Wiele firm decyduje się na prowadzenie ksiąg rachunkowych za pośrednictwem biura rachunkowego. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, w której mogą pojawić się różnego rodzaju wątpliwości związane z zakresem obowiązków i odpowiedzialności biura. Czy wiesz, kiedy występuje obowiązek dekretacji dokumentów księgowych? Sprawdź w artykule!
Obowiązki biura rachunkowego
Warunki ustawowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zostały zdefiniowane w art. 76a ustawy o rachunkowości:
„Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1292 i 1495 oraz z 2020 r. poz. 424 i 1086), polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2–6”.
Do czynności, o których mowa w przepisie przytoczonym powyżej, należą:
- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
- sporządzanie sprawozdań finansowych;
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Szczegółowe zasady współpracy biura rachunkowego jednostki korzystającej z usług świadczonych przez biuro rachunkowe odnoszące się konkretnie do kontroli dowodów księgowych powinny zostać określone w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Kontrolę dowodów księgowych należy realizować pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są przez biuro rachunkowe, kontroli merytorycznej dokonuje zazwyczaj kierownik jednostki lub wyznaczony przez niego pracownik dysponujący wiedzą umożliwiającą sprawdzenie, czy dowód dokumentuje faktyczną operację gospodarczą oraz czy jest zgodny z treścią zawartych umów bądź decyzjami podjętymi przez uprawnione osoby. Kontrolę formalną i rachunkową przeprowadza natomiast zazwyczaj pracownik biura rachunkowego. Zrealizowanie kontroli powinno zostać opatrzone podpisami osób, które jej dokonały.
Jakie dane powinien zawierać dowód księgowy i na czym polega dekretacja?
Dowody księgowe przed ich zaewidencjonowaniem muszą być odpowiednio opracowane. Na ich opracowanie składają się następujące czynności:
- sprawdzenie dowodów;
- dekretowanie dowodów;
- segregowanie i numerowanie dowodów.
Zgodnie z art. 21ust. 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia go w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Jak widzimy, ustawa o rachunkowości definiuje wprost, że dowód księgowy obligatoryjnie powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania go do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, czyli dekretacji, oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Każdy dowód księgowy po zakwalifikowaniu go do ujęcia w księgach rachunkowych podlega zatem dekretacji, która polega na wskazaniu miejsca ujęcia go w ewidencji księgowej.
Na dowodzie umieszcza się tzw. dekret z następującymi informacjami:
- datą, pod którą dowód zaewidencjonowano w księgach rachunkowych;
- kontami, na których dokonano zapisu i stronami tych kont (Wn lub Ma);
- wartością operacji gospodarczej.
Potwierdzeniem sporządzenia dekretacji jest podpis osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową oraz dekretację. Przy dekretacji ręcznej biura rachunkowe używają zazwyczaj gotowych pieczątek – wystarczające jest wówczas uzupełnienie wymaganych informacji o miesiącu i sposobie ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis odpowiedniej osoby.
Na podstawie art. 21ust. 1a Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
- w ust. 1 pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
- w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Obowiązujące przepisy dopuszczają zatem możliwość zaniechania zamieszczenia na dowodzie księgowym stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, czyli dekretacji, o ile wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Obowiązek dekretacji dokumentów księgowych a elektroniczna dekretacja
Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wiąże się z tym, że za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu), na podstawie informacji zawartych już w księgach rachunkowych, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
- uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
- jest możliwe stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich prowadzenie;
- stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
- dane źródłowe w miejscu ich powstawania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Prowadząc księgi rachunkowe z użyciem komputera, dekretacja następuje zazwyczaj automatycznie. Programy księgowe dają możliwość wydruku dekretu, który może zostać podpięty do dokumentu źródłowego. Dodatkowo prowadzenie ksiąg rachunkowych z użyciem komputera sprawia, że wprowadzonym dokumentom nadawane są numery identyfikacyjne, które następnie są nanoszone na dokument źródłowy, wskazując miejsce, pod którym dokument został ujęty w księgach rachunkowych. Dzięki naniesieniu tego numeru możliwe jest szybkie sprawdzenie dekretacji w księgach rachunkowych. Dekretacja może być zatem dokonywana w formie elektronicznej, ale warto upewnić się, że wykorzystywany do prowadzenia ksiąg rachunkowych program daje możliwość wygenerowania wszystkich niezbędnych elementów, które w razie potrzeby można wydrukować i podpiąć do dokumentu. Trzeba także mieć na uwadze, że przyjęte rozwiązanie w zakresie sprawdzenia dowodu i sposobu dekretacji powinno zostać określone w przyjętej przez jednostkę polityce rachunkowości.
Warto podkreślić, że na dowodzie nie może zabraknąć zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych, wskazania okresu, w którym dany dokument ma być zaksięgowany, oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za poprawność formalną, merytoryczną i rachunkową dokumentu.
Faktury online a dekretacja
Ręczne numerowanie i dekretacja są żmudnym i czasochłonnym zajęciem, jednak nadal stosowanym w wielu biurach rachunkowych. Z pomocą przychodzą nowe technologie i innowacyjne rozwiązania, które w znaczny sposób mogą ułatwić pracę w biurach rachunkowych. Cyfryzacja może odmienić pracę księgowych, uczynić ją łatwiejszą i ciekawszą. Dzięki zastąpieniu faktur papierowych dokumentami elektronicznymi możliwe jest skupienie się na bardziej wymagających i ciekawszych aspektach zawodu księgowego.
Zgodnie z art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości dowodem księgowym jest każdy dokument spełniający określone wymogi formalne. Art. 21 ust. 1a tej ustawy dopuszcza zwolnienie z obowiązku dekretacji na dowodzie księgowym, jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Oznacza to, że rozwiązaniem może być skorzystanie ze specjalistycznych programów księgowych, które samodzielnie generują wszystkie niezbędne do dekretacji elementy. W ten sposób możemy uniknąć konieczności wpisywania ich ręcznie do wcześniej przygotowanych dowodów księgowych. Faktury online mogą zatem z powodzeniem zastąpić faktury w tradycyjnej papierowej formie.
Elektroniczna archiwizacja faktur może mieć wiele zalet. Wyspecjalizowane programy księgowe umożliwiają stworzenie cyfrowego archiwum, w którym pliki są odpowiednio katalogowane, dzięki czemu możliwe jest ich szybkie odnalezienie. Prowadzenie cyfrowego archiwum jest prawidłowe, o ile równolegle prowadzona jest dekretacja. Wykorzystanie właściwych narzędzi pozwalających na automatycznie tworzoną listę dekretów w programie księgowym z pewnością ułatwi pracę w biurze rachunkowym. Dekretacja jest zatem obowiązkowa, ale dzięki zastosowaniu specjalistycznych i nowoczesnych programów księgowych może być prowadzona w systemie cyfrowym.
