Czy możliwa jest reprezentacja klienta podczas kontroli?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

W trakcie kontroli przeprowadzanej przez organy podatkowe lub inspektorów kontroli ZUS konieczne jest wypełnienie szeregu obowiązków, w tym udzielanie wyjaśnień i przedstawianie wymaganych dokumentów. Dostęp do dokumentów i pełną wiedzę w tym zakresie mają najczęściej obsługujące przedsiębiorcę księgowe i kadrowe. Czy możliwa jest zatem reprezentacja klienta podczas kontroli urzędu skarbowego lub ZUS?

Kontrola ZUS – co warto wiedzieć?

Kontrolę wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS. Kontrola może obejmować w szczególności:

  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
  • zabezpieczać zebrane dowody;
  • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
  • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  • wzywać i przesłuchiwać świadków;
  • wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

W sprawach objętych zakresem kontroli płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli ZUS żądane dokumenty.

Płatnicy składek są zobowiązani:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
  • udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne – udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
  • przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Reprezentacja w toku kontroli ZUS

Przedsiębiorca może upoważnić księgową lub kadrową do wykonywania czynności w sprawach ZUS. W tym zakresie możliwe jest udzielenie pełnomocnictwa:

  • jednorazowo do wykonania konkretnej czynności/załatwienia sprawy,
  • do załatwiania spraw w ZUS,
  • do załatwiania spraw za pośrednictwem PUE ZUS.

Księgowa lub kadrowa może także zostać upoważniona do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli ZUS. Pełnomocnictwa udziela się każdorazowo na formularzach, które można znaleźć na stronach internetowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Kontrola US – najważniejsze informacje

Organy podatkowe pierwszej instancji przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz ich następców prawnych. Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Kontrolę podatkową podejmuje się z urzędu.

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody lub wniosku kontrolowanego. W razie wyrażenia zgody lub złożenia wniosku ustnie kontrolujący sporządza adnotację.

Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Oświadczenie o rezygnacji z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych składane jest na piśmie. W razie odmowy złożenia oświadczenia kontrolujący dokonuje odpowiedniej adnotacji, dołączając ją do protokołu.

Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do:

  • wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
  • wstępu do lokali mieszkalnych;
  • żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
  • żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej;
  • zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
  • zabezpieczania zebranych dowodów;
  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  • żądania przeprowadzenia spisu z natury;
  • przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób;
  • zasięgania opinii biegłych.

Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani w szczególności:

  • umożliwić, nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód bądź przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;
  • przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli;
  • przekazać, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, jeżeli kontrolowany prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

Reprezentant kontrolowanego, pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani udzielić wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań.

Kontrolowany ma obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Reprezentacja klienta podczas kontroli urzędu skarbowego

Kontrolowany może ustanowić pełnomocnika ogólnego lub szczególnego – do wykonywania reprezentowania w toku czynności kontrolnych. Jeżeli kontrolowany nie ustanowił pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, jest obowiązany ustanowić pełnomocnika na wypadek swojej nieobecności w czasie kontroli.

Pełnomocnictwo ogólne oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu zgłasza mocodawca, wyłącznie na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej według wzoru określonego w przepisach, do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego, w tym może upoważniać do reprezentowania przedsiębiorcy w toku kontroli US. Pełnomocnictwo szczególne może być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu.

Pełnomocnictwo szczególne udzielone na piśmie oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w przypadku gdy zostały utrwalone w postaci papierowej, składa się do akt sprawy według wzoru określonego w przepisach, w oryginale lub jego notarialnie poświadczony odpis.

Pełnomocnik może okazać oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w celu sporządzenia przez organ podatkowy jego urzędowego odpisu i dołączenia do akt sprawy.

Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, w tym także księgowa lub kadrowa.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów