Tak jak pracownik posiada szereg zobowiązań wobec swojego pracodawcy, tak i pracodawcę wiążą nie tylko bezpośrednie obowiązki wobec pracownika, ale również te wobec organów administracyjnych, takich jak Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Państwowa Inspekcja Pracy. Ich niedochowanie wiąże się z wysokimi karami administracyjnymi. Co więcej, z racji tego, że pracodawca odpowiada na zasadzie ryzyka za swoich podwładnych, odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wystąpi również w przypadku, gdy bezprawnej czynności dopuści się osoba działająca w jego imieniu.
Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika jest bardzo szeroka, obejmuje przewinienia w kwestii umów pracowniczych, wynagrodzenia za pracę, czy nakładania kar pracowniczych. Mimo że większość pracodawców stanowi spółki prawa handlowego, to omawiana odpowiedzialność zawsze będzie dotyczyła osób fizycznych, tj. tych, które podejmowały niezgodne z prawem decyzje. Osobą odpowiedzialną będzie więc sam przedsiębiorca, jeśli prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, lub osoba działająca w imieniu przedsiębiorstwa. Ustawodawca uregulował obszerny katalog wykroczeń, za które grożą wysokie sankcje – nawet do 45 tys. zł za pojedyncze wykroczenie.
Kto ponosi odpowiedzialność za wykroczenia pracownicze?
Odpowiedzialność za wykroczenia pracownicze została uregulowana w art. 281 Kodeksu pracy (dalej jako KP). Zgodnie z tym przepisem odpowiedzialność ta dotyka każdego, kto jest „pracodawcą lub działa w jego imieniu”. Ustawodawca nie zdecydował się jednak na dokładne zdefiniowanie wskazanych pojęć. Stąd też aby je wyjaśnić, należy sięgnąć do Kodeksu pracy całościowo oraz do Kodeksu wykroczeń (dalej jako KW).
Przede wszystkim wykroczenia pracownicze może popełnić wyłącznie osoba fizyczna. Nawet jeżeli pracodawcą jest spółka kapitałowa bądź jednostka organizacyjna taka jak urząd, czy szkoła publiczna, odpowiedzialność ponosi konkretna osoba fizyczna, która została zobowiązana do wykonywania określonych czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, które podpadają pod znamiona danego wykroczenia. Oznacza to, że dany organ, chcąc ukarać pracodawcę, nie może nałożyć sankcji na przedsiębiorstwo (spółkę, urząd itd.), a powinien to uczynić wobec konkretnej osoby, której udowodni winę.
Zgodnie z KW odpowiedzialność karnoadministracyjną za wykroczenie ponosi osoba, która popełnia czyn społecznie szkodliwy, zabroniony przez ustawę w czasie jego popełnienia, jeżeli działanie sprawcy jest zawinione. Za wykroczenie nie odpowie więc osoba:
- która popełnia dany czyn zabroniony, ale nie jest to czyn społecznie szkodliwy;
- której nie można przypisać winy.
Co istotne, odpowiedzialność za wykroczenia pracownicze nie dotyczą przypadków usiłowania popełnienia któregokolwiek z wykroczeń. Karane jest wyłącznie „dokonanie” czynu bezprawnego.
Wykroczenia pracownicze można popełnić umyślnie lub nieumyślnie. Wykroczenie umyślne zachodzi wtedy, gdy sprawca ma zamiar popełnienia czynu zabronionego, tj. chce go popełnić lub przewidując możliwość jego popełnienia – godzi się na to. Z kolei wykroczenie nieumyślne zachodzi, gdy sprawca, nie mając zamiaru jego popełnienia, jednak je popełnia wskutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość popełnienia tego czynu przewidywał albo mógł przewidzieć (tj. nie zachował ostrożności w działaniu).
Kim jest osoba działająca w imieniu pracodawcy?
Aby odkodować pojęcie „osoby działającej w imieniu pracodawcy”, sięgnąć należy do art. 3[1] KP, zgodnie z którym za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Powyższe stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie. Mając to na uwadze, można stwierdzić, że za osoby działające w imieniu pracodawcy przede wszystkich uznać należy osoby wchodzące w skład organów zarządzających przedsiębiorstwami oraz osoby sprawujące funkcje dyrektorów, czy naczelników urzędów i innych organów państwowych (samorządowe jednostki organizacyjne itp.).
Dla wskazania osoby odpowiedzialnej za dane wykroczenie w pierwszej kolejności trzeba ustalić, jaki jest zakres odpowiedzialności konkretnych pracowników. Powyższe powinno wynikać bezpośrednio z zawartych umów o pracę (lub innych aktów zatrudnienia), regulaminów pracy oraz statutów jednostki. W przypadku osób działających w imieniu pracodawcy często duże znaczenie ma także pełnomocnictwo do dokonywania określonych czynności w imieniu organów kolegialnych przedsiębiorstwa (np. prokurent) czy też w imieniu samego przedsiębiorcy.
