Podatnicy prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów mają obowiązek prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Wyjaśniamy, czy obowiązujące przepisy dopuszczają zbiorcze ewidencjonowanie wydatków na wyposażenie w PKPiR.
Wyposażenie w działalności gospodarczej
Do końca 2019 roku obowiązywało Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w którym jako jeden z obowiązków przedsiębiorcy rozliczającego się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wskazano prowadzenie ewidencji wyposażenia. Wyposażenie określono jako rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do środków trwałych, a w ewidencji wyposażenia wykazywało się wyposażenie o wartości przekraczającej 1500 zł. Dodatkowo każdy składnik majątku ujęty w ewidencji wyposażenia podlegał zewidencjowaniu w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Od 1 stycznia 2022 roku obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w którym nie wyszczególniono już obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia przez podatników rozliczających się na podstawie PKPiR. Podkreślamy, że brak wymogu prowadzenia ewidencji wyposażenia nie wpływa na sposób kwalifikacji składników majątku jako wyposażenia oraz sposób ewidencjonowania tych kosztów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. W objaśnieniach do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (ust. 13 objaśnień) wskazano, że kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania w szczególności wydatków takich jak wartość zakupionego wyposażenia, tj. rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.
Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;
- maszyny, urządzenia i środki transportu;
- inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.
W konsekwencji jako wyposażenie należy kwalifikować rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością gospodarczą, niespełniające przynajmniej jednego z warunków z definicji środków trwałych zawartej powyżej, a więc w szczególności o przewidywanym okresie użytkowania krótszym niż rok.
Dodatkowo zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Na tej podstawie wnioskujemy, że składniki majątku spełniające kryteria powyższej definicji środków trwałych nie muszą być wprowadzane do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ze względu na wartość początkową nieprzekraczającą 10 000 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie podlegają wówczas ujęciu jako koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Przykład 1.
Pani Aneta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną według zasad ogólnych, rozlicza się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów i korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. 2 lutego 2023 roku pani Aneta dokonała zakupu laptopa o wartości 8000 zł brutto o przewidywanym okresie użytkowania ponad rok. Pani Aneta otrzymała fakturę VAT dokumentującą zakup laptopa. Czy jeśli wartość zakupionego laptopa nie przekracza 10 000 zł brutto, możliwe jest jednorazowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów bez dodatkowych formalności? Czy z uwagi na przewidywany okres użytkowania przekraczający rok laptop powinien zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych i amortyzowany? Laptop o wartości 8000 zł może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo. Składniki majątku o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł brutto nie muszą być wykazywane w ewidencji środków trwałych i amortyzowane, bez znaczenia pozostaje przewidywany okres ich użytkowania. Aktualnie przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nie mają także obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia, co oznacza, że zakup laptopa powinien zostać zewidencjonowany na podstawie faktury VAT w PKPiR, a tym samym ujęty w kosztach uzyskania przychodów, bez konieczności ujmowania go w ewidencji wyposażenia.
Zbiorcze ewidencjonowanie wydatków na wyposażenie w PKPiR
W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie przewidziano możliwości zbiorczego ewidencjonowania wydatków w PKPiR ponoszonych w danym dniu, miesiącu czy roku na podstawie jakichkolwiek zestawień. Każdy dowód dokumentujący poniesienie danego wydatku przez przedsiębiorcę prowadzącego Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów powinien być ewidencjonowany oddzielnie w PKPiR.
W razie zbiorczego ujęcia wydatków na wyposażenie w PKPiR księga może zostać uznana za prowadzoną w sposób wadliwy lub w części za nierzetelną. Zgodnie z art. 10 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Oznacza to, że Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów stanowi dowód tego, co wynika z zawartych w niej zapisów tylko wówczas, gdy jest prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy.
Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi, zawartymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, z zastrzeżeniem art. 10 ust. 4, w którym wyszczególniono sytuacje, gdy księgę uznaje się za rzetelną. Prowadzona przez podatnika Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów powinna zatem zawierać wszystkie zdarzenia, w pełni zgodne z rzeczywistością, będące przedmiotem wpisów do księgi.
Zbiorcze ewidencjonowanie wydatków poniesionych na wyposażenie wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą nie jest zatem możliwe w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązujące przepisy nie zezwalają na sporządzenie dowodu zbiorczego będącego podstawą do zaksięgowania wydatków na wyposażenie, nawet wówczas gdy podatnik dołączy faktury dokumentujące zakup poszczególnych składników majątku zakwalifikowanych jako wyposażenie i specyfikację. Niedopuszczalne jest zatem zbiorcze ewidencjonowanie w księdze, w jednej pozycji na koniec miesiąca łącznego kosztu wydatków poniesionych na wyposażenie w danym miesiącu.
Przykład 2.
Pani Beata jest właścicielką biura aranżacji wnętrz (jednoosobowa działalność gospodarcza), jest czynnym podatnikiem VAT, jako formę opodatkowania stosuje zasady ogólne i prowadzi PKPiR. W lutym 2023 roku dokonała zakupu sprzętu elektronicznego (laptopy, słuchawki, monitory) udokumentowanego na podstawie kilku faktur VAT. Żaden z zakupionych składników majątku nie przekracza kwoty 10 000 zł netto, w związku z czym składniki zostały zakwalifikowane jako wyposażenie. Czy pani Beata może ująć wydatki na wyposażenie w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów zbiorczo w jednej pozycji na koniec miesiąca łącznego kosztu wydatków poniesionych na wyposażenie w lutym 2023 roku, dołączając do dowodu faktury dokumentujące nabycie składników wyposażenia oraz specyfikację? Obowiązujące przepisy nie dopuszczają zbiorczego ewidencjonowania wydatków w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, w tym także wydatków poniesionych na wyposażenie wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Każdy dowód dokumentujący poniesienie danego wydatku przez przedsiębiorcę prowadzącego PKPiR powinien być ewidencjonowany oddzielnie. Pani Beata powinna zatem każdą fakturę dokumentującą zakup składników zakwalifikowanych jako wyposażenie ująć w PKPiR jako oddzielny wpis. Zbiorcze ewidencjonowanie kosztów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, w tym także wydatków na wyposażenie nie jest zatem dopuszczalne.
