Odpowiedzialność za prawidłowość wyliczeń wynagrodzeń

Przepisy Kodeksu pracy normują zasady wypłaty przez pracodawcę wynagrodzenia za pracę. Co w sytuacji, jeśli wynagrodzenie zostanie błędnie naliczone? Kto wówczas ponosi odpowiedzialność za prawidłowość wyliczeń wynagrodzeń?

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia

Wypłata wynagrodzenia za pracę powinna być przez pracodawcę realizowana co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Wynagrodzenie za pracę, które jest płatne raz w miesiącu, wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Gdyby ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę okazał się dniem wolnym od pracy, wówczas pracodawca ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie w poprzedzającym go dniu roboczym.

Pracodawca wypłaca wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonym w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy z zastrzeżeniem, że co do zasady wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Nie zawsze naliczenie wysokości wynagrodzenia odbywa się w sposób modelowy, bowiem pracownik może przebywać na zwolnieniu lekarskim lub otrzymać karę pieniężną, co ma przełożenie na wyliczenie należnego mu wynagrodzenia do wypłaty: będzie ono niższe niż wskazano w umowie.

Często zdarzają się sytuacje, kiedy wynagrodzenie podlega zmniejszeniu np. na skutek przestoju czy właśnie choroby.

Przypomnieć należy, że pracownik za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. Natomiast pracownik, który ukończył 50. rok życia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują tu wyższą pensję.

W przypadku niezawinionego przestoju pracownikowi, który był gotów wykonywać pracę, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia, nie mniej niż w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku.

Zobacz też:

Ponadto pracodawca ma prawo do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego następujących należności:

sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
kar pieniężnych nałożonych przez pracodawcę na pracownika za nieprzestrzeganie organizacji i porządku w pracy.

Odpowiedzialność za prawidłowość wyliczeń wynagrodzeń po stronie pracodawcy

To pracodawca obowiązany jest do dokonywania wszelkich czynności związanych ze stosunkiem pracy, w tym do wyliczania wysokości należnego pracownikom wynagrodzenia, potrącania należnych składek i danin publicznych.

Pracodawca może powierzyć prowadzenie obsługi kadrowej i płacowej księgowemu zatrudnionemu w firmie bądź zewnętrznemu biuru rachunkowemu.

Obsługa kadrowa obejmuje w szczególności:

dbanie o wypłacanie wynagrodzeń;
prowadzenie ewidencji pracy;
sporządzanie umów o pracę;
prowadzenie akt osobowych pracowników;
sporządzanie świadectw pracy;
sporządzanie wypowiedzeń umów o pracę;
prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich;
sporządzanie dokumentów i rozliczeń przeznaczonych dla pracowników;
sporządzanie zeznań rocznych pracowników.

Obsługa płacowa obejmuje:

tworzenie rozliczeń;
tworzenie listy wynagrodzeń;
tworzenie listy wypłat z tytułu umów cywilno-prawnych;
sporządzanie deklaracji o dochodach;
przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach;
przekazywaniu do ZUS-u deklaracji rozliczeniowych i raportów.

Powierzając obsługę kadrowo-płacową kompetentnym osobom, przedsiębiorca oczekuje, że wszystko będzie wykonywane dokładnie i zgodnie z przepisami.

Zaniżenie i zawyżenie wynagrodzenia

Jednak zdarzyć się mogą sytuacje, kiedy otrzymane przez pracownika wynagrodzenie za pracę będzie obliczone błędnie. Skutki takiej pomyłki zawsze będą obciążać pracodawcę.

Co do zasady, gdy pracodawca przekazuje pracownikowi wynagrodzenie w wyższej kwocie niż ta, którą rzeczywiście powinien otrzymać, pracownik musi je zwrócić. Nie zawsze jednak zorientuje się, że popełniono błąd. Jeśli pomyłkę wcześniej wychwyci pracodawca, wówczas chcąc odzyskać nadwyżkę wypłaconą pracownikowi, musi wykazać, że pracownik wiedział, że otrzymał większe wynagrodzenie.

Gdy pracownik nie miał pojęcia o popełnieniu błędu i wykorzystał już wyższą wypłatę, nie jest zobligowany do jej zwracania, co wynika z przepisów regulujących bezpodstawne wzbogacenie.

Równie dobrze może zdarzyć się sytuacja odwrotna, kiedy to pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie w wysokości niższej niż należna. Niedopłata powinna być jak najszybciej uregulowana. Jeśli pracownik stwierdzi, że jego wynagrodzenie zostało zaniżone, powinien skierować do pracodawcy pisemne wezwanie do zapłaty. Po jego otrzymaniu pracodawca musi zweryfikować prawidłowość wyliczenia, jeśli jednak zignoruje wezwanie, pracownik ma dwa wyjścia:

zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy;
skierować do sądu pracy pozew o zapłatę brakującej części wynagrodzenia.

