Odliczenie podatku VAT z paragonu niefiskalnego - czy jest możliwe?

Przepisy podatkowe oprócz typowych paragonów fiskalnych przewidują również możliwość drukowania z kas rejestrujących paragonów niefiskalnych. W poniższym artykule poddamy analizie czy możliwe jest odliczenie podatku VAT z paragonu niefiskalnego przez nabywcę?

Odliczenie podatku VAT - zasady

Reguła podstawowa wyrażona w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że odliczenie VAT ma miejsce wtedy, gdy czynny podatnik VAT nabywa towary i usługi wykorzystywane następnie do czynności opodatkowanych. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że ustawodawca w tym zakresie stawia pewne warunki dokonania odliczenia.

Stosownie do treści art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Zatem na gruncie podatku od towarów i usług istotne jest posiadanie faktur dokumentujących nabycie towarów i usług. Faktury te są bowiem dokumentami źródłowymi potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze, na których podstawie podatnik podatku VAT odlicza podatek naliczony.

W konsekwencji podatnik może dokonać odliczenia podatku naliczonego na podstawie posiadanych faktur. Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony związane jest z otrzymaniem przez podatnika faktury, w której określana jest kwota podatku naliczonego. Podatnik jest obowiązany mieć fakturę jako warunek niezbędny do realizacji przysługującego prawa do odliczenia podatku naliczonego. 

Jednocześnie trzeba mieć na względzie, że obowiązujące przepisy prawa nie dopuszczają możliwości zastąpienia faktury innym dokumentem, choć należy wskazać na regulacje stanowiące o tzw. fakturach uproszczonych.

Jak wynika z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, faktura może nie zawierać – w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14 pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

1. do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży, albo
2. pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarty na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy przepisu ust. 1 nie stosuje się wtedy, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

W myśl art. 106b ust. 5 ustawy w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za którego pomocą nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Paragon taki stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę pod warunkiem, że zawierają dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Czym jest paragon niefiskalny?

Następnie należy zastanowić się nad prawnym statusem paragonu niefiskalnego. Otóż zgodnie z § 2 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. dokumencie fiskalnym – rozumie się przez to wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy:
• w przypadku kas online – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,
• w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy;
2. dokumencie niefiskalnym – rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, inny niż dokument fiskalny, zawierający w szczególności oznaczenie „NIEFISKALNY” oraz niezawierający logo fiskalnego.

Zatem wyłącznie paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Czy możliwe jest odliczenie podatku VAT z paragonu niefiskalnego?

Przedstawiona problematyka była przedmiotem interpretacji Dyrektora KIS z 25 października 2024 roku (nr 0113-KDIPT1-3.4012.803.2024.1.JM), w której organ podatkowy wskazał na niedopuszczalność odliczania VAT od „paragonu niefiskalnego”.

W swoich wyjaśnieniach Dyrektor KIS wskazał, że zarówno faktura, jak i paragon fiskalny są dokumentami sformalizowanymi (potwierdzającymi zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), które powinny spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Wystawienie faktury lub paragonu fiskalnego należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi. Faktura lub paragon fiskalny jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego.

Tymczasem dokument oznaczony jako „paragon niefiskalny” nie może być uznany ani za typową fakturę, ani za fakturę uproszczoną.

Ponadto przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie zawierają szczególnych postanowień pozwalających na zastępowanie „tradycyjnych” faktur innymi dokumentami, nawet jeżeli zawierają one określone przepisami dane i informacje. Należy zauważyć, że „paragon niefiskalny” nie stanowi dokumentu, który daje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Taki dokument nie powinien być przekazany nabywcy jako dowód zakupu.

Na marginesie wskażmy też, że nie daje prawa do odliczenia paragon fiskalny, który nie spełnia warunków do uznania go za fakturę uproszczoną. Tak też uznał Dyrektor KIS w interpretacji z 15 maja 2024 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.162.2024.4.AMA), gdzie możemy przeczytać, że podpisanie paragonu fiskalnego do kwoty 450 zł poprzez przybicie pieczątki z NIP-em nie spowoduje, że paragon ten będzie zawierał numer, za którego pomocą nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Numer ten musi stanowić oryginalny, wydrukowany element wystawianego paragonu. Dopisanie NIP-u nabywcy na wystawionym wcześniej paragonie nie znajdzie odzwierciedlenia na żadnej jego kopii. 

Podsumowując powyższe, należy jednoznacznie stwierdzić, że paragon niefiskalny nie jest dokumentem umożliwiającym nabywcy odliczenie podatku naliczonego. Nie jest to bowiem dokument, który może zostać uznany za fakturę, co stanowi jeden z ustawowych warunków dokonania odliczenia.