Należności świadków w postępowaniu cywilnym – jak uzyskać zwrot kosztów?

Sądowe postępowanie cywilne jest prowadzone według ściśle ustalonych prawem zasad. Rozstrzygnięcie wielu spraw wymaga powołania świadków, biegłych i tłumaczy. Osobom tym przysługują określone należności za czas uczestnictwa w rozprawie. W artykule wyjaśniamy, jakie należności świadków w postępowaniu cywilnym oraz innych uczestników procesu regulują przepisy i jak ubiegać się o ich zwrot.

Należności świadków, biegłych, tłumaczy i stron w postępowaniu cywilnym — podstawa prawna

Należności świadków, biegłych, tłumaczy i stron w postępowaniu cywilnym zostały uregulowane w przepisach Ustawy z dnia 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, zwanej dalej „ustawą”.

Należności świadków w postępowaniu cywilnym 

Zgodnie z art. 85 ust. 1 ustawy świadkowi przysługuje zwrot kosztów podróży – z miejsca jego zamieszkania do miejsca wykonywania czynności sądowej na wezwanie sądu – w wysokości faktycznie poniesionych, racjonalnych i celowych kosztów przejazdu własnym samochodem lub innym odpowiednim środkiem transportu. 

Górną granicę zwrotu kosztów podróży stanowi wysokość kosztów przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Przepisy ustawy odwołują się zatem w tym przypadku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 

Według tych samych zasad świadkowi przysługuje zwrot kosztów noclegu oraz utrzymania w miejscu wykonywania czynności sądowej. 

Warto jednocześnie dodać, że wysokość poniesionych kosztów podróży i noclegu oraz utrzymania w miejscu wykonywania czynności świadek powinien należycie wykazać. 

Kolejną należnością, jaka przysługuje świadkowi, jest zwrot zarobku lub dochodu utraconego z powodu stawiennictwa na wezwanie sądu (art. 86 ust. 1 ustawy). 

Wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód za każdy dzień udziału w czynnościach sądowych przyznaje się świadkowi w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu. W odniesieniu do świadka pozostającego w stosunku pracy przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop. 

Górną granicę powyżej wskazanych należności stanowi równowartość 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość, ustaloną na podstawie odrębnych zasad, określa ustawa budżetowa. Jeżeli ogłoszenie ustawy budżetowej nastąpi po 1 stycznia roku, którego dotyczy ustawa budżetowa, podstawę obliczenia należności za okres od 1 stycznia do dnia ogłoszenia ustawy budżetowej stanowi kwota bazowa w wysokości obowiązującej w grudniu roku poprzedniego.

Wysokość kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe w 2024 roku to 1789,42 zł.

Utratę zarobku lub dochodu oraz ich wysokość świadek powinien należycie wykazać. 

Przykład 1.

Świadek wezwany do uczestnictwa w sądowym postępowaniu cywilnym udokumentował utracony zarobek i jego wysokość. Należność z tego tytułu przysługuje mu w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku, nie może ona jednak przekroczyć równowartości 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalonej na dany rok kalendarzowy w ustawie budżetowej. Oznacza to, że w 2024 roku maksymalny zwrot za jednodniową utratę zarobku (lub dochodu) wynosi nie więcej niż 82,31 zł.

Prawo do żądania omówionych powyżej należności przewidzianych w art. 85 i 86 ustawy służy osobie wezwanej w charakterze świadka, jeżeli się stawiła, choćby nie została przesłuchana. Natomiast w przypadku świadka, który zgłosił się bez wezwania sądu, wspomniane należności mogą być przyznane tylko w wypadku, jeżeli został przesłuchany przez sąd. 

Jeżeli osoba uprawniona do otrzymania należności określonych w art. 85 i 86 ustawy zostanie wezwana w charakterze świadka w kilku sprawach na ten sam dzień, przyznaje się jej te należności tylko raz. 

Równocześnie omówionych wyżej przepisów nie stosuje się do świadka zatrudnionego w organie władzy publicznej, jeżeli powołany został do zeznawania w związku z tym zatrudnieniem. W takich okolicznościach świadkowi służy prawo do należności na zasadach określonych w przepisach regulujących wysokość i warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Należności przysługujące biegłym w postępowaniu cywilnym

Stosownie do brzmienia art. 89 ust. 1 ustawy biegłemu powołanemu przez sąd przysługuje wynagrodzenie za wykonaną pracę oraz zwrot poniesionych przez niego wydatków niezbędnych dla wydania opinii. 