Państwowa Inspekcji Pracy po zgłoszeniu zawiadomienia ma 30 dni na zbadanie sprawy. Stwierdzenie przez PIP nieprawidłowości skutkować będzie podjęciem przewidzianych w przepisach prawa kroków, w tym wydaniem pracodawcy nakazu wypłaty pieniędzy.

Skierowanie sprawy o zapłatę do sądu pracy jest drugim rozwiązaniem. Wydaje się ono mniej atrakcyjne, gdyż postępowanie przed sądem z reguły trwa dłużej niż postępowanie prowadzone przez Państwową Inspekcję Pracy.

Odpowiedzialność za prawidłowość wyliczeń wynagrodzeń po stronie biura księgowego

W przypadku błędu w obliczeniu wynagrodzenia popełnionego przez pracowników biura księgowego odpowiedzialność wynikać będzie z zawartej umowy, zaś pracodawca będzie mógł dochodzić naprawienia szkody z ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej biura.

Umowa z biurem księgowym powinna szczegółowo określać jego obowiązki. Gdy zadania wynikające z zawartej umowy nie zostaną wykonane lub zostaną wykonane w sposób nienależyty, wówczas biuro rachunkowe będzie ponosiło odpowiedzialność na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Będzie to skutkować koniecznością naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub niewłaściwego wykonania przyjętych przez biuro obowiązków.

Pracodawca nie będzie mógł żądać naprawienia szkody wyrządzonej przez biuro rachunkowe w zakresie, jaki nie został objęty umową.

Z uwagi na powyższe biuro musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych 10 000 euro.

Odpowiedzialność zatrudnionego w firmie pracownika działu kadr i księgowości

W przypadku pracowników działu kadr i księgowości pracownicy ponoszą przede wszystkim odpowiedzialność na zasadach określonych w Kodeksie pracy, które regulują odpowiedzialność materialną. To na jej podstawie dojdzie do naprawienia szkody.

Naprawienie szkody za błędne wyliczenie wynagrodzenia w imieniu pracodawcy

Pracodawca zatrudniający pracowników kadr i księgowości lub zlecający prowadzenie rozliczeń pracowniczych biuru zajmującemu się obsługą księgową i kadrową w sytuacji niezawinionych przez siebie błędów w wyliczeniach skutkujących wypłatą wyższego niż powinno to mieć miejsce w rzeczywistości wynagrodzenia, bądź w sytuacji jego zaniżenia przez wskazane podmioty, i tak będzie za to odpowiadał. W stosunku do osoby dokonującej tych rozliczeń – lub odpowiedniego podmiotu – ma on jednak możliwość roszczenia o naprawienie wyrządzonej szkody.

Inaczej sytuacja wyglądać będzie w wypadku, kiedy to pracodawca nie przekazał informacji dotyczących wyliczenia wynagrodzeń pracowników do podmiotu zajmującego się tymi kwestiami. Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku przekazania informacji mających wpływ na obliczenie wysokości należnego pracownikowi wynagrodzenia do osoby odpowiedzialnej za dokonanie tego wyliczenia w imieniu pracodawcy, a w konsekwencji błędne naliczenie wysokości wynagrodzenia, obciąża wyłącznie pracodawcę. Tym samym pracodawca pozbawiony będzie możliwości naprawienia szkody przez zatrudnionych do tego celu pracowników kadr i księgowości. Podobnie dzieje się w przypadku, gdy pracodawca zleca prowadzenie rozliczeń pracowniczych biuru zajmującemu się obsługą księgową i kadrową. Zawinione przez pracodawcę nieprzekazanie istotnych z punktu widzenia wyliczenia wynagrodzenia informacji, skutkujące błędem, pozbawia pracodawcę możliwości roszczenia o naprawienie wyrządzonej szkody.

Wspomnieć należy, że naprawienie szkody przez biuro księgowe odbywa się na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”.

Przedsiębiorca chcący uzyskać naprawienie szkody z tytułu błędnych wyliczeń wynagrodzeń będzie musiał wykazać, że podmiot do tego celu zatrudniony wykonał tę usługę niepoprawnie.

Polecamy:

Zmiana formy opodatkowania – analiza opłacalności

Brak informacji od klienta a odpowiedzialność za prawidłowość wyliczeń wynagrodzeń