Rozpoczęcie sezonu wiosenno-letniego sprzyja organizowaniu przez pracodawców różnego rodzaju pikników oraz festynów dla pracowników. Natomiast z perspektywy pracodawcy pojawia się pytanie, czy jest możliwe, by zawrzeć piknik firmowy w kosztach w rozumienia prawa podatkowego.
Koszty pracownicze w podatkach dochodowych
Jak wynika z ogólnej definicji kosztów podatkowych (art. 15 ust. 1 ustawy CIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Każdorazowo rozpatrując czy dany wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy, należy przeanalizować cel, na jaki wydatek został poniesiony. Jeżeli jest nim choćby potencjalne uzyskanie przychodów lub zabezpieczenie bądź zachowanie źródła przychodów, to spełnione jest kryterium uznania wydatku za koszt podatkowy.
Nie ulega wątpliwości, że obszerną kategorią wydatków przedsiębiorcy są tzw. koszty pracownicze. Obejmują one przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji przyczyni się do zwiększenia efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody.
Jednocześnie koszty pracownicze nie zostały ujęte w katalogu określonym w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, a zatem zasadniczo są spełnione wszystkie warunki do zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów podatkowych.
Wydatki na piknik firmowy w kosztach reprezentacji
W zakresie katalogu wydatków, które ustawowo zostały wyłączone z kosztów podatkowych, warto wskazać, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
W związku z tym warto zastanowić się, czy zorganizowanie pikniku lub też firmowego festynu może zostać odebrane przez organy podatkowe jako forma reprezentacji – co z kolei prowadzi do wykluczenia wydatku poniesionego na ten cel z kosztów podatkowych.
W pierwszej kolejności należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Przy czym, jak wskazał NSA w wyroku z 17 czerwca 2013 roku (II FSK 702/11), celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.
Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu jest to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi on w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie reprezentacji kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.
W rezultacie ponownie należy odwołać się do celu, jaki przyświeca pracodawcy, który organizuje festyn lub piknik. Jeżeli bowiem celem imprezy jest integracja pracowników oraz wzmocnienie więzi pomiędzy nimi a pracodawcą i w efekcie poprawa efektywności pracy, to nie można przyjąć, że takie wydarzenie ma na celu reprezentację przedsiębiorcy.
Powyższe stanowisko jest akceptowane przez organy podatkowe. Tytułem przykładu przywołajmy treść interpretacji Dyrektora KIS z 31 marca 2022 roku (nr 0111-KDIB1-1.4010.42.2022.1.SH). W piśmie tym Dyrektor wskazał, że odnosząc się do wydatków w związku z organizacją imprez integracyjnych, w kwestii dotyczącej pracowników i ich rodzin, wskazać należy, że występuje związek przyczynowo-skutkowy, poniesionych wydatków, które mają wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, ponieważ celem imprezy integracyjnej jest promowanie kultury dzielenia się wiedzą i zapewnianie wszystkim pracownikom platformy do dzielenia się swoimi doświadczeniami oraz pomysłami w różnych działach, integracja pracowników, ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między nimi, a także zwiększenie ich zaangażowania w działalność firmy, wzmocnienie więzi pomiędzy pracownikami. W związku z tym istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a tym samym wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Uczestniczenie w piknikach i festynach kontrahentów podatnika
Jednocześnie warto podkreślić, że również ugruntowane jest stanowisko organów podatkowych, zgodnie z którym nie stanowi kosztu uzyskania przychodów wydatek związany z organizacją pikniku lub festynu w części związanej z uczestnictwem osób (lub ich rodzin), które nie są bezpośrednio zatrudnione. W tym wypadku chodzi o udział kontrahentów w tego rodzaju wydarzeniach.
Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji z 10 maja 2023 roku (nr 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM) wskazał, że wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe, gdyż z tymi osobami podatnika łączą powiązania biznesowe, a nie pracownicze. Dlatego nie można uznać, że uczestnictwo w spotkaniach integracyjnych kontrahentów wpłynie na zwiększenie przychodów bądź zabezpieczenie ich źródła. Ponadto ww. osoby są podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do nich podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym.
Zapraszanie na festyny czy też pikniki kontrahentów spełnia kryteria reprezentacji mające na celu wykreowanie pozytywnego wizerunki firmy, uwypuklenie swojej zasobności i profesjonalizmu, czyli stworzenie oczekiwanego wizerunku dla potencjalnego zawarcia umowy lub stworzenie korzystnych warunków jej zawarcia. Tym samym wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
Podsumowując, możemy zatem stwierdzić, że o ile uczestnikami imprez integracyjnych są pracownicy przedsiębiorcy i członkowie ich rodzin, o tyle nie ma po stronie pracodawcy problemów czy też wątpliwości w kwestii zaliczania wydatków do kosztów podatkowych. Inaczej natomiast przedstawia się sytuacja, jeżeli uczestnikami tego rodzaju wydarzeń są inne osoby.