Wysokość wynagrodzenia biegłego za wykonaną pracę ustala się, uwzględniając wymagane kwalifikacje, potrzebny do wydania opinii czas i nakład pracy, a wysokość wydatków niezbędnych dla wydania opinii – na podstawie złożonego rachunku. 

Wynagrodzenie biegłych oblicza się według stawki wynagrodzenia za godzinę pracy albo na podstawie taryfy zryczałtowanej ustalonej dla poszczególnych kategorii biegłych ze względu na dziedzinę, w której są oni specjalistami. Podstawę obliczenia stawki wynagrodzenia za godzinę pracy i taryfy zryczałtowanej stanowi z kolei ułamek kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość określa ustawa budżetowa (w 2024 roku wspomniana kwota to 1789,42 zł). 

W odniesieniu do wynagrodzenia biegłego będącego podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT) podwyższa się kwotę tego wynagrodzenia o kwotę podatku VAT, określoną zgodnie ze stawką tego podatku obowiązującą w dniu orzekania o tym wynagrodzeniu.

Jeżeli można oszacować przewidywany nakład pracy biegłego przy sporządzeniu opinii i przewidywaną wysokość wydatków, przewodniczący – zlecając biegłemu sporządzenie opinii – może oznaczyć wysokość wynagrodzenia lub zwrotu wydatków. 

Jednak w terminie tygodnia od dnia otrzymania zlecenia sporządzenia opinii biegły może żądać wynagrodzenia lub zwrotu wydatków w innej wysokości. W razie gdy strony wyrażą zgodę na żądanie biegłego i zostanie uiszczona odpowiednia zaliczka, przewodniczący dokona zlecenia biegłemu sporządzenia opinii za wynagrodzeniem lub ze zwrotem wydatków żądanymi przez biegłego. Jednocześnie warto dodać, że zgoda obu stron nie jest wymagana, jeżeli jedna z nich uiści w zakreślonym przez sąd terminie wymaganą zaliczkę, a łączna wysokość wynagrodzenia i zwrotu wydatków żądanych przez biegłego nie przekracza 5000 zł.

Przyznając biegłemu wynagrodzenie lub zwrot wydatków, sąd jest związany wysokością, na którą strony wyraziły zgodę na podstawie powyższych przepisów. 

W razie braku przesłanek do zlecenia biegłemu sporządzenia opinii na omawianych zasadach realizację opinii zleca się za wynagrodzeniem lub zwrotem wydatków według ogólnych reguł przewidzianych w art. 89 ustawy. 

W przypadku gdy opinia zawiera rażące błędy albo nie odpowiada treści zlecenia, wynagrodzenie ani zwrot wydatków nie przysługują.

Należności przysługujące tłumaczowi powołanemu przez sąd 

Tłumaczowi powołanemu przez sąd przysługuje wynagrodzenie za wykonaną pracę oraz zwrot poniesionych przez niego wydatków niezbędnych do wykonania tłumaczenia (art. 89d ust. 1 ustawy).

Wysokość wynagrodzenia i zwrotu wydatków tłumacza ustala się, stosując odpowiednio omówione wcześniej w niniejszym artykule przepisy o wynagrodzeniu i zwrocie wydatków biegłego. 

W odniesieniu do tłumacza przysięgłego wynagrodzenie ustala się według przepisów Ustawy z dnia 25 listopada 2004 roku o zawodzie tłumacza przysięgłego.

Szczegółowe zasady obowiązujące przy ustalaniu należności tłumaczy przysięgłych są zawarte w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 stycznia 2005 roku w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego.

Przepisy wspólne dotyczące biegłego i tłumacza

Do biegłego i tłumacza powołanych przez sąd stosuje się odpowiednio omówiony uprzednio art. 85 ustawy, określający uprawnienia w zakresie zwrotu kosztów podróży oraz zwrotu kosztów noclegu i utrzymania w miejscu wykonywania czynności sądowej. Dotyczy to również sytuacji, gdy sąd nie skorzystał z usług takiego biegłego lub tłumacza. 

Ponadto biegłemu lub tłumaczowi wezwanemu przez sąd, w razie nieskorzystania z jego usług, przysługuje zwrot utraconego zarobku lub dochodu. Wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód przyznaje się biegłemu lub tłumaczowi, uwzględniając ich kwalifikacje i czas zużyty w związku z wezwaniem, przy odpowiednim zastosowaniu przepisów o górnej granicy należności i konieczności wykazania utraty zarobku lub dochodu oraz ich wysokości (art. 86 ust. 3 i 4 ustawy – omówiony wcześniej w tym tekście). 

