Zgodnie z art. 17 Kodeksu pracy (kp) pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Dobrze przemyślane działania pracodawcy w tym zakresie mogą pozytywnie wpływać na motywację pracowników, tym bardziej że świadczenia pracodawcy na rzecz pracowników dotyczące rozwijania ich wiedzy i umiejętności są traktowane dla nich korzystnie w przepisach prawa podatkowego. Jak jednak rozliczyć finansowanie studiów przez pracodawcę? Odpowiedź poniżej.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników
Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się w Kodeksie pracy zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują:
urlop szkoleniowy udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze:
6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;
6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;
6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego;
21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego;
zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.
Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 1031 i 1032 kp).
Kodeks pracy nie ogranicza rozumienia podnoszenia kwalifikacji zawodowych tylko do określonych form rozwijania wiedzy i umiejętności. Tak więc podnoszenie kwalifikacji może odbywać się zarówno na studiach wyższych, studiach podyplomowych oraz studiach doktoranckich, jaki i na innych różnego rodzaju szkoleniach.
Świadczenia dodatkowe
Zgodnie z art. 1033 kp pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.
Użyty w art. 1033 Kodeksu pracy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione w nim rodzaje świadczeń stanowią katalog otwarty. Nie ma zatem przeszkód, aby do świadczeń, które pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe zaliczyć również inne, nie wymienione wprost w tym przepisie. Należy przy tym pamiętać, że za każdym razem przyznane pracownikowi świadczenia muszą pozostawać w związku z procesem podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Jeżeli pracodawca kierujący pracownika do podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub wyrażający na to zgodę zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, powinien zawrzeć z pracownikiem na piśmie umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron (patrz art. 1034 kp).
Czy finansowanie studiów przez pracodawcę stanowi przychód ze stosunku pracy?
Wspomniane świadczenia dodatkowe są przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej „ustawa o PIT” – który stanowi, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
[…] kryterium decydującym o tym, czy dane świadczenie jest świadczeniem ze stosunku pracy nie jest źródło finansowania wydatku przez pracodawcę, ale okoliczność, czy świadczenie to może otrzymać wyłącznie pracownik czy też inna osoba niezwiązana z pracodawcą stosunkiem pracy i czy między świadczeniem a stosunkiem pracy istnieje związek faktyczny i prawny.
Należy zauważyć, że – jak wynika z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Warszawie z 31 stycznia 2008 roku (III SA/Wa 1915/07) – ze świadczeniami dodatkowymi stanowiącymi przychód pracownika ze stosunku pracy nie mamy do czynienia w przypadku szkoleń związanych z prawidłowym wykonywaniem przez niego bieżącej pracy, ponieważ wtedy nie następuje żadne przysporzenie na jego rzecz. Pracodawca zamawia usługę szkoleniową, która w istocie wykonywana jest na rzecz pracodawcy, a nie pracownika. W takiej sytuacji nie występuje przychód u pracownika. Należy podkreślić, że odnosi się to tylko do takich szkoleń, które związane są z bieżącym funkcjonowaniem podmiotu zatrudniającego. Szkolenia związane z bieżącym wykonywaniem pracy są naturalnym składnikiem procesu zatrudnienia i pracy. Ponoszenie wydatków na pracowników z tytułu szkoleń potrzebnych do wykonywania należycie pracy jest, co do zasady, dokonywane w interesie samego podmiotu, który zatrudnia pracowników i w celu uzyskania przez niego przychodu.
Stwierdzić zatem można, że szkolenia pracowników opłacane przez pracodawcę należy podzielić na dwa rodzaje:
- szkolenia podnoszące poziom wiedzy ogólnej i zawodowej pracownika (nauka w szkołach publicznych i niepublicznych, w szkołach wyższych, na studiach podyplomowych itp.);
- szkolenia podnoszące posiadane kwalifikacje zawodowe w sensie umiejętności wykonywania bieżącej pracy (seminaria, odczyty, prelekcje, wykłady, kursy specjalizacyjne).
Tylko w odniesieniu do pierwszego z tych rodzajów szkoleń możemy mówić o świadczeniach dodatkowych – przychodzie pracownika ze stosunku pracy.
Zwolnienie z podatku
Chociaż świadczenia dodatkowe stanowią przychód ze stosunku pracy, to jednak nie podlegają opodatkowaniu, ponieważ w myśl art. 20 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT wolna od podatku jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. W przepisie tym nie uzależniono przewidzianego w nim zwolnienia podatkowego od jakichkolwiek cech podmiotu, któremu pracodawca powierzył szkolenie podnoszące kwalifikacje zawodowe pracowników (patrz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Gliwicach z 2 lipca 2008 roku, I SA/Gl 216/08).
[…] warunkiem zastosowania zwolnienia, jest aby świadczenie to zostało przyznane pracownikowi, zgodnie z odrębnymi przepisami. Do odrębnych przepisów należy zaliczyć Ustawę z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), która w art. 1031–1036 reguluje kwestie dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników.
Świadczenia niekorzystające ze zwolnienia podatkowego
Zgodnie art. 1036 kp pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych niż określone w art. 1031–1035 kp, tzn. gdy nie ma to charakteru podnoszenia kwalifikacji zawodowych (nie następuje z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą), pracodawca może przyznać pracownikowi:
- zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
- urlop bezpłatny
– w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.
Takie świadczenia będą stanowiły przychód pracownika ze stosunku pracy, nie będą jednak zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, gdyż, jak wyżej wskazano, nie są świadczeniami przeznaczonymi na podnoszenie kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy (a dokładniej art. 1031 § 1).
Podsumowując, wartość świadczeń związanych z rozwijaniem wiedzy i umiejętności pracowników jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych wtedy, gdy są to świadczenia dodatkowe związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Brak takiego związku powoduje, że wspomniane zwolnienie nie znajduje zastosowania.
