System e-Faktur

Digitalizacja jest nieodzownym procesem przyszłości i coraz więcej spraw oraz dokumentów możemy otrzymać w formie elektronicznej. Ministerstwo finansów postanowiło usprawnić system i wprowadzić tzw. e-Faktury. Na czym będzie polegał nowy system elektroniczny oraz w jaki sposób będą działać e-Faktury?

Krajowy system e-Faktur ma zostać uruchomiony wraz z wejściem w życie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. W ramach nowego systemu mają być wystawiane tzw. faktury ustrukturyzowane, czyli e-Faktury. Nowy sposób wystawiania faktur ma na celu ułatwienie dokonywania rozliczeń pomiędzy kontrahentami oraz zwiększyć bezpieczeństwo obrotu. Głównym plusem takiego rozwiązania jest komfort podatnika, który nie będzie musiał archiwizować faktur wystawionych za pomocą systemu elektronicznego.

Zobacz też:

Anulowanie faktury VAT - kiedy jest możliwe?

System będzie służył w szczególności do:

wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych
otrzymywania i przechowywania faktur
uwierzytelnienia i weryfikacji posiadanych uprawnień
analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur (art. 106nc projektu nr UD159)

Przed rozpoczęciem wystawiania faktur podatnik będzie zobowiązany do złożenia powiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur w celu wystawienia faktur (art. 106na ust. 4 projektu nr UD159). Przepis ten nie będzie jednak dotyczył jednoosobowych działalności gospodarczych, jeżeli podatnik nie udzielił upoważnienia do wystawiania e-Faktur osobie trzeciej.

Przykład 1.

Pani Anna prowadzi kwiaciarnię w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie posiada innych pracowników, a księgowością i wystawianiem faktur zajmuje się osobiście. W takim wypadku nie będzie zobowiązana do złożenia powiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego w celu wystawienia e-faktury, ponieważ nie upoważniła nikogo innego do ich wystawiania.

Faktury ustrukturyzowane będą w obiegu bez względu na istnienie faktur tradycyjnych (papierowych). System będzie przechowywał faktury przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wstawione. Pozwoli na pobieranie dokumentów i sprawdzanie potrzebnych informacji.

Na początku korzystanie z systemu ma być dobrowolne, jednak celem jest, aby system stał się obowiązkowy od 2023 roku.

Szybki zwrot VAT

Osoby, które zdecydują się na korzystanie z systemu e-Faktur, będą mogły liczyć na krótszy termin zwrotu podatku VAT, który będzie wynosił 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia (art. 1 pkt. 4 lit. c projektu ustawy nr UD159). Jednak, by otrzymać przywilej wcześniejszego zwrotu podatku VAT, podatnik będzie musiał spełnić następujące warunki:

wystawianie wyłącznie e-Faktur;
kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł;
podatnik przez 12 miesięcy poprzedzające złożenie wniosku będzie musiał być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT;
podatnik przez 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku będzie musiał posiadać konto w banku bądź imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Przykład 2.

Pan Andrzej jako przedsiębiorca postanowił skorzystać z nowego systemu i w ramach swojej działalność zaczął wystawiać e-faktury. Działa w ten sposób już od ponad roku, co bardzo usprawniło pracę papierkową. Spełnił wszystkie warunki, złożył deklarację i czekał na zwrot podatku VAT. Pan Andrzej otrzymał zwrot 40 dnia od złożenia rozliczenia i już wie, na co przeznaczy zwrot podatku.

Faktury korygujące in minus

Kolejnym elementem projektu w ramach wprowadzenia systemu e-Faktur będzie możliwość skorygowania faktury za pomocą systemu. Plusem skorzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie brak potrzeby stosowania ogólnych zasad korygowania podstawy opodatkowania. Tym samym nie będzie konieczne posiadanie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie korekty między nabywcą a sprzedającym.

Najważniejszym aspektem w przypadku faktur korygujących in minus będzie moment jej dostarczenia, który zadecyduje o korekcie podatku należnego oraz podatku naliczonego.

Przykład 3.

Pani Anna musiała wystawić 10 faktur, niestety w formie tradycyjnej. Okazało się, że dzień później wszedł przepis dający możliwość wystawiania i korygowania faktur w formie elektronicznej. Pani Anna wystawiła faktury tradycyjne w ramach starych przepisów, ale w przypadku wystawiania faktur korygujących nie będzie problemu i będzie mogła skorzystać z wersji elektronicznej.

Faktura wystawiona przed dniem wejścia w życie ustawy będzie mogła być skorygowana za pomocą faktury ustrukturyzowanej (art. 6 projektu ustawy nr UD159).

Niestety w ramach systemu nie będą mogły zostać wystawione noty korygujące, które będą wystawiane w ramach sposobu obecnie obowiązującego.