Poradnik Przedsiębiorcy

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur - co to oznacza dla przedsiębiorcy?

Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF) – znany także pod nazwą Centralny Rejestr Faktur CRF lub Centralna Baza Faktur, ma wejść do systemu w 2021 r. Jego zadaniem będzie gromadzenie wszystkich e-faktury wystawianych przez przedsiębiorców. Taka funkcjonalność niewątpliwie wpłynie na ich działalność, więc pewnie wielu z nich już teraz obawia się, że doda obowiązków, których niespełnienie będzie rodzić swoje następstwa. Czy słusznie?

KSeF - Krajowy Systemu e-Faktur - założenia

Projekt przewiduje zmianę ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz.106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”, przez wprowadzenie możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania sprzedaży obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych, występujących jako rodzaj faktur elektronicznych, będzie istniała możliwość ich wystawiania i otrzymywania za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Wobec w/w założeń zmiany ustawy wymaga wprowadzenia istotnych definicji, co ustawodawca przewidział między innymi, wprowadzając definicję faktury uproszczonej. Ustawodawca przyjął także, że otrzymanie faktury korygującej przez drugą stronę, nie będzie wymagało dowodu z uzgodnień skoro, system będzie wyposażony w funkcjonalność, która umożliwi otrzymanie automatycznej informacji o odebraniu faktury korygującej.

W projekcie założono istnienie grupy podatników, którzy wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane, preferencję w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT dla podatników spełniających określone warunki. Skrócony 40-dniowy termin zwrotu jest wyjątkową preferencją, którą mogą uzyskać podatnicy jeżeli spełniają wszystkie warunki określone w proponowanych przepisach projektu ustawy i wykażą w rozliczeniu kwotę podatku do zwrotu z oznaczeniem dla terminu 40-dniowego.

Dodatkowo nowelizacja zakłada, że KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę, tj. okoliczność, że wymagają akceptacji odbiorcy.

Zadania CRF

Centralny Rejestr Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, jak również do ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system, weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzorem takiej faktury.

Dodatkowo system będzie służył do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłał komunikaty dotyczące wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Dzięki skorzystaniu z wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF podatnicy zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji. W KSeF to administracja podatkowa zapewnia przechowywanie wystawionych za jego pośrednictwem faktur. 

Ponadto dla podatników wystawiających w całym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane oraz spełniających warunki m.in. w zakresie zarejestrowania jako podatnik VAT czynny oraz składania deklaracji za każdy okres rozliczeniowy, projektowana ustawa wprowadza preferencję w postaci skróconego z 60 dni do 45 dni terminu zwrotu podatku VAT. 

Wprowadzane rozwiązanie ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, a tym samym ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT i przyczyni się do poprawy warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez podatników poprzez łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów.

Wprowadzenie elektronicznego ustandaryzowanego wzoru faktury doprowadzi do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji handlowych. Możliwość zautomatyzowania procesów księgowych znacząco wpłynie na zmniejszenie liczby błędów wywołanych czynnikiem ludzkim. Zakłada się również, że podatnicy wystawiający wyłącznie faktury ustrukturyzowane będą mogli otrzymywać zwroty nadwyżki VAT naliczonego w przyspieszonym terminie.

W ustawie przewidziano, również kwestię nieprawidłowości sytemu, zgodnie z założeniami w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych będą się pojawiały komunikaty dotyczące niedostępności systemu.

System oznacza uwolnienie przedsiębiorcy od ciężaru pewnych obowiązków 

Przede wszystkim ciężar przechowywania faktur ustrukturyzowanych spada na KSeF i wynosi on 10 lat., licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 

Nowa funkcjonalność sprawi, że organ podatkowy nie będzie miał podstaw do żądania od podatnika okazania faktur na wezwanie, albowiem administracja podatkowa będzie posiadała natychmiastowy dostęp do tych faktur.
 

Kolejną zmianą będzie rezygnacja z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF.

Projekt ustawy dopóki nie zostanie uchwalany może przybrać jeszcze różne brzmienie. Niemniej doczasowe propozycje zaproponowane przez projektodawców mają na celu uszczelnienie systemu podatkowego, a tym samym ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT i przyczyni się do poprawy warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez podatników poprzez łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów. 

Narzędzie to pozwoli na ograniczenie działań podatników zaangażowanych w nieuczciwą działalność, co spowoduje ograniczenie nieuczciwej konkurencji.

Podstawa prawna

Uzasadnienie do projektu z dnia 1 lutego 2021 ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wykaz UD159.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.