Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) po zakończeniu roku obrotowego zobligowane są do tego by sporządzić sprawozdanie finansowe. Sprawozdawczość finansowa jest integralną częścią rachunkowości. Sporządza się ją na podstawie danych liczbowych dostarczanych przez ewidencję księgową obejmującą odpowiednio powiązane ze sobą dowody księgowe oraz system kont.
Czym jest okres obrachunkowy?
Jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości jest zasada periodyzacji, czyli ujmowania działalności jednostek gospodarczych w wyznaczonych odcinkach czasu ograniczonych datami umownymi. Daty te nazywamy momentami sprawozdawczymi, a wyznaczone przez nie okresy stanowią okresy obrachunkowe. Co do zasady podmioty gospodarcze otwierają swoje księgi rachunkowe na dzień rozpoczynający każdy rok obrotowy oraz zamykają je na koniec każdego roku obrotowego.
Cechy sprawozdawczości finansowej
Prawidłowo sporządzona sprawozdawczość finansowa charakteryzuje się następującymi cechami:
-
rzetelnością,
-
kompletnością,
-
przejrzystością,
-
jednolitością,
-
terminowością,
-
sprawdzalnością,
-
ciągłością.
Sprawozdanie finansowe – charakterystyka
Sprawozdanie finansowe informuje o stanie składników majątkowych, źródłach finansowania tych składników, przebiegu procesów gospodarczych oraz o osiągniętych rzeczowych i finansowych rezultatach działalności jednostki gospodarczej.
Sprawozdanie finansowe to zatem zbiór danych księgowych dostarczających informacji o sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowościsprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy.
Sprawozdanie finansowe składa się z:
1) bilansu;
2) rachunku zysków i strat;
3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Dodatkowo do sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy lub odrębnych przepisów.
Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności.
Sprawozdanie finansowe powinno odpowiadać wymogom formalnym, czyli zawierać nazwę, adres, numer statystyczny jednostki je sporządzającej, określenie momentu okresu sprawozdawczego, datę sporządzenia oraz podpisy osób odpowiedzialnych za sporządzenie sprawozdania.
Takie sprawozdanie pełni następujące funkcje:
-
sprawozdawcze – dla kontroli i badania działalności jednostki gospodarczej;
-
dokumentacyjne – będące podstawą do zamknięcia i otwarcia ksiąg w następujących po sobie okresach obrachunkowych;
-
prezentacyjne – dla oceny sytuacji finansowej przez wspólników, instytucje bankowe, osoby fizyczne i inne jednostki zainteresowane kondycją finansową jednostki.
W jaki sposób należy sporządzić sprawozdanie finansowe?
Jak już zostało wcześniej wspomniane, sprawozdanie finansowego składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
W bilansie wykazuje się informacje o stanie majątku jednostki (posiadanych aktywach) i źródłach jego finansowania (pasywach jednostki) na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. Po stronie aktywów i po stronie pasywów prezentowane są w nim te same zasoby ujęte z innego punktu widzenia. W praktyce oznacza to, że suma aktywów jest równa sumie pasywów.
W rachunku zysków i strat prezentowane są oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Rachunek zysków i start dostarcza zatem informacji o wielkości wyniku finansowego danego przedsiębiorstwa i strukturze poszczególnych przychodów i kosztów.
Informacja dodatkowa powinna zawierać istotne dane i objaśnienia rzetelnie i jasno przedstawiające sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W szczególności informacja ta powinna obejmować:
-
wprowadzenie do sprawozdania finansowego zawierające opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny i sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, oraz przedstawienie przyczyn i skutków ich ewentualnych zmian w stosunku do roku poprzedzającego;
-
dodatkowe informacje i objaśnienia:
-
do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym,
-
proponowany podział zysku lub pokrycia straty,
-
podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki,
-
inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania finansowego.
E-sprawozdanie finansowe
E-sprawozdanie to sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej, w odpowiedniej strukturze logicznej i formacie. Do sporządzenia ustrukturyzowanego e-sprawozdania finansowego zobowiązani są podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, za wyjątkiem jednostek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR).
Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym sprawozdanie finansowe wraz z dokumentami towarzyszącymi składane jest wyłącznie w formie elektronicznej.
E-sprawozdanie finansowe musi być:
-
zapisane w określonej strukturze i w formacie pliku;
-
podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.
E-sprawozdanie finansowe powinno być wytworzone jako jeden plik XML obejmujący wszystkie obowiązkowe elementy sprawozdania, a więc bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Ministerstwo Finansów udostępniło aplikację e-Sprawozdania Finansowe, w której można sporządzić sprawozdanie finansowe w odpowiednim formacie.
Sprawozdanie z działalności powinno zostać sporządzone w postaci elektronicznej, ale bez narzuconego formatu, natomiast uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty nie muszą być sporządzone w wersji elektronicznej, dopuszczalne jest zatem dołączenie skanów tych dokumentów do zgłoszenia.
Sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty finansowe muszą być podpisane elektronicznie, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Termin sporządzenia, podpisania, zatwierdzenia i złożenia sprawozdania finansowego
Zgodnie z obowiązującymi przepisami sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
Za datę sporządzenia sprawozdania finansowego przyjmuje się datę złożenia podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów ustawy rachunkowości, tj. nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane w tym przedziale czasowym zarówno przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownika jednostki.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy. W przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, obowiązuje termin do 30 czerwca.
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Art. 53 ust. 2b ustawy o rachunkowości
Roczne sprawozdanie finansowe oddziału przedsiębiorcy zagranicznego uważa się za zatwierdzone, jeżeli zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe przedsiębiorcy zagranicznego, obejmujące dane sprawozdania finansowego tego oddziału.
Jednostki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), niesporządzające sprawozdania finansowego zgodnie z MSR, są zobligowane do przesłania e-sprawozdania wyłącznie do Krajowego Rejestru Sądowego. Mają na to czas do 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Z uwagi na panującą epidemię COVID-19 w 2021 roku przedłużono o 3 miesiące terminy na sporządzenie, podpisanie, zatwierdzenie i złożenie sprawozdania finansowego. W konsekwencji sprawozdanie finansowe za 2020 rok należy sporządzić i podpisać do 30 czerwca 2021 roku, zatwierdzić do 30 września 2021 roku, a następnie złożyć w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia.