Poradnik Przedsiębiorcy

Odpowiedzialność pracodawcy za przewinienia pracownicze

Mimo że to pracodawca ustala obowiązki pracownicze i tworzy regulamin pracy oraz płacy na zakładzie, nie jest on podmiotem „wszechwładnym” i „nieomylnym”. Ponad uregulowaniami ustanowionymi przez pracodawcę stoi Kodeks pracy. To on normalizuje stosunki między pracodawcą i pracownikami, to również w nim znajdziemy rozdział „Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika”. Odpowiedzialność pracodawcy jest bardzo szeroka, obejmuje m.in. przewinienia w kwestii umów pracowniczych, wynagrodzenia za pracę czy wydawania zgód na urlop pracowniczy.

Co do zasady odpowiedzialność pracodawcy dotyczy osób fizycznych. Osobą odpowiedzialną będzie więc sam pracodawca, jeżeli prowadzi firmę pod własnym imieniem lub osoba działająca w imieniu przedsiębiorstwa, np. w imieniu spółki kapitałowej może działać samodzielnie Prezes Zarządu. Dopuszczenie się wykroczeń pracowniczych opisanych w Kodeksie pracy w każdym przypadku będzie sankcjonowane karą grzywny w kwocie nawet do 45 000 zł za pojedyncze wykroczenie. Jak widać, pracodawcy nie powinni bagatelizować nałożonych na nich obowiązków, gdyż kilka nieprzemyślanych lub zuchwałych zachowań może doprowadzić ich do bankructwa. 

Odpowiedzialność pracodawcy - zasady

Jak zostało wspomniane na wstępie, wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym może popełnić jedynie osoba fizyczna, tj. pracodawca, jeżeli prowadzi firmę jednoosobową lub osoba działająca w jego imieniu, jeżeli mamy do czynienia ze spółką.

Omawiane wykroczenia zostały stypizowane w art. 281–282 kp. Z racji tego, że mowa jest o wykroczeniach, stosujemy do nich przepisy Kodeksu wykroczeń. Co za tym idzie, przewinienia pracodawcy mają charakter publicznoprawny (traktowane są jako czynny szkodliwe społecznie), zaś sądem właściwym do rozpoznawania tego typu spraw są sądy powszechne – sądy rejonowe.

Zgodnie z zasadami przewidzianymi w Kodeksie wykroczeń odpowiedzialności za wykroczenie podlega ten tylko, kto popełnia czyn społecznie szkodliwy zabroniony przez ustawę obowiązującą w czasie jego popełnienia pod groźbą m.in. kary grzywny. Aby jednak dany czyn mógł zostać zakwalifikowany jako wykroczenie, konieczne jest przypisanie jego sprawcy winy. Wykroczenie może być popełnione umyślnie lub nieumyślnie, chyba że z przepisów ustawy wynika, że określone wykroczenie może być popełnione wyłącznie umyślnie.

Z umyślnym wykroczeniem mamy do czynienia, gdy sprawca ma zamiar jego popełnienia, tj. chce go popełnić lub przewidując możliwość jego popełnienia, godzi się na to. Z kolei nieumyślne wykroczenie ma miejsce, gdy sprawca, nie mając zamiaru jego popełnienia, popełnia go jednak na skutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość popełnienia tego czynu przewidywał, lecz bezpodstawnie sądził, że popełnienia wykroczenia uniknie albo nie przewidywał, chociaż mógł przewidzieć.

Niniejszy artykuł dotyka wyłącznie kwestii odpowiedzialności pracodawcy, stąd też nie uwzględniono przewinień z zakresu BHP. W tej materii odpowiedzialnością zostają obarczeni nie sami pracodawcy (w określonych przypadkach również oni), a osoby bezpośrednio kierujące daną grupą pracowników (najczęściej będą to kierownik, majster, brygadzista).

Przewinienia w kwestii dokumentacji pracowniczej

Przepis art. 281 kp dotyka problematyki dokumentacji pracowniczej, a w szczególności umów o pracę. Zgodnie z nim, pracodawca który:

  1. zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę;

  2. nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony, mimo obowiązku zawarcia umowy na czas nieokreślony, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia;

  3. nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy;

  4. wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy;

  5. stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników;

  6. narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych;

  7. nie prowadzi lub nie przechowuje dokumentacji pracowniczej, albo pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;

 – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Dodatkowo ustawodawca przewidział wykroczenie kwalifikowane. W § 2 art. 281 kp ustanowiono, że przewinienie polegające na niepotwierdzeniu na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, zatrudnieniu pracownika „na czarno”, jeżeli pracownik ten jest osobą, wobec której toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych oraz egzekucja należności z budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów i zalega on ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące, podlega karze surowszej – od 1500 do 45 000 zł. Przepis ten niestety nie uzależnia odpowiedzialności od wiedzy pracodawcy, a co za tym idzie, surowszej karze podlegają także pracodawcy niebędący świadomi zaległości alimentacyjnych pracownika.

  1. Umowa cywilnoprawna

Wykroczenie z pkt 1 popełnia ten, kto zawiera umowę cywilnoprawną, mimo że pracownik swoją pracą wypełnia przesłanki przewidziane dla umowy o pracę. Jeżeli więc pracownik zobowiązuje się do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, a istotą zobowiązania jest osobiste świadczenie pracy przez pracownika na rzecz pracodawcy w warunkach podporządkowania pracownika pracodawcy w zakresie dotyczącym pracy, zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną stanowi przewinienie.

  1. Niezawiadomienie okręgowego inspektora pracy

Niezawiadomienie okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy o pracę na czas określony oraz obiektywnych przyczynach leżących po stronie pracodawcy, które uzasadniają niestosowanie do tej umowy przepisów określających maksymalny 33-miesięczny okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony oraz limit 3 takich umów o pracę, stanowi wykroczenie. Obowiązek zawiadomienia spoczywa na pracodawcy, który powinien dokonać takiego zawiadomienia w formie pisemnej lub elektronicznej w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej lub wysłane w formie dokumentu elektronicznego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru.

  1. Brak pisemnego potwierdzenia umowy o pracę

Każdy pracownik wykonujący pracę ma prawo posiadać pisemną umowę o pracę lub pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę w formie innej niż pisemna. Ustawodawca użył zwrotu „przed dopuszczeniem do pracy”. Oznacza to, że pracodawca musi rzeczony obowiązek spełnić przed faktycznym rozpoczęciem wykonywania pracy (nie musi być to data zawarcia umowy).

  1. Rozwiązanie umowy o pracę z rażącym naruszeniem przepisów

Zwrot „rażące naruszenie przepisów” oznacza, że z naruszeniem tym będziemy mieli do czynienia tylko wtedy, gdy bezprawność rozwiązania stosunku pracy jest jaskrawa, oczywista dla każdego. Wykroczenie to będzie miało miejsce m.in. przy rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem szczególnie chronionym z uwagi na wiek, stan ciąży lub przebywanie na urlopie macierzyńskim.

  1. Zastosowanie wobec pracownika innych kar niż przewidziane w Kodeksie pracy

Katalog kar porządkowych został określony w art. 108 kp. Są to: kara upomnienia, kara nagany, kara pieniężna. Wykroczeniem będzie więc wyłącznie zachowanie pracodawcy polegająca na zastosowaniu wobec pracownika kary niewymienionej we wspomnianym przepisie.

  1. Naruszenie przepisów o czasie pracy

Należy wskazać, że zakres przedmiotowy tego wykroczenia jest bardzo szeroki. Wynika to z faktu, iż ustawodawca nie wskazał konkretnych stanów faktycznych, a jedynie określił, że wykroczeniem jest naruszenie przepisów wskazanych w działach szóstym, ósmym i dziewiątym Kodeksu pracy.

Przewinienie może mieć miejsce np. w sytuacji, gdy pracodawca nie wypłaca dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, pracę w porze nocnej lub niedzielę i święta, bądź też wypłaca, ale w nienależytej wysokości. Do wykroczenia dojdzie także, gdy naruszone zostaną przepisy o maksymalnej liczbie godzin nadliczbowych czy o odpoczynku dobowym i tygodniowym.

  1. Naruszenie obowiązków związanych z dokumentacją

Pracodawca ma obowiązek przechowywania m.in. akt osobowych pracowników, ewidencji czasu pracy, dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumentów związanych z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Nieprowadzenie tej dokumentacji, brak jej przechowywania lub pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem bądź zniszczeniem, jest zagrożone karą.

Charakter przepisów prowadzi do wniosków, że penalizowane może być wyłącznie zaniechanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a nie braki w niej występujące.

Odpowiedzialność pracodawcy za przewinienia w kwestii wynagrodzeń

Artykuł 282 kp stanowi katalog wykroczeń pracodawcy dotyczący wynagrodzeń, płatnych urlopów oraz wydawania świadectw pracy. Wykroczenia te mogą być popełnione zarówno z winy umyślnej, jak i nieumyślnej.

