Zgodnie z ustawą o rachunkowości, na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się sprawozdanie finansowe. Składają się na nie dokumenty takie jak: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Kto sporządza sprawozdanie finansowe?
Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczy spółek, które podlegają przepisom ustawy o rachunkowości, czyli tych, które prowadzą pełne księgi rachunkowe (nie dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych prowadzących uproszczoną księgowość podatkową KPiR).
Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki odpowiada jej kierownik. Natomiast konieczne jest również jego zatwierdzenie, za co odpowiada już organ zatwierdzający (organ założycielski lub w przypadku spółek jednoosobowych i przedsiębiorstw osób fizycznych - właściciel). Jeżeli na mocy ustawy o rachunkowości sprawozdanie powinno podlegać badaniu (art. 64) przez biegłego rewidenta, należałoby dokonać badania jeszcze przed przekazaniem do zatwierdzenia.
W jakim terminie sporządzić sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (czyli zwykle licząc od dnia 31 grudnia). Z kolei na zatwierdzenie sprawozdania organy mają kolejne 3 miesiące (czyli 6 miesięcy licząc od dnia 31 grudnia). Od momentu zatwierdzenia sprawozdania kierownik jednostki zobowiązany jest:
1. złożyć je w urzędzie skarbowym:
- w ciągu 10 dni (dotyczy sp. z o.o. oraz spółek akcyjnych),
- wraz z zeznaniem rocznym - najpóźniej do 30 kwietnia (dotyczy spółek osobowych prowadzących pełne księgi),
2. złożyć je w sądzie rejestrowym wraz z dodatkowymi dokumentami:
w ciągu 15 dni (bez względu na rodzaj spółki).
Sprawozdanie finansowe złożone po ustawowym terminie
Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie złożone w terminie wynikającym z ustawy o podatku dochodowym, jednostka dopuszcza się popełnienia wykroczenia skarbowego. Powinna wówczas złożyć je jak najszybciej wraz z oświadczeniem o popełnieniu wykroczenia skarbowego. Procedura czynnego żalu (art. 16 k.k.s.) może pozwolić jednostce uniknąć kary za popełniony zabroniony czyn, jakiego dopuściła się nie składając deklaracji w terminie.
Niezłożenie sprawozdania w KRS podlega karze grzywny lub karze ograniczenia wolności, co wynika bezpośrednio z ustawy o rachunkowości - art. 79 pkt. 4. Dodatkowo, co wynika z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w razie stwierdzenia, że wniosek o wpis do Rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. Jeżeli od momentu wezwania przez sąd do złożenia sprawozdania kierownik wywiąże się ze swoich obowiązków, może uniknąć kary. Jednak w razie niewykonania obowiązków we wskazanym przez ustawę terminie, sąd rejestrowy nakłada grzywnę (art. 24).
Jeżeli do dnia 15 lipca sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone przez organ zatwierdzający, należy je złożyć w sądzie rejestrowym pomimo niezatwierdzenia. Natomiast, gdy zatwierdzenie już nastąpi, należy je złożyć ponownie w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.
Sprawozdanie finansowe - ważne terminy
Czynność związana ze sprawozdaniem finansowym | Termin* |
sporządzenie | 31 marca |
badanie | przed zatwierdzeniem (najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników) |
zatwierdzenie | 30 czerwca |
złożenie w urzędzie skarbowym (US) |
(dotyczy sp. z o.o. oraz spółek akcyjnych)
(dotyczy spółek osobowych prowadzących pełne księgi) |
złożenie w sądzie rejestrowym (KRS) | 15 dni licząc od dnia zatwierdzenia |
* dla podmiotów których rok bilansowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym
