przyczyniają się do zmniejszenia zobowiązania podatkowego, ale także wpływają na rozwój firmy.
Jeżeli suma poniesionych kosztów uzyskania przychodów jest wyższa od sumy osiągniętych przychodów w danym roku podatkowym, różnica ta określana jest jako strata podatkowa z działalności gospodarczej. W przypadku gdy podatnik wykazuje stratę z działalności gospodarczej, następne koszty uzyskania przychodów ją zwiększają. W dalszym ciągu jest to jednak sytuacja korzystna dla przedsiębiorcy, ponieważ strata podatkowa podlega odliczeniu od dochodu w kolejnych latach podatkowych. Odliczenie straty od dochodu uzyskanego w przyszłości zmniejsza zatem podatek dochodowy do zapłaty w latach późniejszych.
Przypomnijmy jeszcze, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby wydatek mógł być kosztem firmowym, musi spełniać definicję kosztu uzyskania przychodu.
W razie gdy dany wydatek nie spełnia definicji kosztów uzyskania przychodów, nie podlega ewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Przepisy obowiązujące podatników rozliczających się w ramach PKPiR nie narzucają przedsiębiorcom obowiązku księgowania wszystkich otrzymanych faktur kosztowych. Ewidencjonowanie faktur kosztowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a tym samym wykazywanie wydatków jako koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej, jest prawem podatnika, a nie jego obowiązkiem. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki. Obligatoryjnie księgowane powinny być wszystkie faktury dokumentujące zakup towarów handlowych, materiałów lub usług podlegających dalszej odsprzedaży. Nie ma natomiast konieczności księgowania pozostałych otrzymanych od kontrahentów faktur kosztowych, czyli wówczas, gdy faktury te nie dotyczą nabycia towarów handlowych, materiałów lub usług podlegających dalszej odsprzedaży. Brak zaewidencjonowania w PKPiR pozostałych wydatków oznacza zawyżenie podstawy opodatkowania, a w konsekwencji wyższe zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego. Pominięcie faktur kosztowych dokumentujących zakup pozostałych wydatków w księdze nie jest jednak zabronione.
Przykład 1.
Pan Marcin prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym i rozlicza się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów. Świadczy usługi IT i nie zatrudnia pracowników. W styczniu 2023 roku pan Marcin dokonał zakupu okularów korekcyjnych, które mają być przeznaczone do pracy przedsiębiorcy przy komputerze. Otrzymał fakturę dokumentującą wydatek poniesiony na zakup okularów korekcyjnych, jednak dowiedział się, że ich zakup jest uznawany przez organy skarbowe za wydatek o charakterze osobistym i nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Czy fakturę dokumentującą zakup okularów pan Marcin powinien zaewidencjonować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, a jeżeli tak, to w jaki sposób należy ująć tę fakturę w księdze, aby nie została zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?
Pan Marcin w ogóle nie powinien ewidencjonować faktury na zakup okularów korekcyjnych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – wówczas właśnie wydatek nie zostanie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takie postępowanie jest dopuszczalne, ponieważ nie ma obowiązku księgowania wszystkich faktur kosztowych otrzymanych od kontrahentów w księdze. Co więcej, faktury dokumentujące wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów nie mogą być ewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Zasady obowiązkowego księgowania faktur korygujących kosztowych w PKPiR są analogiczne jak w przypadku pozostałych faktur kosztowych. Obligatoryjne jest zatem księgowanie faktur korygujących dotyczących nabycia towarów handlowych, materiałów lub usług podlegających dalszej odsprzedaży. Możliwe jest natomiast nieewidencjonowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów faktur kosztowych dokumentujących zakup pozostałych wydatków, jednak tylko wówczas, gdy także faktura korygowana, czyli taka, do której wystawiona została faktura korygująca, nie została zaewidencjonowana w księdze. Zwróćmy uwagę, że niezaksięgowanie faktury korygującej in minus, wystawionej do faktury kosztowej, oznaczałoby zaniżenie podstawy opodatkowania, a tym samym uiszczenie niższego podatku dochodowego.
Wszystkie faktury kosztowe wystawione przez zagranicznych kontrahentów, a więc dokumentujące wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, zakup usług z Unii Europejskiej, import towarów lub usług powinny być księgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dodatkowo należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe wykazanie tych wydatków w pliku JPK_V7.
Faktury kosztowe niezaewidencjonowane w PKPiR a rzetelność i niewadliwość księgi
Rzetelność i niewadliwość to dwie nadrzędne zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z art. 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Oznacza to, że podatkowa księga przychodów i rozchodów stanowi dowód tego, co wynika z zawartych w niej zapisów wyłącznie wtedy, gdy jest prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy.
Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru i zgodnie z objaśnieniami zawartymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księgę uważa się za rzetelną co do zasady wówczas, gdy dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek ewidencjonowania w niej wszystkich faktur dokumentujących zakup towarów handlowych, materiałów lub usług podlegających dalszej odsprzedaży w dacie ich otrzymania, a najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. W razie pominięcia faktury kosztowej dokumentującej tego typu wydatki w PKPiR księga może zostać uznana za nierzetelną. Zapisy w niej zawarte nie będą wówczas odzwierciedlać rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych.
Jeżeli przedsiębiorca w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie zaewidencjonuje wszystkich otrzymanych od kontrahentów faktur kosztowych (o ile pominięte faktury nie dokumentują zakupu towarów handlowych, materiałów lub usług podlegających dalszej odsprzedaży), to nie ma wówczas podstaw do uznania, że księga jest prowadzona w sposób wadliwy lub nierzetelny.
