Zabezpieczenie akt osobowych pracowników - skuteczne działania

Prowadzenie biura rachunkowego zawsze wiąże się z gromadzeniem dużej liczby dokumentów, dotyczy to także akt osobowych zatrudnianych pracowników. Czy taki pracodawca jest zobowiązany do podejmowania szczególnych środków ostrożności w zakresie przechowywania tego rodzaju dokumentacji? Zabezpieczenie akt osobowych pracowników - jak skutecznie zabezpieczyć?

Zakres działalności biura rachunkowego

Biura rachunkowe świadczą nie tylko pomoc księgową, podatkową i prawną, ale mogą także oferować usługę przechowywania i zabezpieczania akt osobowych pracowników swoich klientów. Osoby korzystające ze wsparcia biur rachunkowych mogą także zainteresować się szeroko rozumianym wsparciem w zakresie pomocy przy prowadzeniu spraw pracowniczych w danej firmie, w tym naliczania wynagrodzeń zatrudnionej kadrze.

Jeśli klient biura zdecyduje się na skorzystanie z możliwości przechowywania akt swoich pracowników, będzie musiał dostarczyć całą wymaganą dokumentację zleceniobiorcy. Biuro zobowiązuje się wówczas nie tylko do gromadzenia odpowiedniej dokumentacji, ale przede wszystkim do jej należytego zabezpieczenia przed dostępem ze strony nieupoważnionych do tego osób. Pamiętajmy, że dane znajdujące się w aktach osobowych pracowników są wysoko wrażliwe i podlegają szerokiej ochronie prawnej, wliczając w to znane już szeroko przepisy RODO.

Akta osobowe

Zanim przejdziemy do kwestii należytego zabezpieczania akt osobowych pracowników przez biura rachunkowe, trzeba najpierw wyjaśnić, co tak naprawdę wchodzi w ich zakres. Zgodnie z treścią §3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:

• w części A – oświadczenia lub dokumenty dot. danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• w części B – oświadczenia lub dokumenty dot. nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in. oświadczenia lub dokumenty dot. danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
• w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających;
• w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Akta osobowe prowadzi się dla każdego pracownika osobno, zawierają one w swej treści najważniejsze informacje dotyczące nawiązania, trwania oraz zakończenia stosunku pracy konkretnej osoby. Dane zgromadzone w aktach pracowniczych podlegają bardzo mocnej ochronie prawnej, gwarantowanej przez przepisy prawa pracy, prawa cywilnego, prawa ochrony danych osobowych oraz unijne regulacje (w tym wspomniane już wcześniej RODO).

Zabezpieczenie akt osobowych pracowników

Obowiązek dbałości o bezpieczeństwo akt osobowych spoczywa każdorazowo na pracodawcy. Dokumenty pracownicze powinny być przechowywane w formie papierowej, a dostęp do nich oraz prawo do wydawania odpisów przysługują tylko po spełnieniu ściśle określonych warunków.

Zatrudniający ma prawo przechowywać akta w wybranym przez siebie pomieszczeniu z uwzględnieniem skutecznych środków ochronnych (np. przy wykorzystywaniu sejfów). Może także powierzyć wszystkie lub wybrane akta podmiotom zewnętrznym, takim jak biura rachunkowe lub inne wyspecjalizowane firmy. Taka sytuacja jest dobrym rozwiązaniem z 2 ważnych powodów. Po pierwsze biuro ma dostęp do akt pracowniczych w każdym momencie, co jest szczególnie istotne przy naliczaniu wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych, a także przy konieczności nanoszenia szybkich poprawek w tym zakresie. Po drugie pracodawca zyskuje miejsce w swoim przedsiębiorstwie i nie musi martwić się o konieczność zapewnienia należytej ochrony tak ważnych dokumentów – obowiązek ten jest niejako przenoszony na biuro rachunkowe.

Biuro rachunkowe, które zdecyduje się przechowywać i zabezpieczać cudzą dokumentację pracowniczą, musi posiadać do tego stosowne upoważnienie. Dokonuje się tego poprzez zawarcie odpowiedniej umowy zlecenia pomiędzy biurem a pracodawcą oddającym akta do przechowywania. Takie zobowiązanie powinno w bardzo dokładny sposób określać, na jakich zasadach przekazywana zostaje dokumentacja pracownicza – konieczne jest wskazanie okresu przechowywania akt przez biuro, formę odpłatności oraz wskazanie osób upoważnionych przez biuro do dostępu do wskazanej dokumentacji. Ostatni warunek jest najistotniejszy, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami z akt pracowniczych mogą korzystać wyłącznie konkretne osoby i to na ściśle określonych warunkach. Biuro rachunkowe zobowiązane jest zatem do wyznaczenia swojego pracownika lub pracowników upoważnionych do przechowywania i wykorzystywania akt innych osób. Informacja o stosownym upoważnieniu powinna znaleźć się w treści umowy pomiędzy biurem a pracodawcą oddającym akta na przechowanie. Konkretne upoważnienia mogą być oczywiście zmieniane, tj. biuro może co jakiś czas wyznaczać inne osoby obsługujące akta pracownicze przedsiębiorcy, przy czym zawsze takie upoważnienie powinno mieć formę pisemną.