Zgodnie z omawianym przepisem, jeżeli pracodawca:

  1. nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń;

  2. nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu;

  3. nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy;

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Tak jak w poprzednim przypadku, przepis art. 282 kp zawiera wykroczenie kwalifikowane. Zgodnie z nim przewinienie polegające na wypłacie wyższego niż wynikające z umowy o pracę wynagrodzenia bez dokonania potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, jeżeli wobec pracownika toczy się egzekucja świadczeń alimentacyjnych oraz egzekucja należności budżetu państwa powstałych z tytułu świadczeń wypłacanych w przypadku bezskuteczności egzekucji alimentów i zalega on ze spełnieniem tych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące, podlega karze grzywny od 1500 do 45 000 zł.

  1. Niewypłacenie wynagrodzenia

Ustawodawca usankcjonował zarówno zachowania polegające na niewypłacaniu w terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia należnego pracownikowi (np. premii lub odprawy), jak również zachowania polegające na bezpodstawnym obniżeniu wynagrodzenia lub świadczenia, albo też dokonaniu bezpodstawnego potrącenia z wynagrodzenia (np. jako kara za niską sprzedaż).

Termin wypłaty wynagrodzenia powinien wynikać z zakładowych przepisów prawa pracy (regulaminu pracy i płacy). Jeżeli taki zapis nie istnieje, zgodnie z art. 85 § 2 kp wynagrodzenie wypłaca się najpóźniej w ciągu 10 pierwszych dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Odpowiedzialność pracodawcy występuje, jeżeli to z jego winy doszło do niewypłacenia należnych pracownikowi świadczeń pieniężnych. Aby więc móc mówić o zawinieniu, należy ustalić, że nie istniała przyczyna, która należycie usprawiedliwiałaby niewypłacenie należnych wynagrodzeń. Sąd Najwyższy w wyroku z 23 września 2009 roku (sygn. IV KK 66/09) stwierdził, że „przyczyną usprawiedliwioną, może być m.in. brak dochodów po stronie zakładu pracy powodujący, że jego sytuacja finansowa stała się na tyle trudna, że nie pozwala na regularną wypłatę zobowiązań.

  1. Nieudzielenie urlopu

Wykroczenie to może polegać na nieudzielaniu przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnym obniżeniu wymiaru tego urlopu. Nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub udzielenie go w niższym wymiarze stanowi wykroczenie, o ile zostało zawinione przez pracodawcę lub osobę działającą w jej imieniu.

Zasady nabywania prawa do urlopu wypoczynkowego zostały określone w art. 152–173 kp oraz Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

  1. Niewydanie świadectwa pracy

Co do zasady, jeżeli doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Jeżeli jednak z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca ma obowiązek przesłać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni. Zaniechanie wykonania tego obowiązku może prowadzić do odpowiedzialności za wykroczenie, jak również odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy. Zgodnie z art. 99 § 1 kp pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Kara grzywny jest wydawana wyłącznie w przypadku niewydania świadectwa pracy. W przypadku wydania wadliwego świadectwa pracodawca ponosi tylko odpowiedzialność odszkodowawczą.

Grzywna a postępowanie mandatowe

Wykroczenia opisane w przepisach art. 281–282 kp są zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Dodatkowo zgodnie z art. 95 § 3 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia inspektor pracy może nałożyć grzywnę w drodze mandatu karnego na pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu, jeśli uzna, że kara ta będzie wystarczająca. Grzywna nałożona w postępowaniu mandatowym nie może jednak przekroczyć 2000 zł. Przepis ten zostaje wyłączony, jeżeli pracodawca co najmniej dwukrotnie popełni wykroczenie przeciwko prawom pracownika w ciągu 2 lat od dnia ostatniego ukarania za takie wykroczenie. Wówczas inspektor może nałożyć grzywnę w wysokości do 5000 zł.

Odpowiedzialność pracodawcy – podsumowanie

Jak wynika z niniejszego artykułu, zakres obowiązków pracodawcy jest szeroki. Wiele z uchybień jest z kolei sankcjonowanych. Najczęściej wykroczenia dotyczą dokumentacji pracowniczej oraz wynagrodzenia za świadczenie pracy. Z racji tego, że omówione przewinienia mają charakter publicznoprawny, do skazania może dojść nie tylko wskutek zgłoszenia nieprawidłowości przez pracownika. Kara może zostać nałożona również wskutek kontroli pracowników US lub PIP.

Kara grzywny za jedno przewinienie może wynosić nawet do 45 tys. zł. Jest to sankcja o znacznej dotkliwości finansowej, co też powinno trzymać w ryzach zapędy niektórych pracodawców do omijania lub „naginania” prawa.