Przedsiębiorca może udzielić osobom obsługującym jego przedsiębiorstwo w ramach biura rachunkowego różnego rodzaju pełnomocnictw i upoważnień. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, o jakie pełnomocnictwa dla biur rachunkowych należy zadbać aby możliwe było wypełnianie obowiązków rozliczeniowych i reprezentowanie klienta w urzędzie.
Pełnomocnictwa dla biur rachunkowych do reprezentacji w sprawach podatkowych
Strona postępowania podatkowego może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.
Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, a zatem upoważniona do działania będzie konkretna osoba fizyczna działająca w ramach biura rachunkowego.
Pełnomocnictwo wskazuje dane identyfikujące mocodawcę, w tym jego identyfikator podatkowy, dane identyfikujące pełnomocnika, w tym jego identyfikator podatkowy, a w przypadku nierezydenta – numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiada identyfikatora podatkowego, adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju, chyba że wskazuje adres do doręczeń elektronicznych, na który organy podatkowe mają doręczać pisma.
Pełnomocnik ustanowiony w procedurach szczególnych rozliczania podatku od towarów i usług, będący nierezydentem i nieposiadający identyfikatora podatkowego, ma obowiązek wskazać numer służący do identyfikacji dla celów podatkowych nadany w jego państwie. W przypadku braku takiego numeru pełnomocnik ten podaje numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Pełnomocnik ten ma również obowiązek wskazać swój adres do doręczeń elektronicznych, chyba że posiada adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych albo wskaże inny adres do doręczeń elektronicznych, na który organ podatkowy będzie doręczał pisma.
Jeżeli pełnomocnictwa dla biur rachunkowych udziela osoba, która nie może się podpisać, pełnomocnictwo zgłasza się ustnie do protokołu albo pełnomocnictwo podpisuje za taką osobę osoba sprawująca nad nią opiekę, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.
Pełnomocnictwo ogólne w sprawach podatkowych
Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych.
Pełnomocnictwo ogólne dotyczy również działania we wszystkich sprawach związanych z opłatą za przejazd autostradą w rozumieniu Ustawy z dnia 27 października 1994 roku o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym (Dz.U. z 2020 roku poz. 2268 oraz z 2021 roku poz. 802 i 1005) lub opłatą elektroniczną w rozumieniu Ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych [Dz.U. z 2020 roku poz. 470, z późn. zm.101]).
W przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających złożenie pełnomocnictwa ogólnego, jego zmianę, odwołanie lub wypowiedzenie na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej pełnomocnictwo składa się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej według wzoru.
Pełnomocnictwo szczególne w sprawach podatkowych
Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego.
Pełnomocnictwo szczególne udzielone na piśmie oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w przypadku gdy zostały utrwalone w postaci papierowej, składa się do akt sprawy według wzoru określonego w przepisach, w oryginale lub jego notarialnie poświadczony odpis.
Pełnomocnik może okazać oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w celu sporządzenia przez organ podatkowy jego urzędowego odpisu i dołączenia do akt sprawy.
Pełnomocnictwo do doręczeń w kraju
Strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, jeżeli nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, gdy:
- zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej,
- nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej bądź w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania albo w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania.
W razie niedopełnienia przez stronę obowiązku ustanowienia pełnomocnika do doręczeń pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy. Do pełnomocnictwa do doręczeń stosuje się przepisy dotyczące pełnomocnictwa szczególnego.
Ustanawiając więcej niż 1 pełnomocnika o tym samym zakresie działania lub ustanawiając pełnomocnika ogólnego oraz szczególnego w tej samej sprawie, strona wskazuje organowi 1 z nich jako pełnomocnika do doręczeń.
Organ podatkowy w razie potrzeby dołącza do akt sprawy wydruk pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego udzielonego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej oraz zawiadomienia o zmianie zakresu, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa dla biur rachunkowych. Zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym potwierdza, w formie adnotacji, pracownik urzędu obsługującego organ podatkowy lub funkcjonariusz, który dokonał wydruku.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji
Jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej, może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik, płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej podatnik, płatnik lub inkasent składa do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
W kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym.
Jeżeli odrębne ustawy nie stanowią inaczej, podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia podatnika, płatnika lub inkasenta z obowiązku podpisania deklaracji.
Pełnomocnictwo w sprawach ZUS
Przedsiębiorcy mogą również upoważnić osoby działające w ramach biura rachunkowego do wykonywania czynności w sprawach ZUS. W tym zakresie możliwe jest udzielenie pełnomocnictwa:
- jednorazowo do wykonania konkretnej czynności/załatwienia sprawy,
- do załatwiania spraw w ZUS,
- do załatwiania spraw za pośrednictwem PUE ZUS,
- do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli ZUS.
