Podróże służbowe zdarzają się z różnych powodów, pojawiają się także wśród prezesów zarządów spółek kapitałowych. Czy podróż służbowa prezesa oznacza dla niego dodatkowe wynagrodzenie i co wtedy dzieje się ze składką zdrowotną?
Podróż służbowa
Zgodnie z treścią art. 775 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony powyżej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, lub w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla takiego pracownika. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera w tym zakresie stosownych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów właściwego rozporządzenia ministra właściwego do spraw pracy.
Podróż służbową może odbywać nie tylko zatrudniony pracownik, ale także prezes zarządu spółki. Teoretycznie może on występować także w roli osoby zatrudnionej w danym zakładzie pracy, choć znacznie częściej jest po prostu jego właścicielem.
„Podróż służbowa ma charakter krótkotrwały, incydentalny i tymczasowy”.
Wynagrodzenie dla prezesa spółki z tytułu podróży służbowej
Prezes spółki może, ale nie musi być pracownikiem spółki. Jeśli jest zatrudniony przez spółkę i odbywa podróż służbową w ramach wykonywanych przez siebie zadań, to należna mu jest dieta na podstawie wskazanych wcześniej przepisów kp oraz rozporządzeń ministra właściwego do spraw pracy.
Jeśli prezes spółki nie jest jednak pracownikiem, odbywa podróż służbową i chciałby uzyskać z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie, powinien posiadać odrębną umowę cywilnoprawną, która wprowadzi taką możliwość. Dopuszczalne jest również uregulowanie tej kwestii w akcie powołania prezesa lub innym równoważnym dokumencie.
Dodatkowe wynagrodzenie z podróży służbowej jest wolne od podatku, o czym stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z treścią tego przepisu wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika,
- podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej bądź samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami.
Podobnie będzie co do zasady także w przypadku składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Tutaj zgodnie z treścią §2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należności z tytułu podróży służbowej na terenie kraju są zwolnione z oskładkowania, do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi diety z tytułu krajowej podróży służbowej w kwocie wyższej niż przewidziana w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, to od nadwyżki ponad tę kwotę będzie obowiązany naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
Przykład 1.
Prezes spółki X odbył podróż służbową trwająca 1 dobę – od godz. 9.00 do godz. 9.00 następnego dnia. Faktura wydana przez hotel, w którym się zatrzymał, opiewała na kwotę 135 zł, wliczając w to także śniadanie w kwocie 35 zł. Prezes jest zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę, jest jej pracownikiem. W tym przypadku przysługuje mu pełna dieta wynosząca 30 zł, którą należy pomniejszyć o koszt śniadania, tj. o 7,50 zł (30 zł x 25%). Prezes spółki tytułem diety otrzyma zatem 22,50 zł (30 zł – 7,50 zł). Na poczet kosztów wyżywienia wydatkowano kwotę 57,50 zł (35 zł + 22,50 zł). Nadwyżkę w kwocie 27,50 zł (57,50 zł – 30 zł) trzeba zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy, podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu.
ZUS a składka zdrowotna od podróży służbowej prezesa
Pomimo możliwości niestosowania składki zdrowotnej od podróży służbowej prezesów spółek Zakład Ubezpieczeń Społecznych uważa, że w każdym przypadku takie należności powinny być poprawnie obliczane oraz odprowadzane do Zakładu. Zdaniem ZUS-u jakakolwiek kwota pieniężna otrzymywana przez prezesa z tytułu odbytej podróży służbowej stanowi formę przychodu podlegającego opodatkowaniu. To z kolei powoduje powstanie obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. ZUS uznaje, że wypłacane na podstawie uchwały wspólników wynagrodzenie oraz należności z tytułu podróży stanowią przychód członka zarządu z działalności wykonywanej osobiście zgodnie z art. 13 pkt 7 ustawy o PIT, a przez to podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Pomimo tego, że przepisy w tym zakresie wydają się jasne, ZUS uważa, że każde wynagrodzenie od podróży służbowej prezesa wiąże się z koniecznością zapłaty podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Dla Zakładu nie ma znaczenia wysokość przyznanego wynagrodzenia oraz to, w jakim dokładnie celu odbywała się podróż służbowa. W takim przypadku spółki mają 2 rozwiązania:
- albo zgodzą się z interpretacją przepisów dokonaną przez ZUS i uiszczą wymagane składki w ustawowym terminie,
- albo zakwestionują obowiązek opłacenia jakichkolwiek składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i tym samym wdadzą się w spór administracyjny z ZUS-em.
Wybór drugiej drogi będzie skutkował otrzymaniem wezwania do zapłaty zaległej składki ubezpieczeniowej z tytułu osiągnięcia wynagrodzenia od podróży służbowej. Spółka będzie miała wówczas możliwość zakwestionowania wydanej decyzji i wniesienia odwołania na zasadach ogólnych. Sprawa trafi wówczas najprawdopodobniej do sądu administracyjnego, który rozstrzygnie, czy w danym przypadku istniał w ogóle obowiązek odprowadzenia jakichkolwiek składek oraz zaliczki na podatek dochodowy.
Podróż służbowa prezesa a ZUS
Jeśli prezes firmy zamierza odbyć podróż służbową i spółka uzna, że obowiązkowe jest wówczas odprowadzenie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne to do ZUS należy złożyć zawiadomienie na druku ZUS ZUA z kodem 2250 xx, który dotyczy osoby powołanej do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, która z tego tytułu pobiera wynagrodzenie.
ZUS ZUA powinien zostać złożony do Zakładu w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń. W przypadku podróży służbowej powinniśmy przez to rozumieć ostatni dzień takiej podróży - wtedy bowiem jesteśmy w stanie ocenić jak długo trwała dana podróż, z jakimi kosztami dokładnie była związana oraz jak duże powinny być składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W przypadku, gdy spółka uzna jednak, że nie powinna płacić jakichkolwiek składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za podróż służbową prezesa zarządu nie musi dokonywać żadnych zgłoszeń ani zawiadomień. Oczywiście fakt odbycia podróży służbowej powinien w takiej sytuacji i tak zostać odnotowany w dokumentacji spółki dla potrzeb ewentualnej kontroli ze strony ZUS. Jak była mowa wcześniej Zakład może wówczas żądać zapłaty zaległych składek - gdy spółka nie chce ich w dalszym ciągu uiścić niezbędne stanie się wówczas sporządzenie pisemnego oświadczenia, z którego będzie wynikała odmowa zapłaty. W takim przypadku ZUS może skierować sprawę na drogę postępowania sądowego, podczas którego to sąd oceni czy składki były należne. W przypadku uznania ich za obowiązkowe spółka będzie musiała liczyć się z koniecznością ich uiszczenia wraz z odsetkami za zwłokę w płatności.
Podsumowanie
Podróż służbowa prezesa oznacza prawo do otrzymania z tego tytułu stosownego wynagrodzenia. Co do zasady nie powinno ono podlegać opodatkowaniu ani oskładkowaniu w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, chyba że przekroczona zostanie kwota należnej diety wynikająca z przepisów powszechnie obowiązujących. ZUS stoi na stanowisku, że od każdego wynagrodzenia z tytułu odbytej podróży służbowej składki ubezpieczeniowe są obowiązkowe. Jeśli spółka nie zgadza się z takim stanowiskiem, powinna wnieść odwołanie od decyzji Zakładu, która nakazuje uiszczenie tego typu należności.
