Do obowiązków biur rachunków nie należy już tylko poprawne księgowanie i wyliczanie zobowiązań podatkowych i na rzecz ZUS-u. Obecnie księgowy powinien być również strażnikiem czuwającym nad uczciwością przedsiębiorcy, a także inspektorem danych osobowych. Sprawdzamy, jakie są kluczowe obowiązki biur rachunkowych oprócz księgowania i wyliczania podatków!
Obowiązek wdrożenia AML
Powszechnie używana wśród księgowych fraza „AML” to tak naprawdę skrót od ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ang. Anti-money Laudering Procedure). Czemu w ogóle trzeba wdrożyć w firmie procedury AML? Ponieważ pranie pieniędzy to przestępstwo najczęściej powiązane z innymi ciężkimi przestępstwami pospolitymi, jak kradzież, zabójstwo, wymuszenia, łapówkarstwo czy handel ludźmi lub przedmiotami wykluczonymi z obrotu.
Wśród podmiotów, które muszą wdrożyć procedury AML, znajdują się m.in.:
- doradcy podatkowi w zakresie czynności doradztwa podatkowego;
- biegli rewidenci;
- podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Powyższe oznacza, że procedury AML obejmują również biura rachunkowe, czyli podmioty, które świadczą usługi związane z doradztwem i obsługą podatkową. Nawet małe, jednoosobowe biura rachunkowe muszą ją wdrożyć.
Biura rachunkowe jako instytucje obowiązane w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu muszą opracować i wdrożyć wewnętrzne procedury anonimowego zgłaszania nieprawidłowości. Zgodnie z art. 34 ustawy AML polegają one m.in. na:
- identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości;
- identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowania uzasadnionych czynności w zakresie:
- weryfikacji jego tożsamości;
- ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem;
- ocenie stosunków gospodarczych i uzyskania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
- bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem w zakresie:
- analizy transakcji w celu zapewnienia, że są one zgodne z wiedzą biura rachunkowego o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem;
- badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami;
- zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
Szczególne obowiązki związane z AML odnoszą się do ustalenia i weryfikacji stanu faktycznego ze stanem ujawnionym w rejestrze i to będzie teraz jedną z najważniejszych powinności podmiotu obowiązanego. Chodzi tu o takie rejestry, jak:
- Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CBR);
- CEiDG;
- KRS.
Raportowanie schematów podatkowych
Z założenia mechanizm schematów podatkowych to kolejne narzędzie mające na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz zapobieganie agresywnemu planowaniu podatkowemu. Raportowanie w zakresie schematów podatkowych nazywane jest skrótowo „MDR” (ang. Mandatory Disclosure Rules).
W uproszczeniu MDR to nic innego, jak raportowanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie optymalizacji podatkowych, czyli unikaniu opodatkowania (pomimo podejmowania działań dozwolonych w ustawach podatkowych).
Ustawodawca dość dokładnie określił, jakie podmioty muszą raportować schemat podatkowy. Obowiązek przekazania informacji o schematach podatkowych może dotyczyć trzech kategorii podmiotów:
- promotora;
- korzystającego;
- wspomagającego.
Biuro rachunkowe może występować albo w roli promotora, albo w roli wspomagającego. Rolę promotora będzie pełniło, gdy we własnym zakresie opracuje i przygotuje dla klienta określony schemat księgowy, który następnie zostanie wdrożony. Wtedy zgłasza do szefa KAS schemat podatkowy na formularzu MDR-3. Natomiast w sytuacji gdy biuro rachunkowe będzie prowadziło wyłącznie usługi księgowe, wystąpi jako wspomagający. Co do zasady pierwszeństwo w zgłoszeniu schematu podatkowego ma promotor.
Jak zatem widać, konkretny status uzależniony jest od stopnia zaangażowania biura rachunkowego w działalność podatnika.
Biura rachunkowe w świetle nowych przepisów muszą wykazywać się wzmożoną czujnością w zakresie usług księgowych wobec transakcji, które mogą zostać potencjalnie uznane za schemat podatkowy. Warto jednak pamiętać, że jedynym w pełni skutecznym środkiem uniknięcia konieczności raportowania jako wspomagający jest otrzymanie od korzystającego lub promotora numeru schematu podatkowego.
Obowiązek rejestracji do BDO
BDO to baza danych o produktach i opakowaniach, która systematyzuje procesy polegające na przeciwdziałaniu nieprawidłowościom związanym z gospodarowaniem odpadami. Kwestie BDO reguluje w dość precyzyjny sposób ustawa o odpadach. W ramach raportowania BDO należy prowadzić osobną ewidencję odpadów.
Ewidencję tę są zobowiązane prowadzić podmioty, które wytwarzają odpady oraz osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które są w posiadaniu odpadów. Można zatem stwierdzić, że wszystkie podmioty mające styczność z odpadami są zobowiązane do jej prowadzenia. Warto natomiast wiedzieć, że podmioty, które nie wytwarzają większej ilości odpadów niż zwykłe gospodarstwo domowe, nie muszą prowadzić takiej ewidencji.
Jedną z branż, które z pewnością ucieszy taki stan prawny, są między innymi właśnie biura rachunkowe. Zazwyczaj bowiem biura rachunkowe wytwarzają odpady w małej ilości w obrębie limitów i nie muszą dokonywać rejestracji do BDO.