Co ważne, wspomniane upoważnienia mogą być wystawiane zarówno przez pracodawcę, jak i podmiot przetwarzający. Zgodnie bowiem z art. 32 ust. 4 RODO administrator oraz podmiot przetwarzający podejmują działania w celu zapewnienia, aby każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego, która ma dostęp do danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie administratora, chyba że wymaga tego od niej prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego. Stosowne upoważnienie muszą posiadać wszystkie osoby mające dostęp do danych, czyli mające możliwość zapoznania się z ich treścią, nawet jeśli nie będą dokonywały na nich żadnych operacji.

Biuro rachunkowe zobowiązane jest także do stosowania fizycznych zabezpieczeń akt osobowych. Mowa tutaj oczywiście o przechowywaniu dokumentacji w odpowiednich do tego pomieszczeniach, zabezpieczanych przed dostępem nieupoważnionych osób trzecich. Dobrym rozwiązaniem jest także stosowanie sejfów lub specjalnych zamykanych szaf, do których klucze będzie posiadała wyznaczona osoba. Forma fizycznego zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej zależy tak naprawdę od pomysłowości danego biura, obecnie na rynku funkcjonuje wiele ciekawych rozwiązań w tym zakresie.

Biuro rachunkowe, które będzie korzystało z przechowywanych przez siebie akt osobowych pracowników, musi także pamiętać o prowadzeniu specjalnego rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu pracodawcy. Innymi słowy, jeśli biuro rachunkowe choć w najmniejszym stopniu będzie wykorzystywało informacje zgromadzone w przechowywanych aktach, musi odnotować ten fakt w specjalnym rejestrze. Rejestry muszą mieć formę pisemną, choć dopuszczalne jest stosowanie formy elektronicznej. Administrator lub podmiot przetwarzający udostępniają rejestr na żądanie organu nadzorczego. Z obowiązku prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych zwolnieni są tylko przedsiębiorcy lub podmioty zatrudniające mniej niż 250 osób, chyba że przetwarzanie, którego dokonują:

• może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą;
• nie ma charakteru sporadycznego;
• obejmuje szczególne kategorie danych osobowych (dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz dane genetyczne, dane biometryczne lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej danej osoby) lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Akta osobowe w systemie wfirma dla biur rachunkowych!

Pracodawca powinien założyć i prowadzić dla każdego pracownika akta osobowe oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. System wFirma dla biur rachunkowych jako jeden z pierwszych na rynku pozwala na prowadzenie e-akt w zupełności zgodnych wymogami określonymi przez przepisy.

W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej określono wymogi przechowywania i prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. System wFirma dla biur rachunkowych spełnia warunki wymienione w przepisach, dzięki czemu może stanowić narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Są to wymogi takie jak: 

1. zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem  - w systemie wFirma dla biur rachunkowych systematycznie tworzone są kopie zapasowe, dzięki czemu przechowywanie dokumentacji jest bezpieczne. Natomiast osoby, którym nadano odpowiednie uprawnienia mają dostęp do dokumentów. Prawo do usunięcia dokumentów posiada wyłącznie administrator (po podaniu hasła);
2. integralność treści dokumentacji i metadanych, czyli zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur -  w systemie nie można edytować dokumentów   podpisanych bezpiecznym podpisem kwalifikowanym;
3. stały dostęp do dokumentacji dla osób upoważnionych - jedynie osoby, które mają uprawnienia do wglądu w foldery z aktami mają taką możliwość;
4. identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych - system uprawnień daje możliwość weryfikacji, który z użytkowników wykonywał działania w danym obszarze. Pozwala na to historia logów;
5. wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 - w systemie jest możliwość wyszukiwania dokumentów umieszczonych w folderach pracowników;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji -  system pozwala pobranie w formacie ZIP foldery pracowników wraz z całą zawartością (XML, podpis kwalifikowany oraz podpisany dokument);
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji - umożliwiony został wydruk wszystkich dokumentów z dokumentacji.

W przypadku prowadzenia akt pracowniczych w formie papierowej, jaki i w elektronicznej powinno się dołożyć wszelkiej staranności i rzetelności w ich prowadzeniu oraz zabezpieczeniu. System wFirma dla biur rachunkowych skutecznie umożliwia zabezpieczenie akt osobowych.