Otrzymanie zaliczki przed wykonaniem świadczenia głównego, zgodnie z przepisami VAT generuje moment powstania obowiązku podatkowego. W sytuacji, gdy zaliczka jest wpłacana przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, pojawia się pytanie o kwestie związane z udokumentowaniem jej otrzymania paragonem fiskalnym.
Otrzymanie zaliczki a obowiązek wystawienia paragonu fiskalnego
Zgodnie z przepisem art. 111 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
- w postaci papierowej, lub
- za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Konieczność wystawienia paragonu związana jest z dokonaniem czynności sprzedaży, czyli z odpłatną dostawą towarów lub z odpłatnym świadczeniem usług. W tym miejscu wskażmy, że zgodnie z art 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jednocześnie, jak wynika z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
W rezultacie na gruncie podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje już na etapie otrzymania zapłaty na poczet przyszłej sprzedaży.
Wskazana reguła ma zastosowanie również w tych wypadkach, gdy zaliczka jest opłacana przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Także w takich okolicznościach powstaje obowiązek w podatku VAT.
Powyższe powoduje, że również otrzymanie zaliczki powinno być udokumentowane paragonem. Potwierdza to treść § 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, gdzie czytamy, że podatnicy, prowadząc ewidencję:
- wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;
- w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):
- w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
- za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.
Moment wystawienia paragonu dokumentującego otrzymanie zaliczki
Ze wskazanych powyżej przepisów wynika, że podatnik jest obowiązany ewidencjonować przy zastosowaniu kasy rejestrującej każdą sprzedaż, w tym także otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży całość lub części należności (zapłaty) w momencie jej otrzymania.
Należy stwierdzić, że dopuszczalne jest zewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej tych wpłat bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy. Tak też uznał Dyrektor KIS w piśmie z 5 maja 2020 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.83.2020.2.MT).
Najprostszym przypadkiem jest sytuacja, w której podatnik otrzymuje zaliczkę w formie gotówki. W takim przypadku paragon należy wystawić w momencie otrzymania gotówki.
Natomiast bardziej skomplikowana jest sytuacja, w której płatność odbywa się w formie przelewu bankowego. W tym zakresie możemy wyróżnić 2 scenariusze na podstawie § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
- jeśli świadczenie było zaliczkowane na rachunek bankowy i jest wykonywane w ramach tego samego miesiąca, wówczas można wystawić 1 paragon (w momencie wykonywania sprzedaży) na całość należności;
- jeśli świadczenie było zaliczkowane na rachunek bankowy, lecz zostało wykonane już po zafiskalizowaniu zaliczki, wówczas należy wystawić 2 paragony.
Przykład 1.
Pan Tadeusz prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą 5 listopada otrzymał od osoby prywatnej zaliczkę na poczet sprzedaży towaru. Zaliczka została uznana na rachunku firmowym 6 listopada. 29 listopada mężczyzna dokonał dostawy towaru na rzecz klienta. Jakie obowiązki związane z wystawieniem paragonu spoczywają w tym przypadku na panu Tadeuszu?
Z uwagi na fakt, że otrzymanie zaliczki oraz sprzedaż towaru miały miejsce w tym samym miesiącu, pan Tadeusz może wystawić 1 paragon obejmujący całą kwotę 29 listopada.
Przykład 2.
Pan Tadeusz prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą 29 listopada otrzymał od osoby prywatnej zaliczkę na poczet sprzedaży towaru. Zaliczka została uznana na rachunku firmowym 30 listopada. 10 grudnia mężczyzna dokonał dostawy towaru na rzecz klienta. Jakie obowiązki związane z wystawieniem paragonu spoczywają w tym przypadku na panu Tadeuszu?
Z uwagi na fakt, że otrzymanie zaliczki oraz sprzedaż towaru miały miejsce w różnych okresach rozliczeniowych, pan Tadeusz powinien osobno udokumentować paragonem fakt otrzymania zaliczki oraz fakt dokonania sprzedaży.
Mając powyższe na uwadze, wskażmy, że co do zasady okoliczność otrzymania zaliczki na podatek przyszłej sprzedaży obliguje podatnika do wystawienia paragonu z tego tytułu w sytuacji, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