Limity, których muszą pilnować m.in. biura rachunkowe, aby korzystać ze zwolnienia prowadzenia ewidencji BDO, to:
- odpadowy toner drukarski inny niż wymieniony w 08 03 17 – do 0,2 Mg rocznie;
- baterie alkaliczne (z wyłączeniem 16 06 03) – do 0,02 Mg rocznie;
- inne baterie i akumulatory – do 0,02 Mg rocznie;
Obowiązki biur rachunkowych a opłata środowiskowa
Kolejnym obowiązkiem występującym w większości przedsiębiorstw, w tym także w biurach rachunkowych, jest opłata środowiskowa. Dotyczy ona każdego podatnika, który w firmie wykorzystuje np. samochód osobowy, wprowadzając tym samym gazy lub pyły do powietrza. Nie ma przy tym znaczenia, czy użytkowane jest auto służbowe, czy prywatne. Niezależnie bowiem od formy własności pojazdu wprowadza on tyle samo gazów i pyłów do atmosfery, które powstają w wyniku spalania paliwa.
Wykaz zawierający zbiorcze zestawienie informacji o zakresie korzystania ze środowiska należy złożyć do marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce korzystania ze środowiska. Wykaz ten można złożyć papierowo lub elektronicznie. Termin jego złożenia i uiszczenia opłaty środowiskowej z tego tytułu upływa 31 marca za rok poprzedni.
Szczególna dbałość o bezpieczeństwo danych w związku z RODO
Biura rachunkowe jako podmioty mające dostęp do danych swoich klientów, ich pracowników oraz osób, z którymi klienci współpracują, są zobowiązane do przestrzegania przepisów RODO. Jest to tak naprawdę nic innego, jak ochrona danych osobowych. Biura rachunkowe w ramach swojej działalności, będąc tego bardziej lub mniej świadome, przetwarzają dane osobowe, w związku z czym powinny zawrzeć ze swoimi klientami umowę o powierzeniu danych osobowych.
Właściciele biur rachunkowych muszą pamiętać, że w sytuacji gdy zajdzie podejrzenie przestępstwa w zakresie danych, Urząd Ochrony Danych Osobowych (tzw. UODO) przekaże informacje do prokuratury. Wówczas należy liczyć się ze srogimi karami (do 10 mln EUR). Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może również zawiadomić organy ścigania o popełnieniu przestępstwa, dołączając dowody dokumentujące podejrzenie popełnienia przestępstwa. Organy ścigania mogą nałożyć karę pozbawienia wolności za nielegalne przetwarzanie danych osobowych. Są to oczywiście bardzo skrajne sytuacje, ale pokazują, że warto, by właściciele biur rachunkowych zadbali o wprowadzenie szczegółowych procedur, zarówno w sferze dokumentacyjnej, jak i w sferze zabezpieczeń danych.
Osoba, która chce skorzystać z usług biura rachunkowego, powierza przedstawicielom takiej firmy faktury (zarówno sprzedażowe, jak i zakupowe), dokumenty pracownicze, umowy, wyciągi bankowe bądź też inne potwierdzenia dokonywanych transakcji. Tym samym klient powierza pracownikom biura rachunkowego:
- dane wartościowe dotyczące informacji o wielkości dokonywanych przez klienta transakcji;
- dane kontrahentów, zarówno dostawców, jak i odbiorców;
- dane zatrudnionych pracowników (w tym dane wrażliwe, jak zwolnienia lekarskie), jeżeli usługa poszerzona jest o prowadzenie kadr.
Korzystanie przez biuro rachunkowe z dokumentów obcych, na których zawarte są dane osobowe, to czynność nosząca miano przetwarzania danych osobowych. To oznacza, że każde biuro rachunkowe podlega pod RODO i krajowe przepisy o ochronie danych osobowych.
Ponieważ wszystkie przekazywane do biura rachunkowego dokumenty są własnością i dotyczą firmy klienta, to klient jest tzw. administratorem danych osobowych. Nie ma tu znaczenia, że przekazał (powierzył) pieczę nad dokumentami biuru rachunkowemu. Wciąż to klient pozostaje administratorem danych i jest zobowiązany – zgodnie z ustawą – do dochowania ich należytej ochrony. Biuro natomiast ma przede wszystkim określone zadania w zakresie zabezpieczenia otrzymanych danych zarówno w kwestii technicznej, jak i formalnej.
Jeżeli biuro rachunkowe korzysta z oprogramowania księgowego instalowalnego, a dokumenty klienta w formie papierowej przechowuje w swojej siedzibie, to musi we własnym zakresie zadbać o wdrożenie procedur RODO. Między innymi zaopatrzyć się w specjalną szafę na dokumenty, najlepiej z zamkiem z certyfikatem, a w przypadku przechowywania akt osobowych również taką, która jest ognioodporna. Komputer, na którym przechowywane są dane, pełni rolę serwera i tym samym należy go odpowiednio zabezpieczyć przed zawirusowaniem, kradzieżą czy uszkodzeniem.
Aby ograniczyć obowiązki biur rachunkowych wynikające z RODO, warto wybrać system księgowy online dla Biur Rachunkowych wFirma. Obowiązek zabezpieczenia danych przeniesiony jest na dostawcę oprogramowania, który tworzy kopie zapasowe, zabezpiecza dane przed ich utratą czy niepożądanym dostępem (np. dzięki wbudowanym narzędziom dwuetapowego logowania). System posiada również moduł e-akt, dzięki czemu cała dokumentacja pracownicza ma postać elektroniczną i jest przechowywana na bezpiecznym serwerze zgodnie z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