W przypadku wezwania biegłego lub tłumacza do sądu w kilku sprawach na ten sam dzień zwrot kosztów podróży, noclegu, utrzymania w miejscu wykonywania czynności sądowej, utraconego zarobku lub dochodu z powodu stawiennictwa na wezwanie sądu — przysługuje im tylko raz.

Należności strony postępowania oraz kuratora ustanowionego dla strony 

Zgodnie z art. 91 ustawy w wypadku gdy obowiązujące przepisy przewidują przyznanie stronie należności w związku z jej udziałem w postępowaniu sądowym, należności te przyznaje się stronie w wysokości przewidzianej dla świadków. 

Kuratorowi ustanowionemu dla strony w danej sprawie przysługuje wynagrodzenie oraz zwrot poniesionych przez niego wydatków niezbędnych do dokonania czynności. W takim przypadku stosuje się odpowiednio art. 85 ustawy dotyczący zwrotu kosztów podróży i zwrotu kosztów noclegu oraz utrzymania w miejscu wykonywania czynności sądowej. 

Wynagrodzenie kuratora będącego podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku VAT podwyższa się o kwotę tego podatku, określoną zgodnie ze stawką obowiązującą w dniu orzekania o tym wynagrodzeniu. 

Wniosek o zwrot należności

Wynagrodzenie oraz zwrot kosztów podróży, wydatków, utraconego zarobku lub dochodu przyznaje się na wniosek świadka, osoby towarzyszącej świadkowi, jeżeli świadek nie mógł stawić się na wezwanie sądu bez opieki tej osoby, biegłego, kuratora ustanowionego dla strony w danej sprawie lub tłumacza, a także strony lub osoby trzeciej uprawnionej do otrzymania należności. 

Osobę uprawnioną do otrzymania omawianych należności poucza się o prawie i sposobie złożenia wniosku o ich przyznanie oraz skutkach niezachowania 3-dniowego terminu przewidzianego na złożenie wniosku.

Roszczenie o zwrot należności przedawnia się z upływem 3 lat, licząc od dnia powstania tego roszczenia. 

Przykład 2.

Osoba została wezwana przez sąd w charakterze świadka. Podczas przejazdu na rozprawę korzystała ona z własnego samochodu. Aby uzyskać zwrot kosztów podróży, świadek powinien złożyć wniosek o zwrot kosztów nie później niż w ciągu 3 dni po rozprawie. W takim wniosku należy wskazać numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika oraz liczbę przejechanych kilometrów w obie strony. Wniosek składa się w biurze podawczym sądu lub przesyła za pośrednictwem operatora pocztowego.

Jeżeli świadek korzystał z przejazdu środkami komunikacji publicznej, to we wniosku należy zamieścić informację o kwocie poniesionej na zakup biletów oraz przedłożyć dokumenty potwierdzające zakup (bilety, rachunki).

Ustalanie i przyznawanie należności

Należności w postaci wynagrodzenia oraz zwrotu kosztów podróży, wydatków, utraconego zarobku lub dochodu — ustala i przyznaje sąd albo referendarz sądowy. 

Przewodniczący może zarządzeniem w całości uwzględnić wniosek świadka o przyznanie każdej z należności wskazanych w art. 85 i art. 86 ustawy, jeżeli jego uwzględnienie nie pociągnie za sobą zobowiązania strony do uiszczenia dalszych kwot albo strona zgodziła się na pokrycie należności świadka w żądanej przez niego wysokości. Zarządzenie to nie podlega zaskarżeniu. 

Należności świadków, biegłych, tłumaczy i stron w postępowaniu cywilnym — aktualne zasady. Podsumowanie

Świadkowi wezwanemu przez sąd przysługuje zwrot kosztów podróży oraz zwrot kosztów noclegu i utrzymania w miejscu wykonywania czynności sądowej. Z kolei biegłemu powołanemu przez sąd przysługuje wynagrodzenie za wykonaną pracę oraz zwrot poniesionych przez niego wydatków niezbędnych dla wydania opinii. Ponadto tłumaczowi powołanemu przez sąd przysługuje wynagrodzenie za wykonaną pracę oraz zwrot poniesionych przez niego wydatków niezbędnych do wykonania tłumaczenia. Wynagrodzenie oraz zwrot kosztów związanych z wezwaniem przez sąd przyznaje się na podstawie wniosku złożonego przez osobę uprawnioną. Powyższe należności ustala i przyznaje sąd albo referendarz sądowy.

Jasne, oto kompletny zestaw elementów optymalizacyjnych dla wskazanego artykułu, przygotowany zgodnie z Twoimi wytycznymi.