Poradnik Przedsiębiorcy

Ile lat należy przechowywać paragony?

Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorcy zawierają transakcje zarówno z innymi firmami, tzw. B2B, jak i z osobami prywatnymi nieprowadzącymi działalności, tzw. B2C. Sposób dokumentowania tych dwóch kategorii sprzedaży jest różny. W pierwszym przypadku wystawiana jest faktura, natomiast w drugim co do zasady powinien zostać wystawiony paragon fiskalny. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do zabezpieczenia i archiwizowania dokumentacji firmowej, w tym również paragonów fiskalnych, na wypadek ewentualnej kontroli. Pojawia się zatem pytanie, ile lat należy przechowywać paragony fiskalne? Sprawdźmy!

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe stanowią materiał dowodowy będący podstawą przeprowadzanych kontroli podatkowych. W związku z tym, na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek przechowywania dokumentów firmowych przez określony przepisami okres. Dokumenty księgowe, które należy przechowywać to:

  • podatkowa księga przychodów i rozchodów,

  • ewidencje,

  • rejestry sprzedaży i zakupów VAT,

  • dowody księgowe,

  • spis z natury,

  • sprawozdania finansowe.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgi podatkowe, mają obowiązek przechowywania ich wraz z innymi dokumentami związanymi z prowadzeniem tych ksiąg do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oznacza to, że dokumentacja księgowa powinna zostać przechowywana przez okres 5 lat.Art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej:
Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ile lat należy przechowywać paragony fiskalne?

Co do zasady każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna zostać obowiązkowo nabita na kasie fiskalnej. Wyjątkiem są sytuacje, gdy sprzedawca korzysta ze zwolnienia z kasy:

  • podmiotowego ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (200 000 zł) lub

  • przedmiotowego ze względu na rodzaj prowadzonej działalności.

Dodatkowo w § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących został wskazany katalog czynności, których sprzedaż powinna zostać bezwzględnie zarejestrowana na kasie fiskalnej.

Paragony fiskalne bezsprzecznie wchodzą w skład dowodów księgowych, ponieważ dokumentują transakcję sprzedaży zawartą pomiędzy firmą a osobą prywatną w sytuacji, gdy sprzedawca nie korzysta ze zwolnienia z kasy.

Paragon fiskalny zawiera podstawowe dane dotyczące zawartej transakcji m.in.:

  • nazwę sprzedawcy i jego NIP,

  • datę oraz godzinę sprzedaży,

  • nazwę towaru/usługi,

  • kwoty podatków wg poszczególnych stawek,

  • łączną kwotę podatku,

  • kwotę należności.

Zgodnie z § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przedsiębiorcy dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych lub raportów miesięcznych. W związku z tym przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania paragonów (raportów okresowych) przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład 1.

Od 1 czerwca 2018 roku pani Anna prowadzi kiosk i sprzedaż na rzecz osób prywatnych dokumentuje paragonami fiskalnymi. W związku z tym, że dopiero rozpoczęła działalność, zastanawia się, ile lat należy przechowywać paragony wystawione w 2018 roku?

Co do zasady dokumenty księgowe (w tym również paragony fiskalne) należy przechowywać przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Tak więc pani Anna ma obowiązek przechowywać paragony wystawione w 2018 roku do 31 grudnia 2024 roku.Rzeczywisty okres przechowywania dokumentów księgowych jest dłuższy niż 5 lat. Ma to związek z tym, że dla celów podatku dochodowego zarejestrowana sprzedaż zostanie ostatecznie rozliczona dopiero po złożeniu zeznania za dany rok. W związku z tym termin zapłaty podatku za dany rok upływa 31 stycznia (dla ryczałtu) oraz 30 kwietnia (dla KPiR) następnego roku.

Obowiązek przechowywania paragonów w wersji papierowej

Dokumenty fiskalne powinny być zabezpieczone przed uszkodzeniem bądź całkowitym zniszczeniem oraz przechowywane w sposób uniemożliwiający ich modyfikację. Przepisy nie nakładają na przedsiębiorców obowiązku przechowywania paragonów lub raportów okresowych w formie papierowej. Warunkiem jest jednak posiadanie drukarki fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii paragonów, która umożliwia dostęp do wystawionego paragonu bez zbędnej zwłoki.Kasa z elektronicznym zapisem kopii to kasa konstrukcyjnie dostosowana do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Taki rodzaj urządzenia nie posiada “rolki”, na której fizycznie drukowane są kopie paragonów.Potwierdzeniem takiego postępowania jest interpretacja indywidualna z 12 listopada 2015 roku wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu o sygn. ILPP2/4512-1-632/15-2/AKr, w której czytamy, że:
"w przypadku dokonania sprzedaży zaewidencjonowanej (...) na kasie fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii paragonów, na której sposób zapisu pozwala na odnalezienie właściwej kopii paragonu i weryfikację szczegółowych danych dotyczących danej sprzedaży (treści paragonu, kwoty itp.) oraz Wnioskodawca może również jednoznacznie zidentyfikować i w razie potrzeby wyświetlić i wydrukować uprzednio wystawiony paragon, w stosunku do której wystawiona została/zostanie faktura VAT, nie jest/nie będzie konieczne przechowywanie oryginału paragonu fiskalnego w formie papierowej dokumentującego sprzedaż."W przypadku przechowywania elektronicznego zapisu kopii paragonów z kasy fiskalnej przedsiębiorca ma obowiązek zabezpieczenia karty pamięci przed możliwością jej zniszczenia, usunięcia, nadpisania danych czy ich modyfikacji.

Elektroniczna kopia paragonów a kasy fiskalne online

Od 1 stycznia 2019 roku niektóre branże będą zobowiązane do wprowadzenia nowego rodzaju kasy fiskalnej, tzw. kasy fiskalnej online. Jest to jedno z nowych narzędzi, jakie wprowadza ustawodawca w celu uszczelnienia systemu podatkowego VAT w Polsce. Kasy fiskalne online będą wyposażone w funkcję umożliwiającą przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.Centralne Repozytorium Kas to system teleinformatyczny, który gromadzi wszystkie dane dotyczące sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej online w celach analitycznych i kontrolnych.Obowiązek wymiany dotychczasowych kas fiskalnych na nowe kasy fiskalne online dotyczy działalności świadczących usługi:

  • od 1 stycznia 2019 r. – naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów oraz sprzedaż paliw (benzyna, olej napędowy, gaz),
  • od 1 lipca 2019 r. – w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania i stacjonarne placówki gastronomiczne (w tym również usługi świadczone sezonowo),

  • od 1 stycznia 2020 r. - fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, budowlane, prawnicze, a także opiekę medyczną świadczoną przez lekarzy i lekarzy dentystów.

W uzasadnieniu do projektu nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach czytamy, że:
Korzyścią dla (...) stosujących kasy online będzie zmniejszenie obciążeń regulacyjnych, tj. mniejsza liczba wymaganych dokumentów w formie papierowej, eliminacja konieczności przechowywania papierowych rolek oraz formalnych obowiązków związanych z ich stosowaniem, np. zgłaszania fiskalizacji kas do urzędu skarbowego.

Oznacza to, że od momentu wymiany w firmie dotychczasowej kasy fiskalnej na kasę fiskalną online przedsiębiorców nie będzie dotyczyć obowiązek przechowywania paragonów fiskalnych, ponieważ wszystkie dane dotyczące zarejestrowanej sprzedaży będą przesyłane bezpośrednio do KAS i dostępne dla organów kontroli w Centralnym Repozytorium Kas.