Katalog przewinień pracowniczych
Wykroczenia przeciwko prawom pracownika zostały uregulowane w zamkniętym katalogu w art. 281 KP. Zgodnie z tym przepisem pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu dopuści się wykroczenia, jeżeli:
- zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę – jeśli pracownik zobowiązuje się do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, a istotą zobowiązania jest osobiste świadczenie pracy przez pracownika w warunkach podporządkowania w zakresie dotyczącym pracy, zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną stanowi wykroczenie;
- nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony, mimo obowiązku zawarcia umowy na czas nieokreślony, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia – wykroczenie powstaje w sytuacji, gdy pracodawca zawrze z pracownikiem umowę terminową mimo przekroczenia limitów w postaci 33-miesięcznego okresu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony oraz 3 takich umów i nie zawiadomi o tym fakcie inspektora pracy;
- nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy – pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi umowę przed faktycznym rozpoczęciem wykonywania pracy. Nie musi to być data zawarcia umowy, o ile pracownik ma zacząć wykonywać swoje obowiązki w innym, późniejszym terminie;
- wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy – przyjmuje się, iż rozwiązanie umowy o pracę z rażącym naruszeniem prawa dotyczy w szczególności rozwiązania umowy z pracownikiem szczególnie chronionym, tj. pracownikiem w okresie przedemerytalnym, przebywającym na urlopie wypoczynkowym, przebywającym na zwolnieniu lekarskim, pracownicą w ciąży oraz pracownicą przebywającą na urlopie macierzyńskim;
- stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników – zgodnie z art. 108 KP karami, jakie może zastosować pracodawca, jest kara upomnienia, kara nagany oraz kara pieniężna. Wykroczeniem będzie więc zastosowanie wobec pracownika kary niewymienionej we wspomnianym przepisie;
- narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych – do wykroczenia może dojść w sytuacji, gdy pracodawca nie wypłaca dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, pracę w porze nocnej lub w niedzielę i święta, bądź też wypłaca, ale w nienależytej wysokości. Przewinieniem pracowniczym będzie także naruszenie przez pracodawcę przepisów o maksymalnej liczbie godzin nadliczbowych, o odpoczynku dobowym i tygodniowym;
- nie prowadzi lub nie przechowuje dokumentacji pracowniczej, albo pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem bądź zniszczeniem – pracodawca ma obowiązek przechowywania m.in. akt osobowych pracowników, ewidencji czasu pracy, dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumentów związanych z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Dokonanie któregoś z wyżej wymienionych przewinień będzie skutkowało nałożeniem na osobę odpowiedzialną grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.
Ustawodawca przewidział również tzw. wykroczenie kwalifikowane dotyczące dłużników alimentacyjnych. Jeżeli pracodawca nie potwierdza na piśmie umowy o pracę zawartej z pracownikiem, wobec którego toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych oraz egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów i zalega on ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące, kara pieniężna może sięgać nawet 45 tys. zł.
Zbieg wykroczeń pracowniczych
W przypadku gdy pracodawca lub osoba upoważniona popełnia kilka wykroczeń pracowniczych, KW przewiduje wymierzenie jednej kary łącznej w granicach zagrożenia określonych w przepisie zakładającym najsurowszą karę. Z racji tego, że wszystkie wykroczenia zagrożone są takimi samymi sankcjami, kara łączna zostanie wymierzona maksymalnie do 30 tys. zł, a w przypadku przewinienia kwalifikowanego – do 45 tys. zł. Popełnienie kilku wykroczeń z pewnością wpłynie na zaostrzenie kary, tj. jej maksymalizację.
Kto i w jakim zakresie nakłada kary?
Do stosowania kar grzywny wobec pracodawców uprawniony jest inspektorat pracy oraz sąd pracy. Za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika inspektor pracy w ramach postępowania mandatowego może nałożyć na pracodawcę karę w wysokości do 2 tys. zł. Jeżeli jednak ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika popełnia takie wykroczenie w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania, inspektor może też nałożyć grzywnę nawet do 5 tys. zł. Stosowanie maksymalnego wymiaru kary przewidzianej przez art. 281 KP należy do kompetencji sądów pracy. Sąd rejonowy w postępowaniu procesowym nakłada kary grzywny, gdzie ich najniższa wartość wynosi 1 tys. zł, a najwyższa – 45 tys. zł.
Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika – podsumowanie
Naruszenie przepisów prawa pracy stanowiące wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym stypizowane w art. 281 KP jest zagrożone karą grzywny nawet do 45 tys. zł. Ukarany może zostać pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, np. pracownik, pełnomocnik czy prokurent. Kary grzywny nakładane są przez inspekcję pracy w postępowaniu mandatowym lub przez sąd rejonowy w postępowaniu sądowym.
